Wytyczne do prowadzenia skutecznych spotkań

Zastosowane z przewodnika po przywództwie i nadzorze w biznesie oraz przewodnika po przywództwie i nadzorze dla pracowników organizacji non-profit.

Sections of this Topic Include

Wybór uczestników
Opracowanie agendy
Otwarcie spotkania
Ostanowienie podstawowych zasad
Zarządzanie czasem na spotkaniach
Ocena procesu spotkania
Ocena całości spotkania
Zamknięcie spotkania

Różne rodzaje spotkań

Różne typy grup
Dodatkowe spojrzenie na prowadzenie udanych spotkań

Rozważ również
Powiązane tematy z Biblioteki

Planowanie efektywnych spotkań

Zarządzanie spotkaniami to zestaw umiejętności często pomijanych przez liderów i menedżerów. Poniższe informacje są raczej „Cadillacową” wersją sugestii dotyczących zarządzania spotkaniami. Czytelnik może wybrać, które sugestie najlepiej pasują do konkretnej kultury jego własnej organizacji. Należy pamiętać, że spotkania są bardzo kosztownymi działaniami, jeśli weźmiemy pod uwagę koszt pracy na spotkaniu i to, jak wiele można lub nie można na nich zrobić. Dlatego zarządzanie spotkaniami należy traktować bardzo poważnie.

Proces stosowany podczas spotkania zależy od rodzaju planowanego spotkania, np. spotkanie personelu, spotkanie planistyczne, spotkanie dotyczące rozwiązywania problemów itp. Istnieją jednak pewne podstawy, które są wspólne dla różnych typów spotkań. Istnieją jednak pewne podstawy, które są wspólne dla różnych typów spotkań. Podstawy te zostały opisane poniżej.

(Zauważ, że może się wydawać, że jest wiele sugestii wymienionych poniżej dla czegoś tak pozornie prostego jak prowadzenie spotkania. Jednak każde ważne działanie zawierałoby długą listę sugestii. Lista ta staje się znacznie mniejsza, gdy opanujesz sposób prowadzenia danego działania).

Kompletne przewodniki

Przewodnik po podstawach prowadzenia efektywnych spotkań
Planowanie wspaniałego spotkania
Zarządzanie spotkaniami (przewodnik)
Jak prowadzić spotkanie

Wybór uczestników

– Decyzja o tym, kto ma wziąć udział w spotkaniu, zależy od tego, co chcesz osiągnąć podczas spotkania. Może się to wydawać zbyt oczywiste, ale zaskakujące jest, jak wiele spotkań odbywa się bez odpowiednich osób.
– Nie polegaj na własnej ocenie tego, kto powinien przyjść. Zapytaj również kilka innych osób o ich opinię.eśli to możliwe, zadzwoń do każdej osoby, aby powiedzieć jej o spotkaniu, jego ogólnym celu i dlaczego jej obecność jest ważna.
– Po rozmowie telefonicznej przekaż zawiadomienie o spotkaniu, zawierające cel spotkania, gdzie się ono odbędzie i kiedy, listę uczestników i osoby, z którymi należy się skontaktować w razie pytań. Osoba ta powinna dopilnować, aby informacje te zostały przekazane wszystkim uczestnikom wkrótce po spotkaniu.

Opracowywanie agendy

– Opracuj agendę wraz z kluczowymi uczestnikami spotkania. Zastanów się, jakiego ogólnego wyniku oczekujesz od spotkania i jakie działania muszą zostać podjęte, aby ten wynik osiągnąć. Porządek obrad powinien być tak zorganizowany, aby te działania były prowadzone w trakcie spotkania.
– W porządku obrad podaj ogólny rezultat, jaki chcesz uzyskać w wyniku spotkania
– Opracuj porządek obrad tak, aby uczestnicy zaangażowali się już na początku, mając coś do zrobienia od razu i przychodząc na czas.
– Obok każdego głównego tematu podaj rodzaj potrzebnego działania, rodzaj oczekiwanego rezultatu (decyzja, głosowanie, działanie powierzone komuś) i szacowany czas na rozwiązanie każdego tematu
– Zapytaj uczestników, czy zobowiążą się do przestrzegania porządku obrad. ie planuj zbytnio spotkań; bądź gotów dostosować porządek obrad, jeśli członkowie czynią postępy w procesie planowania.
– Zastanów się, jak oznaczyć wydarzenie, aby ludzie przychodzili z takim nastawieniem; może się opłacić przeprowadzenie krótkiego dialogu na temat oznaczenia, aby wypracować wspólne nastawienie wśród uczestników, zwłaszcza jeśli są wśród nich przedstawiciele różnych kultur.

Spotkania otwierające

– Zawsze zaczynaj punktualnie; to wyraża szacunek dla tych, którzy pojawili się na czas i przypomina spóźnialskim, że planowanie jest poważne.
– Powitaj uczestników i podziękuj im za poświęcony czas.
– Przejrzyj agendę na początku każdego spotkania, dając uczestnikom szansę na zrozumienie wszystkich proponowanych głównych tematów, zmianę ich i zaakceptowanie.
– Zauważ, że rejestrator spotkań, jeśli jest używany, sporządzi protokół i dostarczy go z powrotem każdemu uczestnikowi wkrótce po spotkaniu.
– Wzoruj się na rodzaju energii i uczestnikach potrzebnych uczestnikom spotkania.
– Wyjaśnij swoją rolę (role) w spotkaniu.

Ustalenie podstawowych zasad dla spotkań

Nie musisz opracowywać nowych podstawowych zasad za każdym razem, kiedy organizujesz spotkanie. Opłaca się jednak mieć kilka podstawowych zasad, które można stosować na większości spotkań. Te podstawowe zasady kultywują podstawowe składniki potrzebne do udanego spotkania.
– Cztery potężne podstawowe zasady to: uczestniczyć, skupić się, utrzymać tempo i osiągnąć zamknięcie. Jeśli masz nowych uczestników, którzy nie są przyzwyczajeni do Twoich spotkań, możesz zapoznać się z każdą z podstawowych zasad.
– Trzymaj podstawowe zasady wywieszone przez cały czas.

Jak wtrącad się do spotkao

Zarządzanie czasem

– Jednym z najtrudniejszych zadao facylitacyjnych jest zarządzanie czasem – wydaje się, że czas ucieka zanim zadania zostaną zakooczone.Dlatego największym wyzwaniem jest utrzymanie tempa, aby utrzymać proces w ruchu.

– Możesz poprosić uczestników o pomoc w śledzeniu czasu.
– Jeśli planowany czas w agendzie wymyka się spod kontroli, przedstaw go grupie i poproś o wkład w jego rozwiązanie. (Zobacz też Zarządzanie czasem.)

Ocena procesu spotkania

– To zadziwiające, jak często ludzie będą narzekać, że spotkanie jest kompletną stratą czasu – ale mówią to dopiero po spotkaniu. Uzyskaj ich opinie w trakcie spotkania, kiedy możesz od razu poprawić jego przebieg. Ocena spotkania dopiero pod jego koniec jest zazwyczaj zbyt późna, aby cokolwiek zrobić z opiniami uczestników.
– Co kilka godzin przeprowadzaj 5-10 minutowe „kontrole satysfakcji”.
– W podejściu okrągłego stołu szybko poproś każdego uczestnika, aby wskazał, jak jego zdaniem przebiega spotkanie.

Oszacowanie kosztu spotkania
Ocena procesu spotkania
Ocena całości spotkania
Spotkanie skończone. Teraz czas na ocenę i poprawę!

Ocena całości spotkania

– Zostaw 5-10 minut na koniec spotkania na ocenę spotkania; nie pomijaj tej części spotkania.
– Niech każdy członek oceni spotkanie w skali od 1 do 5, z 5 jako najwyższą oceną, i niech każdy członek wyjaśni swoją ocenę
– Niech dyrektor naczelny oceni spotkanie jako ostatnie.

Zakończenie spotkań

– Zawsze kończ spotkania na czas i staraj się zakończyć je pozytywnym akcentem.
– Na koniec spotkania dokonaj przeglądu działań i zadań oraz ustal czas następnego spotkania i zapytaj każdą osobę, czy może je odbyć, czy nie (aby uzyskać jej zaangażowanie)
– Wyjaśnij, że protokół ze spotkania i/lub działania zostaną przekazane członkom w ciągu najwyżej tygodnia (pomaga to utrzymać tempo).

Różne rodzaje grup

Uczenie się przez działanie
Komitety
Wspólnoty praktyk
Zarządzanie konfliktem
Dialogowanie
Facylitacja
Grupy fokusowe
Coaching grupowy
Zarządzanie konfliktem grupowym
Dynamika grupowa (o naturze grup, etapach rozwoju grupy itp, itp.)
Uczenie się grupowe
Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji w oparciu o grupę
Interwencje na dużą skalę
Technologia Otwartej Przestrzeni
Samodzielnie kierowane i samodzielnie zarządzane zespoły roboczeManagement Teams
Ten Reasons Why Meetings Fail
Why Face-to-Face Meetings Make All the Difference
Hold Conversations, Not Meetings
Save a Doomed Meeting
Staff Meetings: „Wszyscy za jednego i jeden za wszystkich!”
Efektywne spotkania: The Top Three Challenges

Learn More in the Library’s Blogs Related to This Topic

Oprócz artykułów na tej stronie, zobacz również następujące blogi, które mają posty związane z tym tematem. Przesuń stronę bloga w dół, aby zobaczyć różne posty. Zobacz również sekcję „Recent Blog Posts” w pasku bocznym bloga lub kliknij na „next” w pobliżu dołu postu w blogu. Blog zawiera również linki do licznych darmowych zasobów związanych z tym tematem.

Blog Biblioteki o Przywództwie
Blog Biblioteki o Nadzorze
Blog Biblioteki o Wydajności Zespołów