10 Standardeinstellungen, die Sie ändern können, damit Outlook 2016 nach Ihren Wünschen funktioniert

Mit der Leistungsfähigkeit und Flexibilität von Outlook kommen eine Menge Optionen. Sie können diese nutzen, um einen Teil der Plackerei zu beseitigen und ein wenig produktiver zu arbeiten, indem Sie Outlook so konfigurieren, dass es Ihren Arbeitsgewohnheiten entspricht. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie 10 der Standardeinstellungen von Outlook ändern können, um sie an Ihre Arbeitsweise anzupassen.

Ich verwende Outlook 2016 (Desktop) auf einem Windows 64-Bit-System. Es gibt keine herunterladbare Demodatei, und keine dieser Einstellungen ist für 365 Mail geeignet.

Hinweis: Dieser Artikel ist auch als kostenloses PDF verfügbar Machen Sie Office 2016 so, wie es Ihnen gefällt, indem Sie diese Standardeinstellungen ändern.

1: Ordner öffnen

Beim ersten Start von Outlook wird die Heute-Ansicht angezeigt, die viele Leute nicht nutzen. Stattdessen gehen sie direkt in einen Mail-Ordner und fangen an zu arbeiten. Mit wenigen Klicks können Sie diese Einstellung jedoch ändern und Outlook genau dort öffnen lassen, wo Sie beginnen möchten. Um den Ordner festzulegen, den Outlook beim Starten auswählt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
2. Wählen Sie im linken Fensterbereich die Option Erweitert.
3. Im Abschnitt Outlook Starten und Beenden suchen Sie mit der Schaltfläche Durchsuchen den Ordner oder das Fenster, in dem Sie die Arbeit beginnen möchten (Abbildung A).
4. Wählen Sie den Ordner oder das Fenster aus. Ich beginne in meinem Posteingang für das Konto, das ich am häufigsten benutze.
5. Klicken Sie zweimal auf OK.

Abbildung A

Wählen Sie den Ordner, den Outlook beim Start öffnen soll.

SEE: 20 Profi-Tipps, damit Windows 10 so funktioniert, wie Sie es wollen (kostenloses TechRepublic PDF)

2: Benutzerdefiniertes Adressbuch

Outlook verwendet eine globale Adressliste, und das funktioniert für die meisten von uns gut. Die Voreinstellung ist Mit globaler Adressliste starten. Wenn Sie mit Exchange arbeiten, ist die GAL in der Regel die Mitglieder Ihrer Organisation. Adressen, die Sie selbst hinzufügen, befinden sich in Ihrer persönlichen Kontaktliste. Wenn Sie möchten, dass Outlook standardmäßig mit Ihrer Kontaktliste beginnt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Suchen auf Adressbuch.
2. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld aus dem Menü Extras die Option Optionen.
3. Klicken Sie auf die Option Mit Kontaktordnern starten (Abbildung B). Vergewissern Sie sich, dass die sich öffnende Option unten Automatisch wählen anzeigt (das sollte sie). Sie können auch auf Benutzerdefiniert klicken, um eine andere Liste als Standard zu wählen. Wenn Sie Benutzerdefiniert wählen, müssen Sie auch das spezifische Adressbuch angeben.
4. Klicken Sie auf OK und schließen Sie den Dialog Adressbuch.

Abbildung B

Steuern Sie das Adressbuch, das Outlook standardmäßig öffnet.

3: Nachrichtenformat

Sie können Nachrichten in drei Formaten versenden:

• Klartext
• HTML
• Richer Text

E-Mail-Clients und mobile Geräte passen sich an, und HTML wird zum Standard. Dennoch ist reiner Text weniger problematisch, wenn man es mit Unbekannten zu tun hat. Ich verwende zum Beispiel immer noch standardmäßig reinen Text, weil viele der Listen, die ich abonniert habe, immer noch nicht mit HTML umgehen können. Um diesen Standard einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
2. Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Mail.
3. Wählen Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen aus der Dropdown-Liste Nachrichten in diesem Format verfassen die Option Einfacher Text (Abbildung C).
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung C

Standardnachrichtenformat festlegen.

4: Terminintervall

Wenn Ihre durchschnittliche Terminspanne 15 Minuten statt der voreingestellten 30 Minuten beträgt, können Sie die Vorgabe wie folgt ändern, um Zeit zu sparen:

1. Klicken Sie im Kalenderfenster mit der rechten Maustaste auf die Zeitleiste in der Tages- oder einer der Wochenansichten.
2. Wählen Sie aus dem resultierenden Untermenü ein Intervall aus (Bild D).

Abbildung D

Wählen Sie in diesem Menü das voreingestellte Terminintervall.

5: Terminerinnerungen

Erinnerungen haben eine Standardeinstellung von 15 Minuten. Sie können die Erinnerungszeit beim Anlegen des Termins ändern oder Sie können die Standardeinstellung wie folgt ändern:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
2. Wählen Sie im linken Fensterbereich Kalender aus.
3. Wählen Sie im Abschnitt „Kalenderoptionen“ eine Erinnerungszeit aus dem Dropdown-Menü „Standard-Erinnerungen“ (Abbildung E).
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung E

Nie wieder einen Termin verpassen – legen Sie eine angemessene Erinnerungszeit fest.

Wenn das gewünschte Intervall nicht verfügbar ist, geben Sie es manuell ein.

SEE: 10 zeitsparende Tipps, um Ihre Arbeit in Outlook zu beschleunigen (TechRepublic)

6: Reihenfolge der Kontaktnamen

Bei der Eingabe von Adressen im Feld An zeigt Outlook die Namen der Kontakte in der Reihenfolge Vorname Nachname an. Wenn Sie es vorziehen, sie alphabetisch nach dem Nachnamen aufgelistet zu sehen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Kontoeinstellungen“ aus dem Dropdown-Menü „Kontoeinstellungen“.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Adressbücher.
3. Wählen Sie das Adressbuch aus und klicken Sie auf Ändern.
4. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld im Abschnitt Namen anzeigen nach auf die Option Datei als (Smith, John) (Abbildung F).
5. Klicken Sie zweimal auf Schließen.
6. Beenden Sie Outlook und öffnen Sie es erneut, um die Änderung zu implementieren.

Abbildung F

Kontakte alphabetisch nach Nachnamen anzeigen.

7: Lesebereich

Der Lesebereich ist flexibel und einfach zu personalisieren, was wichtig ist, wenn die Nachrichten lang sind. Um Platz für mehr Text zu schaffen, heben Sie den Navigationsbereich auf, indem Sie auf den kleinen Pfeil nach links am oberen Rand des Bereichs klicken. Oder schalten Sie ihn ganz aus, indem Sie in der Gruppe Layout im Dropdown-Menü Ordnerbereich die Option Aus wählen. Wenn Ihre Aufgabenliste sichtbar ist, entfernen Sie sie, indem Sie in der Dropdown-Liste Aufgabenleiste in der Gruppe Layout die Option Aus wählen. Diese Änderungen sind einfach zu implementieren, aber sie geben schnell viel Platz frei und bleiben bestehen; Sie müssen sie zurücksetzen, wenn Sie sie brauchen.

8: Arbeitswoche

Wir sind eine vielseitige Gesellschaft mit allen Arten von Zeitplänen, und die Standard-Arbeitswoche von fünf Tagen, Montag bis Freitag, repräsentiert nicht viele von uns. Wenn Sie eine nicht-traditionelle Arbeitswoche haben, ändern Sie die Vorgabe wie folgt:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
2. Wählen Sie im linken Fensterbereich Kalender aus.
3. Im Abschnitt Arbeitszeit markieren Sie die Tage, die Sie in die Arbeitswoche aufnehmen möchten. Abbildung G zeigt einen glücklichen Mitarbeiter, der von Montag bis Donnerstag von 10:00 bis 14:00 Uhr arbeitet – wie ungewöhnlich!
4. Klicken Sie auf OK.

Abbildung G

Ihr Kalender sollte Ihren Arbeitszeiten entsprechen.

9: Häufigkeit des Mail-Downloads

Outlook lädt Mails regelmäßig herunter, aber Sie können dies steuern, wenn Sie möchten, und es gibt mehrere Optionen zur Auswahl. Um die Download-Intervallzeit zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Senden/Empfangen.
2. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Sende-/Empfangsgruppen und wählen Sie Sende-/Empfangsgruppen definieren.
3. Die Option Automatisches Senden/Empfangen planen alle sollte markiert sein; geben Sie das Intervall in Minuten ein (Abbildung H). 30 ist die Voreinstellung. Wenn Sie die Option deaktivieren, müssen Sie den Download (und das Senden) manuell über die Sende-/Empfangsoptionen durchführen. (Ich ziehe es vor, Dinge manuell zu erledigen.)
4. Klicken Sie auf Schließen.

Abbildung H

Bestimmen Sie, wie oft Outlook E-Mails herunterlädt.

10: Schriftart und -größe

Standardmäßig verwendet Outlook in Nachrichten, die Sie verfassen und versenden, 11-Punkt Calibri-Text. Wenn Sie eine andere Formatierung bevorzugen, können Sie diesen Standard leicht ändern:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Optionen.
2. Wählen Sie im linken Bereich Mail aus.
3. Klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf Briefpapier und Schriftarten.
4. Klicken Sie im Abschnitt Neue E-Mail-Nachrichten auf Schriftart, nehmen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld (Abbildung I) die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf OK.
5. Um die Schriftart und Schriftgröße für Antworten und weitergeleitete Nachrichten zu ändern, klicken Sie im Abschnitt Antworten oder weitergeleitete Nachrichten auf Schriftart.
6. Klicken Sie zweimal auf OK.

Abbildung I

Nachrichten und Antworten mit der von Ihnen gewählten Schriftart und Schriftgröße weiterleiten.

Arbeiten Sie sich vor

Wir haben uns nur 10 Standardeinstellungen angesehen, die Sie anpassen können. Bleiben Sie nicht bei diesen stehen. Wenn Ihnen etwas nicht gefällt, überprüfen Sie die Optionen über die Registerkarte „Datei“, um zu sehen, was verfügbar ist.

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