19 Tipps zum Hinterlassen der perfekten Verkaufs-Voicemail

Es besteht kein Zweifel – eine gute Verkaufs-Voicemail zu hinterlassen ist schwer. Und selbst wenn Sie eine gut formulierte Nachricht aufzeichnen, hören sich Interessenten diese tatsächlich an oder nehmen sich die Zeit, Sie zurückzurufen? Normalerweise nicht.

Was ist also der Sinn? Sollten sich Vertriebsmitarbeiter überhaupt mit Sprachnachrichten befassen? Auf jeden Fall, und hier ist der Grund dafür.

Obwohl ein Verkäufer mit einer E-Mail oder einer anderen Art von Nachricht eine höhere Antwortrate erzielen kann, sind die Antworten auf Sprachnachrichten in der Regel umfangreicher und zeigen ein größeres Interesse. Was ein Verkäufer also an Quantität verliert, gewinnt er an Qualität.

Natürlich werden Sie überhaupt keine Antworten erhalten – ob qualitativ hochwertig oder nicht – wenn Sie keine sorgfältig geplante und durchdachte Sprachnachricht hinterlassen. Hier sind die neun Elemente einer perfekten Verkaufs-Voicemail.

Halten Sie die Länge zwischen 20-30 Sekunden.

Eine perfekte Verkaufsvoicemail sollte in der Nähe von 20 bis 30 Sekunden liegen – nicht viel länger und nicht viel kürzer. Mir ist klar, dass dies ein sehr spezifisches Zeitfenster ist, also lassen Sie mich die Gründe dafür erklären.

Es ist offensichtlich, dass potenzielle Kunden sich keine übermäßig lange Sprachnachricht von einem Anrufer anhören werden, dessen Nummer sie nicht kennen, also sorgt ein Überschreiten von 30 Sekunden dafür, dass die Nachricht fast sofort gelöscht wird. Auf der anderen Seite ist es unwahrscheinlich, dass Käufer sich eine zu kurze Nachricht anhören.

Die meisten Mobiltelefone zeigen die Nummer und die Dauer der Voicemail an, wenn ein Anruf nicht angenommen wird. Wenn der Empfänger also sieht, dass die Nachricht von einer unbekannten Nummer stammt und nur ein paar Sekunden lang ist, wird er annehmen, dass sie nicht wichtig ist und auf „Löschen“ drücken. Da die Nachricht nicht von Bedeutung zu sein scheint, wird er nicht aufgefordert, sie anzuhören.

20-30 Sekunden ist der Sweet Spot. Eine Sprachnachricht in diesem Zeitrahmen weckt die Neugier, ohne zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen.

Führen Sie mit Informationen, die für den Interessenten relevant sind.

Vertriebsmitarbeiter neigen dazu, in ihren Nachrichten sehr deklarativ zu sein. Ihr Anfangssatz sowohl in Sprachnachrichten als auch in E-Mails klingt in der Regel so: „Mein Name ist John Doe, und ich arbeite für Gadgets Inc.“

Dies mag ein einfacher Ansatz sein, aber er ist nicht im Geringsten effektiv. Sobald der Interessent merkt, dass es sich bei dieser Voicemail um ein Verkaufsgespräch von einem Verkäufer handelt, wird sie gelöscht. Und wenn Sie mit Ihrem Namen und Ihrer Firma beginnen, wird der Finger des Interessenten fast sofort die Löschtaste drücken.

Deshalb ist es wichtig, mit etwas einzuleiten, das für den Interessenten relevant ist, wie z.B. eine Frage, die zum Nachdenken anregt.

Fragen Sie etwas, das Sie in einer E-Mail nicht stellen würden.

Wenn Ihre Sprachnachrichten und E-Mails genau gleich sind, verringern Sie Ihre Chancen, eine Antwort zu erhalten. Machen Sie also einen Unterschied, indem Sie bestimmte Fragen für Voicemails statt für E-Mails reservieren.

Während beide Arten von Nachrichten auf einen bestimmten Käufer zugeschnitten sein sollten, sollten Voicemails extrem spezifisch sein. In einer E-Mail könnte ich nach einer Empfehlung, einem Termin oder einem Feedback zu einem heruntergeladenen Content-Asset fragen. Diese Art von klassischen Fragen – während sie immer noch auf den Käufer zugeschnitten sind – können für die Wiederverwendung mit einem anderen Interessenten oder 100 weiteren Interessenten angepasst werden.

Aber die Fragen, die Sie in einer Sprachnachricht stellen, sollten so spezifisch sein, dass sie niemals für einen anderen Zuhörer bestimmt sein könnten. Wenn ich zum Beispiel Finanzmanagement-Technologie verkaufe, könnte ich den Empfänger der Voicemail fragen, welche Finanzsoftware er heute verwendet, oder ob alle Finanzanalysten des Unternehmens in der Zentrale arbeiten.

Je persönlicher und spezifischer die Frage, desto wahrscheinlicher wird sie beantwortet. Stellen Sie sich das einmal so vor. Wenn Sie auf einer belebten Straße in der Stadt Schmerzen in der Brust bekommen und rufen: „Jemand soll den Notarzt rufen!“, bekommen Sie vielleicht Hilfe … vielleicht aber auch nicht. Wenn Sie jedoch auf eine bestimmte Person zeigen und rufen: „Würden Sie bitte den Notruf für mich anrufen?“, ist es fast sicher, dass der von Ihnen ausgewählte Fremde zum Telefon greifen und wählen würde.

Warum der Unterschied in der Reaktion? Wenn Sie im zweiten Fall die Anfrage speziell an eine Person gerichtet haben, haben Sie dieser Person eine Last der Verantwortung auferlegt. So ist es auch bei den Sprachnachrichten im Vertrieb: Je spezifischer die Frage, desto mehr Verantwortung fühlt die Person, Ihnen zu antworten.

Verwenden Sie keinen traditionellen Abschluss.

Hier beziehe ich mich auf Zeilen wie „Bitte rufen Sie mich zurück“ oder „Ich melde mich am Datum X wieder.“ Weil sie generisch sind, steigern diese Bitten nicht das Verantwortungsgefühl des Käufers. Stattdessen schlage ich vor, dass Sie Ihre spezifische Frage stellen und den Anruf dort beenden.

Legen Sie nicht auf, ohne eine Voicemail zu hinterlassen.

Wenn Sie einen Interessenten anrufen, müssen Sie eine Nachricht hinterlassen. Unabhängig davon, ob der Interessent aktiv Anrufe sortiert hat oder einfach nicht am Schreibtisch saß, als das Telefon klingelte, wird Ihre Nummer als verpasster Anruf angezeigt. Und wenn es keine begleitende Voicemail gibt?

Wenn Sie dies zwei- oder dreimal hintereinander tun, verschlechtern Sie Ihre Chancen, jemals mit diesem Interessenten in Kontakt zu treten, weiter. Da er nun gesehen hat, dass Ihre Nummer mehrmals auftaucht, ohne dass er einmal eine Voicemail erhalten hat, weiß er, dass er diesen Anruf definitiv nicht annehmen muss. Sie können darauf wetten, dass er das nächste Mal, wenn Sie anrufen, nicht abnimmt.

Verkäufer, die anrufen und auflegen, schalten sich selbst aus dem Prozess aus. Egal, ob Sie bereit sind, die perfekte Voicemail zu hinterlassen oder nicht, Sie müssen jedes Mal eine hinterlassen. Wenn Sie jedoch ein paar Nachrichten mit derselben ultraspezifischen Frage aufzeichnen, fühlt sich der Interessent jedes Mal schuldig, wenn Sie zurückrufen, weil er das Gefühl hat, Ihnen eine Antwort schuldig zu sein.

Verwenden Sie Ihren normalen Tonfall.

Verkäufer werden oft darauf trainiert, am Telefon enthusiastisch und aufgeregt zu klingen, wodurch sich ihre natürliche Stimmlage zu einem hohen, unnatürlichen Ton erhöht. Meiner Meinung nach macht dieser Tonfall dem Hörer klar, dass es sich nicht nur um einen unangenehmen Anruf handelt, sondern um einen generischen.

Es ist leicht vorstellbar, dass der Anrufer auflegt, einen anderen Interessenten anruft und eine identische Sprachnachricht mit genau derselben hohen Tonlage hinterlässt, und dann noch eine … und noch eine. Wenn es sich so anhört, als ob ein Verkäufer gerade seine 50 Akquisitionsanrufe für den Tag tätigt, entbindet es den Hörer von jeglicher Verantwortung, zu antworten.

Ich empfehle Verkäufern, Sprachnachrichten in ihrem normalen Tonfall zu beginnen und dann allmählich tiefer zu gehen. Dies impliziert, dass Sie sich bei dem Anruf wohlfühlen und auch, dass der Anruf ungewöhnlich ist.

Ohne den vorgetäuschten Ton der Aufregung in Ihrer Stimme versteht der Hörer, dass die spezifische Frage, die Sie stellen, für Sie genauso bedeutsam ist wie für ihn. Und je mehr der Hörer das Gefühl hat, dass die Nachricht für ihn und nur für ihn bestimmt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass er antwortet.

Sprachnachrichten am Ende des Tages hinterlassen.

Die Verbindungsraten von Sprachnachrichten steigen in der Regel im Laufe des Tages an, daher sollten Sie Ihre Telefonaktivitäten gegen Ende des Tages planen.

Sie fragen sich, warum das so ist? Wir können uns beim Serienpositionseffekt bedanken. Dieses psychologische Phänomen besagt, dass, wenn Sie Menschen eine Liste zeigen, sie sich an den ersten und letzten Punkt am besten erinnern. Das bedeutet, wenn Sie versuchen, die Aufmerksamkeit eines potenziellen Kunden zu erregen, möchten Sie zu den ersten oder letzten Dingen gehören, die er hört.

Stellen Sie sich aber vor, Sie erhalten um 9 Uhr morgens eine Sprachnachricht des Vertriebs. Sie beschließen, dem Vertreter zu antworten, wenn Sie mehr Zeit haben. Wenn der Tag zu Ende geht, haben Sie sie völlig vergessen.

Wenn Sie die Voicemail um 16:30 Uhr abhören, ist Ihr Tag dagegen wahrscheinlich zu Ende. Sie könnten dem Verkäufer am Abend eine E-Mail schreiben oder ihn gleich am nächsten Tag zurückrufen.

Teilen Sie Ihre Sprachnachrichten auf.

Sie können auch versuchen, zwei Sprachnachrichten zu hinterlassen. Mit anderen Worten, anstatt eine 30-Sekunden-Nachricht zu hinterlassen, nehmen Sie eine 20-Sekunden-Sprachnachricht auf – dann rufen Sie sofort zurück und hinterlassen eine 10-Sekunden-Sprachnachricht.

Ihre zweite Sprachnachricht sollte Informationen enthalten, die in der ersten fehlten. Ein Vertreter, der diese Technik anwendet, könnte zum Beispiel die folgenden zwei Nachrichten hinterlassen:

Voicemail #1: „Hallo Jerry, ich habe kürzlich an einem Webinar von TrustPilot teilgenommen. Ich habe keine Follow-up-E-Mails erhalten, weshalb ich mich frage, ob Sie eine Marketingstrategie für die Pflege von Webinar-Leads haben. Die Wahrscheinlichkeit, dass Leute, die an einer Live-Veranstaltung teilnehmen, konvertieren, ist laut den Untersuchungen meines Teams um 30 % höher. Welche Strategie, wenn überhaupt, haben Sie heute?“

Voicemail #2: „Jerry, ich habe vergessen, meinen Namen und meine Nummer zu hinterlassen. Hier ist Sarah Griffin von der Acme Corp. Sie können mich unter 884-867-5309 erreichen. Danke.“

Die Aufteilung Ihrer Nachricht in zwei Teile hat mehrere Vorteile. Erstens werden Sie dadurch einprägsamer. Zweitens wirken Sie weniger einstudiert. Wenn Sie aus einem Skript rezitieren, werden Sie wahrscheinlich keine Schlüsselkomponente vergessen. Interessenten werden Ihnen automatisch mehr vertrauen.

Sprechen Sie langsamer.

Starten Sie Ihre Voicemail mit einer regelmäßigen Kadenz, aber werden Sie langsamer und langsamer, je länger Sie sprechen. Wenn Sie bei Ihrer Telefonnummer angelangt sind, sollten Sie praktisch kriechen. Es klingt kontraintuitiv – aber diese Taktik macht es wahrscheinlicher, dass der Interessent zu Ende hört.

Sie klingen nicht nur artikulierter und selbstbewusster, wenn Sie nicht zum Ziel hetzen, sondern auch authentischer. In Eile zu sprechen, suggeriert, dass Sie den ganzen Tag telefoniert haben und so effizient wie möglich sein müssen. Wenn Sie jedoch drei statt 30 Anrufe tätigen, klingen Sie wahrscheinlich viel überlegter. Ein langsames Ende sagt dem Käufer, dass er nicht nur ein weiterer Name auf einer Liste ist.

Schließen Sie mit Ihrer Telefonnummer

Ihre Telefonnummer ist das letzte, was Sie auf einer Voicemail sagen sollten. Sagen Sie sie einmal, langsam, und wiederholen Sie sie unbedingt. Dies hat zwei Vorteile: Erstens ist Ihre Telefonnummer das Letzte, was der Anrufer hört, was zu einem sofortigen Rückruf führt. Und zweitens stellt es im Zeitalter des Voicemail-Diktats sicher, dass Ihre Telefonnummer deutlich am Ende des Nachrichtentextes erscheint.

Klingen Sie nicht verzweifelt

Sätze wie „Bitte rufen Sie mich zurück, wenn Sie diese Nachricht erhalten“, „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“ und „Rufen Sie mich so bald wie möglich an“ sind aufdringlich, aggressiv und grenzen an Verzweiflung.

Vermeiden Sie es, Ihrem Kunden zu sagen, was er tun soll. Sie lassen die Beantwortung Ihres Anrufs wie eine lästige Pflicht oder, schlimmer noch, wie eine Forderung erscheinen. Dies sollte sich wie eine für beide Seiten vorteilhafte Beziehung anfühlen – eine, in der jede Partei die andere zurückrufen möchte – ohne Aufforderung.

Lassen Sie also „Rufen Sie mich zurück, wenn Sie das hören“ an der Tür stehen und versuchen Sie es mit „Wir sprechen uns bald“, „Danke für Ihre Zeit“ oder einem guten altmodischen „Einen schönen Tag“.“

Sagen Sie, dass Sie mit einer E-Mail nachfassen

Halten Sie das Gespräch in Gang und geben Sie Interessenten eine einfache Möglichkeit, Ihren Anruf zu erwidern, indem Sie ihnen eine kurze E-Mail schicken, sobald Sie aufgelegt haben. Vertriebsmitarbeiter sind es gewohnt, den ganzen Tag am Telefon zu sein – aber nicht alle potenziellen Kunden sind es.

Sichern Sie sich ab, indem Sie ihnen zwei Möglichkeiten geben, zu antworten. Ein einfaches „Ich werde auch mit einer E-Mail nachfassen“, bevor Sie auflegen, ist kurz und prägnant und zeigt, dass Sie gründlich sind.

Wenn Sie noch weitere Tipps brauchen, finden Sie hier einige zusätzliche Soundbites, die Sie verwenden können, wenn Sie eine Voicemail beenden.

„Das nächste Mal, wenn wir miteinander sprechen, müssen Sie mir mehr über X erzählen.“

Beenden Sie Ihre Sprachnachricht, indem Sie Ihren Interessenten bitten, Ihnen mehr zu erzählen, sei es über seinen letzten Urlaub in Thailand oder seine einzigartigen Geschäftsprobleme. Es ist eine einfache Bitte – und einfacher als, sagen wir, „Rufen Sie mich zurück, ich würde gerne herausfinden, wann wir unseren Vertrag aufsetzen können.“

Generell ist Voicemail nicht das Medium, um die Geschäftslogistik zu diskutieren. Fassen Sie sich kurz und bündig und vermeiden Sie es, auf Einzelheiten des Geschäfts einzugehen. Stellen Sie relevante Fragen und Sie werden eher eine Antwort erhalten.

„Wenn wir das nächste Mal sprechen, würde ich Ihnen gerne mehr über X erzählen.“

Dieses Szenario weckt das Interesse Ihres Interessenten, indem es Informationen anlockt. Aber es ist nur effektiv, wenn Ihr Interessent sich tatsächlich für die Informationen interessiert. Wenn Sie sagen: „Das nächste Mal, wenn wir uns unterhalten, würde ich Ihnen gerne mehr über unsere neueste Auszeichnung für Kundenzufriedenheit erzählen“, wird er sich wahrscheinlich (lies: definitiv) nicht dafür interessieren.

Erstens ist er noch kein Kunde, also wird er Ihre zweideutige Auszeichnung nicht so interessant finden. Zweitens lenkt eine solche Nachricht den Fokus vom Interessenten auf Sie – und nicht darauf, wo Sie ihn haben wollen.

Führen Sie stattdessen mit „Das nächste Mal, wenn wir uns unterhalten, möchte ich Ihnen zwei Ziele auf unserer neuen Produkt-Roadmap vorstellen, die sich direkt auf mehrere von Ihnen angesprochene Schmerzpunkte beziehen. Ich werde Ihnen bei unserem nächsten Treffen mehr darüber erzählen. Wie wäre es mit nächstem Dienstag?“

Sie beweisen, dass Sie aufmerksam zugehört haben, indem Sie sich auf Schmerzpunkte beziehen, die der Kunde zuvor erwähnt hat, und das Gespräch auf den Nutzen für den potenziellen Kunden konzentrieren.

„Was sollten wir in unserem nächsten Gespräch besprechen?“

Sie haben dies wahrscheinlich am Ende Ihres letzten Gesprächs angesprochen, aber wenn Sie schon eine Weile nichts mehr von Ihrem Interessenten gehört haben, kann dies eine nützliche Strategie sein, um wieder auf sein Radar zu kommen.

Sagen Sie: „Ich weiß, dass wir Implementierung, Onboarding und QA als Themen für unser nächstes Gespräch identifiziert haben, aber ich habe mich gefragt, ob es noch andere Bereiche gibt, die wir übersehen haben – insbesondere, ob Sie Feature A nutzen können, was für Sie ein Bereich war, der Ihnen Sorgen bereitet.“

Auch hier haben Sie sich auf einen früheren Schmerzpunkt bezogen und ihn daran erinnert, was Sie beide bei Ihrem nächsten Treffen besprechen wollten – und das alles ohne das gefürchtete „Ich habe schon eine Weile nichts mehr von Ihnen gehört, ich möchte wirklich dieses Treffen ansetzen, über das wir gesprochen haben.“

„Ich weiß, dass wir keine Zeit mehr haben, aber ich würde dieses Gespräch gerne fortsetzen.“

Dies ist eine weitere hilfreiche Outreach-Strategie für potenzielle Kunden, von denen Sie schon eine Weile nichts mehr gehört haben.

Erinnern Sie sie an Ihr letztes Gespräch und geben Sie ihnen einen Zeitplan, wann Sie wieder mit ihnen sprechen möchten, indem Sie sagen: „Ich weiß, dass wir bei unserem letzten Treffen keine Zeit mehr hatten, aber ich würde gerne unser Gespräch darüber fortsetzen, warum andere Anbieter Sie in der Vergangenheit enttäuscht haben. Haben Sie Zeit, am Donnerstag oder Freitag weiter zu plaudern?“

Dies ist eine direkte und überzeugende Art, um ein Folgegespräch zu bitten. Ihr Interessent wird eher zustimmen, seine Schmerzpunkte weiter zu besprechen, als wenn Sie sagen: „Ich würde gerne mehr darüber sprechen, wie ich helfen kann. Lassen Sie mich wissen, wann wir ein Gespräch vereinbaren können.“ Letzteres ist vage und fühlt sich eher wie eine Belastung an als die erste Anfrage.

„Sie haben vorhin etwas gesagt, zu dem ich Ihnen gerne eine Frage stellen würde.“

Wenn Sie ein Meeting früher am Tag beendet haben, aber keinen Folgetermin vereinbaren konnten, hinterlassen Sie diese Sprachnachricht ein paar Stunden später.

Beziehen Sie sich auf Ihr vorheriges Gespräch, um dem Gedächtnis auf die Sprünge zu helfen, indem Sie sagen: „In unserem Meeting vorhin haben Sie etwas über Ihren Versandbedarf gesagt, das mir wirklich aufgefallen ist.

Sie zeigen nicht nur aktives Zuhören, sondern wecken auch die Neugier des Kunden, welche Frage Sie ihm stellen möchten. Sobald er wieder am Telefon ist, können Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Ihr nächstes Treffen bestätigen.

„Ich habe Ihnen gerade einen Artikel geschickt und würde gerne hören, was Sie darüber denken.“

Nur bei interessierten Interessenten sollten Sie diese Sprachnachricht hinterlassen. Wenn Sie mit jemandem sprechen, der nicht wirklich daran interessiert ist, ein Problem zu lösen oder Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zu implementieren, wird er wahrscheinlich auch keinen Artikel lesen wollen, den Sie zu diesem Thema geschickt haben.

Wenn Sie jedoch mit einem aktiv engagierten Interessenten arbeiten, kann diese Sprachnachricht perfekt sein, um eine Beziehung aufzubauen. Sagen Sie: „Ich habe Ihnen gerade einen Artikel über die neuen Trends in der künstlichen Intelligenz geschickt, die wir bei unserem letzten Anruf besprochen haben. Ich kann es kaum erwarten zu hören, was Sie davon halten.“

Wenn Sie bereits einen Anruf geplant haben, dient dies als Anreiz für Ihren Interessenten, zu erscheinen. Wenn Sie keinen Anruf geplant haben, nutzen Sie die Antwort auf diese Voicemail, um nach einem Folgegespräch zu fragen.

„Meine Telefonnummer ist …“

Ich beende Voicemails immer mit meiner Telefonnummer. Der Grund dafür? Erstens ist es sein Stichwort, um Schluss zu machen. Es hält ihn vom Abschweifen ab und gibt dem Interessenten eine klare Handlungsaufforderung: Rufen Sie ihn zurück.

Es stellt auch sicher, dass im Zeitalter von Voicemail-Abschriften Ihre Nummer am Ende Ihrer Nachricht hervorsticht. Und da die meisten Telefone automatisch mit Nummern verknüpft werden, muss Ihr Interessent nur die Nummer am Ende der Abschrift drücken, um Sie einfach zurückzurufen.

Voicemails müssen nicht der letzte Ausweg oder eine Sackgasse sein. Nutzen Sie diese Tipps für Nachrichten, die das Gespräch tatsächlich voranbringen. Sie werden sich über reichhaltigere Beziehungen zu potenziellen Kunden und weniger verpasste Gelegenheiten freuen.

Das ist etwas, das man machen kann, ja. Aber ich kann mir nicht vorstellen, dass ein Vertriebsmitarbeiter das tun möchte. Im besten Fall wird der Zeitstempel den Interessenten darauf hinweisen, dass Sie eine Voicemail zu später Stunde oder am Wochenende hinterlassen haben, und er wird sich fragen, warum. Im schlimmsten Fall wird er denken, dass Sie verzweifelt sind.

Wenn Sie sich dabei ertappen, dass Sie sich wünschen, dass Ihr Interessent nicht abhebt – dann sollten Sie vielleicht einen neuen Beruf in Betracht ziehen.

Eine großartige Nachfass-Voicemail ist etwas Schönes. Integrieren Sie ein paar dieser Tipps in Ihre täglichen Telefonate und sehen Sie die Vorteile, wenn Ihr Telefon etwas öfter zurückklingelt.

Ursprünglich veröffentlicht am 6. April 2019 12:20:00 PM, aktualisiert am 21. Februar 2019