48 Best Lessons Learned Templates [Excel, Word]

Während der Dauer eines Projekts können die Beteiligten immer wieder auf Probleme stoßen, aus denen sie etwas lernen. Diese werden regelmäßig besprochen, damit die Teammitglieder etwas Praktisches mitnehmen können, das sie anwenden können, falls solche Probleme wieder auftreten. Diese Vorkommnisse werden in der Regel in einer Lesson-Learned-Vorlage festgehalten, damit die aus der Erfahrung gewonnenen Informationen nicht verloren gehen.

Lessons Learned Vorlagen

Warum sind Lessons Learned wichtig?

Auch die profitabelsten Projekte der Welt haben ihre Höhen und Tiefen, und in der Regel haben die Tiefen einen ebenso großen Einfluss wie die Höhen. Um ein erfolgreicher Projektmanager zu sein, sollten Sie die Lektionen, die Sie gelernt haben, immer in einer Lessons Learned-Vorlage dokumentieren und analysieren, um sie später bei Bedarf auf zukünftige Projekte anzuwenden.

Das Aufschreiben dieser Lessons Learned in einem Lessons Learned-Dokument sollte ein grundlegender Bestandteil eines jeden Projekts werden, da es einer Reihe von Zwecken dient. Obwohl die vollständige Dokumentation eines Lessons Learned-Formats in der Regel während des Abschlussprozesses des Projekts erfolgt, sollten Sie jede gelernte Lektion während der gesamten Projektdauer aufzeichnen.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Informationen genau und zeitnah dokumentiert werden. Nachfolgend die wichtigsten Gründe, warum Sie Ihre eigenen Projekt Lessons Learned erstellen sollten:

• Es ist ein nützliches und unverzichtbares Werkzeug
  Alle Lessons Learned aus jedem Projekt können als unverzichtbares Werkzeug dienen, besonders wenn Sie mit ähnlichen Projekten betraut werden. Die Lessons Learned-Beispiele sollten die Dinge beschreiben, die während des Projekts schief gelaufen sind, zusammen mit Empfehlungen, um ein ähnliches Ereignis in der Zukunft zu vermeiden.
  Auf der positiven Seite muss das Dokument auch die Aspekte des Projekts beschreiben, die gut gelaufen sind, und wie ähnliche Projekte von diesen Informationen profitieren können.
• Es hilft bei der Aufnahme
  Sie sollten das Lessons Learned-Dokument an das Project Management Office (PMO) und den Projektsponsor senden, damit es in die Archive und Anlagen der Organisation als Ergänzung zur Datenbank der Lessons Learned aufgenommen werden kann. Wenn Ihre Organisation kein PMO hat, sollte es ein anderes Kommunikationsmittel geben, das die Einbeziehung aller Projektmanager sicherstellt.
• Es erfasst die aus dem Projekt gelernten Lektionen
  Der Hauptzweck der Projektlektionen ist es, die in einem Projekt gelernten Lektionen in einem offiziellen Dokument zu sammeln, das Sie dann mit anderen Projektmanagern teilen können, die in Zukunft mit ähnlichen Projekten betraut werden.
  Das Dokument kann als Teil eines neuen Prozesses der Projektplanung für ähnliche Projekte aufgenommen werden. Mit seiner Hilfe können Sie feststellen, welche Probleme aufgetreten sind, wie Sie diese Probleme gelöst haben und wie sie in Zukunft vermieden werden können.
• Es beschreibt alles, was im Projekt gut gelaufen ist
  Das Lessons-Learned-Format sollte auch detailliert beschreiben, was im Projekt gut gelaufen ist und die Gründe dafür, damit die anderen Projektmanager von den getroffenen Maßnahmen profitieren können. Es wäre auch eine gute Idee für andere Projektmanager herauszufinden, wer die Mitglieder des Projektteams waren, damit sie Feedback und Vorschläge für die zukünftige Projektplanung einholen können.

Lesson Learned Formate

Was sind Lessons Learned im Projektmanagement?

Lessons Learned können zu einer informellen Diskussion werden, besonders wenn man Projekte rückblickend betrachtet. Das geschieht in der Regel nach Abschluss eines Projekts in einem Meeting, bei dem Sie und wichtige Vertreter von Kunden- und Auftragnehmerseite anwesend sind.

Mit etwas Organisation kann das Meeting noch aufschlussreicher werden. Während des Meetings für Lessons Learned tauschen alle Projektbeteiligten ihre Sichtweisen aus, was sie über das Projekt denken, was sie gerne ändern würden, was sie gelernt haben und was sie verbessern wollen.

Lessons Learned Dokumente

Was ist ein Lessons-Learned-Register?

Jedes Projekt sollte ein Dokument haben, in dem die während des Projekts erworbenen Erkenntnisse festgehalten werden, um sie im aktuellen Projekt zu verwenden und später in das Lessons-Learned-Register für zukünftige Referenzen einzutragen. Das primäre Ziel dieses Dokuments ist es, Lessons Learned in der gesamten Organisation zu sammeln. Die konsistente Erfassung wichtiger projektbezogener Informationen kann anderen Teammitgliedern helfen, relevante Lektionen durchzugehen und zu erkennen.

Sie können das Lessons-Learned-Register verwenden und es über ein freigegebenes Laufwerk oder in der Cloud teilen. Sie können auch das Format des Lessons Learned anpassen, um die Zusammenarbeit zu fördern. Sie können alle Werte oder Kategorien im Dokument an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Projekt Lessons Learned

Wie erstellt man eine Lessons Learned-Vorlage?

Eine weitere Verwendung einer Projekt Lessons Learned-Vorlage ist als Hauptbestandteil der Kultur einer Organisation, die sich dem kontinuierlichen adaptiven Management und der Verbesserung verpflichtet hat. Einfacher ausgedrückt: Sie können die Lessons Learned-Vorlagen nutzen, um Wissen effektiver zu kommunizieren und sicherzustellen, dass hilfreiche Informationen in Arbeitsprozesse, Aktivitäten und Planungen einfließen. Hier sind die grundlegenden Schritte zur Erstellung einer Lessons Learned-Vorlage:

• Definieren Sie Ihr Projekt
  Dies ist der erste Schritt, in dem die Notwendigkeit für Lessons Learned identifiziert wird und Sie den Prozess sowie das Team festlegen, durch das Sie die Lektionen sammeln. Es ist wichtig, den Zweck und den Bedarf der Lektionen, die Personen für die Verwendung des Produkts und die Mitglieder des Projektteams festzulegen.
  Wählen Sie Personen für die Arbeit am Lessons Learned-Dokument aus, die über spezifisches Wissen oder Fachwissen über das Projekt und andere wichtige Fähigkeiten verfügen, insbesondere in Bezug auf Schreiben und Kommunikation. Die Mitglieder sollten sich über das Produktformat, Strategien zur Datenerhebung, Analysemethoden, Strategien zur Verbreitung und andere Aktivitäten, die das Projekt benötigt, einig sein.
• Daten sammeln
  Dazu gehört das Sammeln von Informationen durch unstrukturierte oder strukturierte Prozesse wie Projektkritiken, Besprechungen und schriftliche Formen. Es kann viele Quellen geben, aus denen Sie Daten für Ihre Lessons-Learned-Vorlage sammeln können.
  Sie können sich dabei sowohl auf positive Erfahrungen stützen, mit denen Organisationsziele erreicht wurden, als auch auf negative Erfahrungen, die zu unerwünschten Ergebnissen führten. Für manche Projekte kann ein Prozess des Sammelns gemeinsamer Lektionen genauso wichtig sein wie die Aufzeichnung des Prozesses.
• Verifizierung und Synthese
  Die eingereichten Lektionen sollten verifiziert werden, um ihre Anwendbarkeit und Genauigkeit sicherzustellen. An diesem Prozess sind Fach- und Domänenexperten beteiligt, die sich abstimmen und Überprüfungen durchführen, um herauszufinden, ob die Lektion:
  Relevanz für andere Projekte hat.
  Einzigartige Eigenschaften in einer bestimmten Abteilung hat.
  Anwendbar auf die gesamte Organisation ist.
• Speicherung
  Bei diesem Aspekt des Lessons Learned-Dokuments geht es um die Aufnahme der Lektionen in eine gemeinsame Datenbank zum Zweck der zukünftigen Verbreitung und gemeinsamen Nutzung. Die Informationen sollten so gespeichert werden, dass die Benutzer die Lektionen mit Hilfe von Schlüsselwörtern suchen und identifizieren können.
• Verbreitung
  Dieses letzte Element ist das wichtigste und beinhaltet die Verbreitung der gelernten Lektionen. Es gäbe wenig, wenn überhaupt keinen Nutzen, wenn die gelernten Lektionen nicht von denjenigen genutzt und verbreitet werden, die davon profitieren könnten. Der Verbreitungsprozess kann die Überarbeitung des Arbeitsprozesses, die routinemäßige Verteilung und die Schulung umfassen.

Verwendung der Lessons-Learned-Vorlage für die Durchführung von Meetings

Verwenden Sie eine Lessons-Learned-Vorlage, um Team- und persönliche Empfehlungen während und nach dem Projekt zu sammeln. In der Mitte des Projekts sollte ein kurzes Treffen mit Ihrem Team stattfinden, um die gelernten Lektionen durchzugehen.

Wenn Sie diese Nachbesprechungen bis zum Projektstart aufschieben, kann es passieren, dass Informationen schon vor dem Start verloren gehen. Hier sind die Hauptgründe, warum Sie ein Treffen mit Ihrem Lessons Learned-Dokument durchführen sollten:

• Um aus Fehlern zu lernen und zu vermeiden, die gleichen Fehler in der Zukunft zu begehen.
• Um die besten Praktiken zu bestimmen und dieses Wissen an andere Projekte in der Zukunft weiterzugeben.
• Um Vertrauen mit Ihren Teammitgliedern und Aktionären aufzubauen. Wenn Sie die Leute in den Prozess einbeziehen, werden sie das Projektmanagement stärker unterstützen.

All das bedeutet, dass Lessons Learned Meetings nicht nur ein Ort sind, an dem die Leute ihre Gefühle von Ärger und Frustration teilen, was oft der Eindruck ist, wenn die Leute zu negativ werden.

Aber Projektbesprechungen durch Lessons Learned sollten sich immer darauf konzentrieren, konstruktives und hilfreiches Feedback zu teilen, um sich zu verbessern. Schauen wir uns einen Standardprozess für ein Lessons-Learned-Meeting genauer an:

• Bei einem Meeting mit dem gesamten Team werden sich die Mitglieder in kleinen Gruppen zusammenfinden, um am Ende des Meetings ihre Ergebnisse zu präsentieren.
• Bei einem Lessons-Learned-Meeting mit nur wenigen Teilnehmern können Sie die Schlussfolgerungen aller Teilnehmer besprechen, ohne dass Präsentationen erforderlich sind.

Die größte Herausforderung bei diesen Meetings besteht darin, dass die Mitarbeiter zögern könnten, offenes Feedback zu geben. Sie befürchten, dass sie als hart rüberkommen könnten, sie haben Angst, die Gefühle anderer zu verletzen oder sogar von anderen beurteilt zu werden.

Aber oft gibt es ein Mitglied, das das Eis bricht und eine mutigere Haltung an den Tag legt. Wenn das passiert, folgen andere und beginnen, ihre Kritik offen zu teilen. Das ist die Art von Atmosphäre, die Sie fördern sollten.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass die Teilnehmer dazu neigen, sich zu zögern, sich zu öffnen, sollten Sie in Erwägung ziehen, einige Diskussionspunkte im Voraus zu planen, wie z.B. ein paar Selbstbeleidigungen als Zeichen des Humors und der Demut zu platzieren. Dies zeigt auch, dass es völlig akzeptabel ist, selbstkritisch mit sich selbst und den Teammitgliedern umzugehen.