Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Arbeitsorganisation ein Chaos aus verlorenen Informationen und undefinierten Erwartungen ist, das langsam aber sicher außer Kontrolle gerät?
Wenn ja, sind Sie nicht allein. Die meisten Büroangestellten haben das Gefühl, dass ihre Arbeitsorganisation nicht da ist, wo sie sein sollte. Leider hat dieser Mangel an Organisation sowohl für sie als auch für ihre Arbeitgeber reale Konsequenzen. Glücklicherweise macht die Forschung deutlich, dass kleine Änderungen in der Art und Weise, wie wir an unsere Arbeitsorganisation herangehen, einen langen Weg zur Wiederherstellung der Ordnung gehen können, ob es nun darum geht, Ihren Verstand zu schärfen und mentales Durcheinander zu beseitigen oder Prozesse zu etablieren, die Ihr Team in ein Multitool der Präzision verwandeln.
Hier sind 30 Tipps, die Sie vom Arbeitsorganisations-Chaos zum Arbeitsorganisations-Meister machen:
Organisieren Sie Ihr Gehirn
Atmen
Everest College’s 2013 Work Stress Survey fand heraus, dass 83% der Büroangestellten sich bei der Arbeit gestresst fühlen. Eine Umfrage von Workfront ergab, dass 51 % der Marketer ihren Arbeitsstress darauf zurückführen, dass sie versuchen, ihre Arbeit in ihren unzähligen Formen zu jonglieren.
Bevor Sie jedoch Ihre Aufgaben organisieren können, sagen Experten, dass Sie zuerst Ihre Gedanken organisieren müssen. Wir sagen nicht, dass Sie jeden Morgen mit transzendentaler Meditation beginnen sollten, aber Sie können diese einfache Atemübung ausprobieren, um klar zu werden und frisch zu starten.
Essen Sie Gehirnnahrung
Ihre Fähigkeit, zu organisieren, ist nur so gut wie der Treibstoff, den Sie Ihrem Gehirn zuführen. Ohne die richtige Ernährung können Sie nicht klar durch die Herausforderungen des Tages denken, und das beginnt mit der ersten Mahlzeit des Tages. Versuchen Sie, zum Frühstück Vollkornprodukte, Blaubeeren, Tomaten und Nüsse zu essen, um Ihrem Gehirn einen wissenschaftlich bewiesenen Schub zu geben, bevor Sie Ihre Arbeit in Angriff nehmen.
Starten Sie mit nur einem Ziel
Sie haben richtig gelesen. Eins. Wir alle haben die Wichtigkeit, sich Ziele zu setzen, seit Beginn unserer Karriere eingetrichtert bekommen. Aber die meisten Menschen scheitern nicht beim Setzen von Zielen, sondern beim Erreichen von Zielen. Und warum? Weil wir versuchen, alle Ziele auf einmal zu erreichen.
Gary Keller und Jay Papasan, Autoren von „The One Thing“, schlagen vor, dass wir uns eine Sache aussuchen, die wir in diesem Jahr tun wollen – zum Beispiel eine neue Website starten – und diese dann in eine Sache herunterbrechen, um dieses Ziel in diesem Monat, dieser Woche, diesem Tag und dieser Stunde zu erreichen. Wenn wir uns das Wichtigste heraussuchen und es in dieser Stunde erledigen, führt das dazu, dass die größeren Ziele mit der Zeit erreicht werden. Das ist kompartimentierter Erfolg!
Natürlich wird es umso schwieriger, nur ein Ziel zu wählen, je komplexer die Organisation wird. Die Antwort auf dieses Problem ist, die Führungskräfte zu zwingen, ihre wichtigsten strategischen Ziele zu benennen. So können Sie und Ihr Team Ihre Ziele von den 25 oder mehr, die in größeren Organisationen herumschwirren, eingrenzen und sich auf drei oder vier konzentrieren.
Fokussieren Sie sich in Schüben
Wenn Sie Ihr Gehirn entrümpelt und Ihre täglichen Ziele festgelegt haben, ist es Zeit zu arbeiten. Aber was ist mit all den Ablenkungen? „Ihr Tag ist Ihre Woche ist Ihr Monat ist Ihr Jahr“, sagt Chris Brogan, Sprecher und CEO der Owner Media Group. Sein Tipp: Sich ein Thema auszusuchen und nur 20 Minuten daran zu bleiben, hilft Ihnen, ein Muster des Fokus zu etablieren und führt dazu, mit der Zeit mehr zu erledigen.
Ablenkungen ausblenden
Für schnelle 20-30-minütige Produktivitätsschübe schalten Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon und Computer aus, um in der Zone zu bleiben. Ziehen Sie in Erwägung, ein „Besetzt“-Licht zu verwenden und Ihrem Team mitzuteilen, dass es keine Unterbrechungen bedeutet, wenn Sie Ihre Beats-Kopfhörer auf den Ohren haben.
Organisieren Sie die Uhr
Schätzen Sie Ihre Zeit und verfolgen Sie sie dann
Wir meinen jetzt nicht, dass Sie jede Sekunde jedes Tages verfolgen oder eine Stechuhr stempeln sollen. Eine kürzlich durchgeführte Studie zeigte, dass 51% der Marketer ihren Job fürchten, weil sie das Gefühl haben, alles in der 40-Stunden-Woche erledigen zu müssen. Zu verfolgen und zu wissen, wie viel Zeit Sie tatsächlich für Ihre Aktivitäten aufwenden, hilft Ihnen, eine Basis für zukünftige Verpflichtungen und Produktivität zu setzen, was Sie wiederum in die Lage versetzt, Ihre Arbeit in Zukunft besser zu organisieren.
Bringen Sie Organisation in Ihren Kalender
Sicherlich verwenden Sie einen Kalender für Meetings oder Mittagstermine. Gehen Sie noch einen Schritt weiter und tragen Sie zu Beginn und/oder am Ende eines jeden Tages einen Kalendereintrag ein, um Ihren Zeitplan zu überprüfen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihn zu überprüfen, können Sie sich bewusster machen, wie viel Zeit Sie haben, um Dinge zu erledigen.
Benachrichtigungen aktivieren
Wenn Sie nicht in der Zone sind, erwägen Sie den strategischen Einsatz von Benachrichtigungen. Die meisten Kalendersoftware-Lösungen erlauben es Ihnen, Erinnerungen für eine bestimmte Zeit vor dem Eintreten des Ereignisses zu setzen. Der Redner und digitale Stratege Jason Falls empfiehlt:
Lernen Sie, Ihre Benachrichtigungen zu verwalten und zu programmieren – auch die von Apps auf Ihrem Telefon -, um sich daran zu erinnern, dass der Arzttermin in einer Stunde ist oder der TPS-Bericht am Freitag fällig ist, hilft dem unorganisierten Geist, sich daran zu erinnern, dass diese Aufgaben kommen und sie etwas dagegen tun sollten.
Kein Multitasking
Sie wissen inzwischen, dass Multitasking bei der Arbeit wohl das Unorganisierteste und Unproduktivste ist, was Sie tun können. Tun Sie es also nicht. Erinnern Sie sich an Ihr einziges Ziel für diese Stunde, bleiben Sie dabei, erledigen Sie es und machen Sie weiter. Nur für den Fall, dass Sie die vernichtenden Statistiken vergessen haben, hier ist eine, mit freundlicher Genehmigung von Peter Bregman von der Harvard Business Review, um Ihnen die Angst zurückzubringen:
Unsere Produktivität geht um bis zu 40 % zurück. Wir machen nicht wirklich Multitasking. Wir schalten um, wechseln schnell von einer Sache zur anderen, unterbrechen uns unproduktiv und verlieren dabei Zeit.
Priorisieren Sie Ihre Arbeit und sagen Sie nein zu anderen Dingen
Wir alle haben das Gefühl, eine Million Dinge zu tun zu haben. Beginnen Sie damit, Ihr Ziel (siehe #3) an den Anfang der Liste zu setzen. Von dort aus können Sie Prioritäten setzen. Wie Stephen Covey sagte: „Sie müssen entscheiden, was Ihre höchsten Prioritäten sind und den Mut haben – mit Freude, Lächeln und ohne Vorurteile – zu anderen Dingen ’nein‘ zu sagen.“
Benutzen Sie eine Scorecard, um zu entscheiden, was die nächste Priorität ist
Erinnern Sie sich an die Statistik über das Jonglieren mit Arbeit und Stress? Sechsunddreißig Prozent der gleichen Arbeitnehmer gaben an, dass das Löschen von Bränden das war, was ihnen am meisten Angst vor ihrem Job gemacht hat.
Anstatt zu versuchen, das Feuer zu löschen, das am heißesten brennt, verwenden Sie eine Prioritäts-Scorecard, um strategischer an Ihren Projekten zu arbeiten.
Vermeiden Sie eine Standard-To-Do-Liste
Wenn Sie wie die meisten Arbeitnehmer sind, ist die To-Do-Liste wahrscheinlich Ihr erster Ansprechpartner, wenn es brenzlig wird – eine Liste zu erstellen ist eine übliche Reaktion auf Überlastung. Aber die To-Do-Liste kann einige schwere negative Konsequenzen mit sich bringen. Die meisten To-Do-Listen beziehen sich auf „Dinge, die heute erledigt werden müssen“, und nicht auf „Dinge, die meine erklärten Ziele voranbringen“. Die meisten Listen sind in der Regel nur Dinge, die zu erledigen sind, anstatt priorisierte Ziele, die Ihrem Team und Ihrem Unternehmen helfen werden.
Setzen Sie Fristen und seien Sie verantwortlich
Content-Marketing-Guru Ann Handley sagt, dass Verantwortlichkeit dabei hilft, dass Sie nicht in die Grube der Prokrastination fallen. Sie empfiehlt, dass Sie „jemand anderen“ finden, der Ihnen hilft, Ihre Deadlines einzuhalten:
Erzählen Sie ihnen Ihren Plan. Geben Sie ihnen Ihren Zeitplan. Lassen Sie sie Ihr Leuchtfeuer am Strand sein, das Sie nach Hause führt. (Und seien Sie das für sie, wenn Sie können. Denn Sie sind nicht egoistisch.)
Legen Sie E-Mail-Zeit beiseite und halten Sie sich daran
Eine E-Mail jedes Mal zu checken und zu beantworten, wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, ist nicht effektiv und macht Sie eher zu einem Pawlowschen Hund als zu dem brillanten, erledigten Kollegen, der Sie sind. Anstatt jedes Mal zu hecheln, wenn Sie das Klingeln hören, sollten Sie Zeitblöcke am Tag einplanen, in denen Sie nur E-Mails beantworten. Unser jüngster State of Enterprise Work Report hat ergeben, dass Büroangestellten nach E-Mails, Meetings und Unterbrechungen nur 46 % ihrer Zeit für die Arbeit zur Verfügung steht, für die sie angestellt wurden. Daher ist es wichtig, eine Zeit für die Beantwortung von E-Mails zu organisieren und sich dann daran zu halten.
Pausen machen
Geben Sie Pausen und machen Sie sie sinnvoll. Gehen Sie spazieren, trinken Sie einen Kaffee oder spielen Sie eine Runde Tischfußball. Es wird helfen. Die Forschung des Psychologieprofessors Alejandro Lleras von der University of Illinois legt nahe, dass:
Wenn Sie mit langen Aufgaben konfrontiert sind … ist es am besten, sich kurze Pausen aufzuerlegen. Kurze mentale Pausen helfen Ihnen tatsächlich, auf Ihre Aufgabe fokussiert zu bleiben!
Grenzen schaffen und aufrechterhalten
Grenzen könnten zwischen Ihnen und Ihrem selbst auferlegten Bedürfnis sein, ständig zu arbeiten. Oder es könnte eine Grenze zwischen einem Projekt mit höherer Priorität und einem anderen Projekt mit geringerer Priorität (das aber mehr Spaß macht) sein. Oder es könnte eine temporäre Grenze zwischen Ihnen und dem Projekt oder dem Auftraggeber sein.
Damit diese Grenzen Bestand haben, müssen Sie sie kommunizieren und aufrechterhalten. Lassen Sie Ihre Stakeholder wissen, wo ihr Projekt auf der Zeitachse und in Ihrer Prioritätenliste steht. Auf diese Weise können sie eine klare Erwartung haben, wann ihre Anfrage fertig sein wird.
Sein Sie gesellig, aber kommunizieren Sie Ihre Grenzen
Ähnlich wie bei den Grenzen bei der Arbeit ist es wichtig, mit Ihren Mitarbeitern darüber zu kommunizieren, wie gerne Sie bei der Arbeit gesellig sind (oder nicht). Stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass es für Sie in Ordnung ist, ab und zu ein paar Minuten an Ihrem Schreibtisch zu plaudern. Oder vielleicht wollen Sie nur im Pausenraum scherzen. Was auch immer es ist, Ihr Team wird nicht wissen, was cool ist und was nicht, wenn Sie keine Erwartungen festlegen.
Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz
Entrümpeln Sie Ihren Schreibtisch
Die Leute beurteilen Sie. Sie sehen die überreife Banane. Es ist nicht nur wichtig, geistig organisiert zu sein, sondern auch in Ihrem physischen Raum. Ein Bericht von OfficeMax aus dem Jahr 2011 ergab, dass Unordnung im Büro die Produktivität und Motivation untergräbt. „Ihre Leistung stimmt mit Ihrem Arbeitsplatz überein“, sagt Jennie Dede, Vice President of Recruiting beim Personaldienstleister Adecco. „Wenn er organisiert und präzise ist, haben Sie die Einstellung und Motivation zu arbeiten.“
Nutzen Sie ein Notizbuch
Nehmen Sie Ihre Gedanken offline. Tragen Sie ein Notizbuch und einen Stift bei sich. Für einige von uns ist der Akt des Notierens therapeutisch und hilft, dass unsere Gedanken haften bleiben. Eine tolle neue Idee? Schreiben Sie sie auf. Ein Kollege war 12 Mal auf der Toilette? Schreiben Sie es auf. Wir scherzen. Aber im Ernst: Wenn Sie Ihre Ideen, Notizen und anderen Gedanken festhalten, wissen Sie genau, wo Sie sie finden, wenn Sie sie brauchen.
Natürlich gibt es auch Hightech-Versionen des Notizbuchs, die als zugängliche Ablage für Ihre Gedanken, Ideen, Diskussionen usw. dienen können.
Werfen Sie die Haftnotizen weg
Da Sie nun Ihre Gedanken in einem Journal niederschreiben, brauchen Sie die Haftnotizen nicht mehr. Sie sind eine der schlechtesten Methoden, um Arbeit anzufordern, und sie sind sowieso nur nützlich, um die Kabine Ihres Kollegen am Aprilscherz-Tag zu verdecken. Ok, es gibt Vorteile bei der Verwendung von Haftnotizen, aber nur, wenn Sie einen sehr spezifischen Prozess verwenden, wie z.B. Kanban-Boards.
Frühjahrsputz im Posteingang
Wir alle wollten schon einmal auf „Alles auswählen“ klicken und jede E-Mail in unserem Posteingang löschen, oder? Nun, da das keine Option ist, versuchen Sie es ein paar Mal im Jahr mit einer guten Reinigung. Dies könnte bedeuten, dass Sie sich von Newslettern abmelden, die nicht mehr erwünscht sind, einen prioritären Posteingang einrichten, um dringende eingehende E-Mails zu filtern, lernen, die Stummschaltfunktion zu verwenden, oder Boomerang (in Google Mail) zu installieren. Sobald Sie den Posteingang aufgeräumt haben, werden Sie sich unbelastet fühlen und bereit sein zu rocken.
Nutzen Sie einen gemeinsamen Bereich für Arbeitsanfragen
Zentralisieren Sie Ihren Anfrageprozess. Legen Sie einen E-Mail-Alias für Anfragen an oder besorgen Sie sich eine Arbeitsverwaltungslösung, die eine Funktion zur Aufnahme von Anfragen hat. Stellen Sie sicher, dass die Anfragen an Ihr Team durch Ihren Aufnahmeprozess gehen. Wenn sie auf einem anderen Weg kommen, sagen Sie dem Anfragenden, dass Sie seine Anfrage erst dann berücksichtigen, wenn sie den von Ihnen festgelegten Weg durchlaufen hat. Dies wird die Anzahl der E-Mails reduzieren, die in Ihrem Hauptkonto eingehen.
Angenommen, Sie haben ein Formular für Projektanfragen eingerichtet oder eine andere Möglichkeit, die Art und Weise, wie Sie Projektanfragen erhalten, zu standardisieren, könnten Sie einen gemeinsamen Ordner haben, in dem alle Anfragen eingereicht werden, bevor sie geprüft werden. Anstatt eine Reihe verschiedener Wege zu haben, wie Sie Anfragen erhalten, stellen Sie sicher, dass alles in diesem gemeinsamen Ordner landet.
Freigabe von Dateien
„Dropbox ist ein weiteres hervorragendes Tool, mit dem Sie die Dateien zwischen Ihnen und einem Kunden sicher aufbewahren können“, sagt Tara Mulhern von Webtek. „Auf diese Dateien können Sie überall zugreifen, nicht nur im Netzwerk in Ihrem Büro, sie werden immer synchronisiert, und Sie können Dokumente, Fotos und Videos einfach teilen.“
Organisieren Sie Ihre Prozesse
Standardisieren Sie Ihre Prozesse
Das Project Management Institute (PMI) berichtet, dass Organisationen mit erfolgreicher Arbeitsleistung (termingerecht, budgetgerecht, Zielerreichung) fast dreimal häufiger standardisierte Praktiken in der gesamten Organisation verwenden als Organisationen mit schlechter Arbeitsleistung und dadurch bessere Ergebnisse erzielen.
Wählen Sie eine PM-Methodik und kommunizieren Sie sie
Agile. Wasserfall. Welche Methodik Sie auch immer für Ihr Team wählen, verbreiten Sie den Prozess – oder die Prozessänderungen, die Sie beabsichtigen, zu machen. Sie können jeden Prozess annehmen, den Sie wollen, aber es wird nur funktionieren, wenn Sie und alle anderen in Ihrem Team auf der gleichen Seite sind. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Antragsteller über Ihren Prozess aufklären, warum Sie ihn ändern und wie er funktioniert.
Bleiben Sie beim Prozess hartnäckig
Es ist eine Sache, sich für eine Arbeitsmethodik zu entscheiden, aber eine andere, Ihre Organisation tatsächlich dazu zu bringen, sie zu übernehmen. Wie bei den meisten Veränderungen wird es Leute geben, die die Dinge so mögen, wie sie waren. Sie wussten, was dort vor sich ging. Sie hatten die Lernkurve durchlaufen. Jetzt zwingt Ihre neumodische Methodik sie zurück zum Anfang.
Dieser ständige negative Druck kann ermüdend sein und Sie sogar dazu bringen, sich zu fragen, ob Sie einen schrecklichen Fehler gemacht haben. Aber genau dann müssen Sie standhaft bleiben. Wenn verärgerte Antragsteller zum Beispiel wollen, dass Sie sie nur ein einziges Mal an Ihrem System vorbeilassen, schlagen Sie zurück. Sagen Sie ihnen: „Es tut mir leid, aber ich kann nicht daran arbeiten, wenn Sie den Prozess nicht so durchlaufen, wie wir es vereinbart haben.“
Nein, das ist kein Spaß. Aber die Alternative ist, dass Sie nachgeben, den Fortschritt, den Sie gemacht haben, zunichte machen und Ihr Team in einen Zustand der Verwirrung stürzen, in dem mehrere Systeme gleichzeitig im Spiel sind.
Verwenden Sie Vorlagen
Vorlagen sind eine perfekte Möglichkeit, um zu standardisieren, wie Sie und Ihr Team die Arbeit erledigen. Das reduziert Fehler, Fehltritte und Zeitverschwendung bei dem Versuch, herauszufinden, wie etwas zu tun ist. Sie verhindern, dass Sie bei jedem Projekt das Rad neu erfinden müssen. Vorlagen sind so nützlich, um die Arbeitsorganisation zu verbessern, dass Unternehmen, die sie nicht verwenden, typischerweise Fehlerquoten von 10 bis 30 Fehlern pro hundert Gelegenheiten verzeichnen.
Wenn Sie zum Beispiel im Marketing tätig sind, bedeutet das, dass Sie kreative Briefs verwenden sollten. Sie zwingen die Anfrager dazu:
- Erklären Sie, warum Sie an ihrem Projekt arbeiten sollten
- Entwerfen Sie genau, wie es aussehen und sich anfühlen soll
- Definieren Sie, wo das Projekt neben anderen Projekten priorisiert werden soll, und
- vereinbaren Sie Liefertermine
Als Ergebnis des Durchlaufens einer Vorlage wie eines kreativen Briefs wird die Arbeit nachweislich schneller fertiggestellt, während Überprüfungen und Genehmigungen kürzer werden.
Erstaunlicherweise haben Studien über interne Kreativteams herausgefunden, dass nur 16 % tatsächlich kreative Briefings verwenden. Und selbst von denjenigen, die es tun, erstellen 60 % nur für ihre Top-Projekte kreative Briefings. Bei Projekten, die keine kreativen Briefings verwenden, kann die daraus resultierende Nacharbeit 40-60 % der gesamten Projektausgaben ausmachen.
Vorsicht bei Tabellenkalkulationen
Was Tabellenkalkulationen so großartig macht, ist, dass jeder sie hat und sie ein flexibles Werkzeug zum Speichern und Organisieren von Daten und für Berechnungen sind. Das Problem ist, dass zu viele Leute sie benutzen, um ihre Arbeit zu organisieren – und da können Tabellenkalkulationen einfach nicht mithalten.
Die einzige Ausnahme ist bei sehr kleinen Teams (1-3 Personen). Sobald Sie anfangen zu versuchen, die Arbeit in Tabellenkalkulationen für Teams zu organisieren, die größer sind als diese, verbringen Sie möglicherweise mehr Zeit damit, Ihre Tabellenkalkulation aktuell zu halten, als mit der eigentlichen Arbeit. Einige Teams haben berichtet, dass ihre Abteilungs-Status-Update-Tabellen – nachdem sie Dutzende von Blättern und endlose Zeilen erstellt haben – einfach jedes Mal abstürzen, wenn sie geöffnet werden.
Workflows erstellen
Wenn Sie über die Organisation Ihrer persönlichen Arbeit hinauskommen, gehen Sie dazu über, zu organisieren, wie die Arbeit von einer Person zur nächsten geht, suchen Sie nach unnötigen Reibungspunkten und beseitigen Sie diese. Das mag als einfaches Flussdiagramm am Whiteboard beginnen, aber schon bald wird es die Art und Weise beeinflussen, wie Sie Ihre Vorlagen erstellen (siehe #27).
Nutzen Sie die richtigen Tools
Ich habe bereits Tabellenkalkulationen und E-Mail erwähnt, aber es gibt eine ständig wachsende Schar von Lösungen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit besser zu organisieren. Reporting-Tools. Zeiterfassungs-Tools. Aufgabenverwaltungs-Tools. Ticketing-Lösungen. Einige dieser Lösungen funktionieren besser als andere, während andere Ihren allgemeinen Organisationsbemühungen sogar schaden werden. Wie können Sie also die schlechten von den guten unterscheiden?
Hier ist eine gute allgemeine Faustregel: Wählen Sie Lösungen und Tools, die es einfacher machen, zu sehen, woran Sie gerade arbeiten. Eine Kollaborationssoftware, die es Ihren Teammitgliedern ermöglicht, schnell über Instant Messaging zu kommunizieren, mag zum Beispiel großartig erscheinen, aber da sie wichtige Arbeitsinformationen in isolierten Konversationen wegsperrt, kann dieses Tool tatsächlich blinde Flecken in Ihrer Gesamtsicht schaffen.
Auf der anderen Seite werden Lösungen und Tools, die Ihre Arbeit ganzheitlich betrachten und Informationen aus verschiedenen Bereichen an einem Ort zusammenführen, Ihre Arbeitsorganisation verbessern – und Ihnen eine Menge Zeit ersparen.
Im Endeffekt geht es bei der Organisation nicht nur darum, alles an der richtigen Stelle zu haben, sondern zu sehen, wo es ist und wie es mit allem anderen zusammenarbeitet.