Die 10 besten Dokumenten-Management-Systeme für einen besseren Workflow

Das am häufigsten verwendete Dokumenten-Management-System:

Mit dem fortschreitenden Prozess der Digitalisierung möchten die Menschen ihre papierbasierte Arbeit reduzieren und erwarten, dass sie von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf ihre wichtigen Dokumente haben.

Dokumenten-Management-Systeme sind die beste Lösung, um diese Aufgabe zu erleichtern. PDF-Reader sind das beste Beispiel für ein Dokumentenmanagement-System, mit dem Sie offline auf die PDF-Datei zugreifen und sie speichern können, um sie jederzeit und an jedem Ort anzusehen und sogar zu drucken und zu veröffentlichen.

Dokumentenmanagement-Systeme sind auch als Content-Management-System bekannt und werden weithin als Bestandteil des Enterprise Content Management (ECM) betrachtet. Es ist verwandt mit Record Management, Workflows, Digital Asset Management, etc.

In diesem Tutorial werden wir einen detaillierten Blick auf die populärsten Dokumentenmanagement-Systeme werfen, die von einer Reihe erfolgreicher Organisationen verwendet werden, um ihre papierbasierten Dokumente auf effiziente Weise zu verwalten.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement kann als die Art und Weise definiert werden, mit der Organisationen elektronische Dokumente verwalten und verfolgen.

Leseempfehlung => 10 Top-Dokumentenmanagement-Software

Leitfaden zum besseren Verständnis von Dokumentenmanagement:

• Gleichzeitige, aber getrennte Bearbeitung von Dokumenten, um den Konflikt des Überschreibens zu vermeiden.
• Zurückrollen auf die letzte korrekte Version des Dokuments im Falle eines Fehlers.
• Versionskontrolle zur Unterscheidung zwischen zwei verschiedenen Versionen.
• Rekonstruktion von Dokumenten.

Heute gibt es Dokumentenmanagement von der kleinen Stand-alone-Anwendung bis hin zu großen unternehmensweiten Konfigurationen, die Standardfunktionen zum Ausfüllen von Dokumenten enthalten.

Zu diesen Funktionen gehören:

• Speicherort
• Sicherheit und Zugriffskontrolle
• Prüfung und Indizierung
• Klassifizierung, Suche und Abruf
• Integration mit Desktop-Anwendung

Dokumentenmanagement-Systeme

Dokumentenmanagement-Systeme beziehen sich auf die elektronische Verwaltung und den Zugriff auf die Dokumente.

Enterprise Content Management Systeme verwalten und steuern digitale Dokumente, die mit der Microsoft Office Suite und Buchhaltungssoftware wie CAD etc. erstellt wurden.

Elektronische Dokumentenmanagement-Systeme sollten die folgenden Komponenten enthalten, um sich als effizient zu erweisen:

• Importieren: Um ein neues Dokument im System zu öffnen.
• Ablage: Um Systemdateien zu pflegen und den Speicher zu nutzen.
• Identity: Um Dokumente durch die Zuweisung von Indizes genau wiederzufinden.
• Exportieren: Um Elemente aus dem System zu entfernen.
• Sicherheit: Passwortschutz für bestimmte Dateien für autorisierte Benutzer.

=> Kontaktieren Sie uns, um eine Auflistung hier vorzuschlagen.

Beliebteste Dokumentenmanagementsysteme

Lassen Sie uns einige der beliebtesten Dokumentenmanagementsysteme betrachten, die weit verbreitet sind, um die papierbasierte Dokumentation zu reduzieren und die dokumentenbasierte Leistung einer Organisation zu verbessern.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office
6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M-.Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

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#1) pCloud

Hauptmerkmale

• Mit pCloud können Sie die Gruppenberechtigungen oder individuelle Zugriffsebenen festlegen.
• Sie können den Datenzugriff über freigegebene Ordner steuern.
• Es erlaubt Ihnen, Dateien zu kommentieren &Ordner.
• Es führt detaillierte Protokolle für Kontoaktivitäten.
• Sie können auf jede frühere Version Ihrer Dateien zugreifen.
• Es verfügt über Funktionen für Dateiverwaltung, Freigabe, Sicherung, Dateiversionierung, Dateibackup und Digital Asset Management.

#2) HubSpot

Features:

• Die HubSpot Sales Document Management und Sales Tracking Software wird hilfreich sein, um eine Bibliothek von Vertriebsinhalten für das gesamte Team zu erstellen.
• Sie werden in der Lage sein, Dokumente von Ihrem Gmail- oder Outlook-Posteingang aus zu teilen.
• Sie wird Sie benachrichtigen, wenn sich die Interessenten mit den von Ihnen gesendeten Inhalten beschäftigen.
• Es liefert Erkenntnisse darüber, wie die Vertriebsinhalte hilfreich sind, um Ihren Vertriebsprozess voranzubringen, und wie oft die Inhalte vom Team verwendet werden.
• HubSpot hat eine All-in-One-Vertriebssoftware mit vielen Funktionen wie E-Mail-Verfolgung, E-Mail-Planung, Vertriebsautomatisierung, Live-Chat, Berichterstattung usw.

#3) Alfresco

Kernfunktionen:

• Es ist ein Open-Source-ECM, das Dokumentenmanagement, Kollaboration, Wissens- und Web-Content-Management, Record & Image Management, Content Repository und Workflow bietet
• Es unterstützt das Common Interface File System(CIFS), das Dokumentenkompatibilität sowohl mit Windows als auch mit Unix-ähnlichen Betriebssystemen ermöglicht.
• Alfresco kommt mit API-Unterstützung und arbeitet als Back-End, um die Inhalte zu speichern und abzurufen.
• Einfache Anpassung und Versionskontrolle sind die besten Eigenschaften von Alfresco, sind aber recht komplex in der Anwendung

Offizieller Link: Alfresco

#4) LogicalDOC

Hauptmerkmale:

• LogicalDOC ist ein Open-Source-Java-basiertes System und kann von jedem Webbrowser aus aufgerufen werden
• Dieses System kann im eigenen Netzwerk genutzt werden und ermöglicht das Erstellen und Verwalten einer beliebigen Anzahl von Dokumenten.
• Hilft, die Produktivität und Zusammenarbeit der Dokumentenmanagement-Systeme zu verbessern.
• Bietet schnellen Zugriff und einfaches Abrufen von Inhalten.
• Es verwendet Java-Frameworks wie Hibernate, Lucene und Spring, um eine hochflexible Dokumentenmanagement-Lösung zu bieten.
• Es kommt mit einer Reihe von gut definierten APIs, um mit Anwendungen von Drittanbietern zu integrieren.

Offizieller Link: LogicalDOC

#5) Feng Office

Key Features:

• Feng Office ist ein Open-Source-DMS mit einer webbasierten Kollaborationsplattform.
• Zu den guten Features von Feng Office gehören Zeiterfassung, Gantt-Chart, Aufgabenmanagement und Wissensmanagement.
• Es ist benutzerfreundlich und erlaubt Ihnen, Elemente zu markieren.
• Sie können sogar den Inhalt verfolgen und an mehrere Benutzer gleichzeitig senden.
• Der einzige Nachteil ist, dass einige der Funktionen mit jedem Update kostenpflichtig werden.

Offizieller Link: Feng Office

#6) Nuxeo

Key Features:

• Nuxeo ist ein Open-Source-System, das den Fluss von Inhalten durch den Geschäftszyklus verwaltet.
• Das bewährte System reduziert den Zeitaufwand für die Suche und das Abrufen von Inhalten.
• Es bietet eine Reihe von Möglichkeiten zur Erfassung der Inhalte, einschließlich des Scannens von Bildern.
• Die Protokollierung von Audits ist eine der guten Funktionen, mit denen Sie die Inhalte nachverfolgen können, und ist auch ein einfacher Weg.
• Es bietet eine Vielzahl von APIs, eine robuste Plattform, einfache Anpassung und Wartung von Projekten.
• Aber es ist ziemlich schwierig für Anfänger und einige Instanzanpassungen können auch komplex werden.

Offizieller Link: Nuxeo

#7) KnowledgeTree

Key Features:

• Ein Open-Source-Dokumentenmanagement-System, das es erlaubt, Inhalte zu verfolgen, zu teilen und zu sichern.
• Funktionen wie Metadaten, Workflow, versionskontrolliertes Dokumenten-Repository und WebDAV-Unterstützung.
• Sie können die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit abrufen.
• Die Quick-Play-Funktion ermöglicht es dem Benutzer, die Kadenzen von Inhalten zu erstellen und zu verwalten.

Offizieller Link: KnowledgeTree

#8) Seed DMS

Key Features:

• Seed DMS ist ein benutzerfreundliches und quelloffenes Dokumenten-Management-System.
• Dieses DMS basiert insbesondere auf PHP, MySQL und sqlite3.
• Es ist eine ausgereifte, unternehmenstaugliche Plattform für die Verfolgung, den Zugriff, die Speicherung und den Austausch von Dokumenten.
• Es kann als die nächste Version von LetoDMS betrachtet werden und ist voll kompatibel mit diesem.
• Ermöglicht die Bearbeitung von Dokumenten, die im HTML-Format vorliegen.
• Sie können eine Online-Präsentation vorbereiten und es ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit.

Offizieller Link: Seed DMS

#9) Casebox

Hauptmerkmale:

• Casebox ist ein erweiterbares Werkzeug, um das Inhalts-, Projekt- und Personalmanagement auszubauen.
• Es wurde entwickelt, um Aufgabenmanagement, Überwachung, Volltextsuche, Datenlegacy usw. zu unterstützen.
• Außerdem verfügt Casebox über einen ausgezeichneten Versionskontrollmechanismus und dient der bedingten Logik zur Unterstützung der Datensatzverwaltung.
• Casebox hilft Ihnen, mehrere Dateien an einem einzigen Ort zu speichern und zu sperren, wobei Sie die Kontrolle darüber haben.
• Casebox bietet auch sicheres Hosting mit Hilfe von SSL-Verschlüsselung auf einem verschlüsselten Server.
• Das Virtual Private Network (VPN) kann Ihre Kommunikation sicher halten.

Offizieller Link: Casebox

#10) MasterControl Documents

Key Features:

• MasterControl Inc. ist eine kommerzielle Cloud-basierte Lösung, die eine schnellere Bereitstellung des Produkts ermöglicht, indem sie die Gesamtkosten und den Zeitaufwand für die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten reduziert.
• Steigert die Effizienz des Produkts und verwaltet die Informationen des Unternehmens sicher
• Dieses System bietet Funktionen wie Dokumentenkontrolle, Audit-Management, Qualitätsmanagement und andere regulatorische Prozesse.
• Neben diesen gibt es noch weitere Funktionen, die dieses Tool bietet, wie Compliance Management, Collaboration, Access Control, Print Management, Version Control, Document Delivery & Indexing, Collaboration und Full-Text Search.

Offizieller Link: MasterControl

#11) M-Files

Hauptmerkmale:

• M-Files hilft Ihnen mit der Check-out-Funktion, Ihre Informationen sicher zu verwalten.
• Diese Funktion behält den Überblick über Ihre Dokumente bei jeder kleinen und großen Änderung.
• Es ist ein nützliches, einfach zu implementierendes und robustes Dokumentenverwaltungssystem.
• Es ist sowohl für Windows als auch für Mac verfügbar und auch mit Android- und iOS-Geräten kompatibel.
• M-Files lässt sich problemlos in andere Anwendungen integrieren und vermeidet Doppelarbeit.

Offizieller Link: M-Files

#12) Worldox

Hauptmerkmale:

• Worldox ist ein kommerzielles und umfassendes System, das Dokumente und E-Mails verwaltet.
• Worldox verfügt über Indizierungsfunktionen namens Archivierung und Aufbewahrung, die die Daten bei Bedarf sofort verfügbar machen.
• Es kann in SharePoint integriert und unter Windows, Android, Mac, iOS und in der Cloud eingesetzt werden.
• Die Dokumentenmanagement-Funktionen von Worldox umfassen Compliance Management, Zugriffskontrolle, Dokumentenkonvertierung und -indizierung, E-Mail-Management, Versionskontrolle und Volltextsuche.

Offizieller Link: Worldox

#13) Dokmee

Key Features:

• Dokmee ist ein Cloud-basiertes, kommerzielles Dokumenten-Management-System mit der Effizienz und Sicherheit Ihrer Dokumente.
• Dokmee bietet mehrere Desktops sowie Web-Konfiguration, benutzerfreundliche Oberfläche, Erfassungs- und Bearbeitungswerkzeuge.
• Dokmee unterstützt exzellente Automatisierungsfunktionen mit Kernindizierung und Suchfunktionen.
• Eine Reihe von Dokumenten-Imaging- und Tracking-Tools sorgt für besseren Support.

Offizieller Link: Dokmee

#14) Ademero

Key Features:

• Unterstützt den Centralized Control Mechanism, um Ihre Dokumente an einem einzigen Ort zu speichern.
• Ihre digitalen Dokumente können schnell und mit logischem Sachverstand organisiert und sowohl als kommerzielle als auch als Open-Source-Versionen verfügbar gemacht werden.
• Gescannte Dokumente können mit Hilfe der Optical Character Recognition(OCR)-Funktion in durchsuchbare PDFs umgewandelt werden.
• Das webbasierte, agile System speichert Ihre Dateien in der Cloud, erstellt aber keine automatischen Backups und die Daten können nicht wiederhergestellt werden.
• Kompatibel mit allen Betriebssystemen und ermöglicht dadurch Volltextsuche und Versionskontrolle.

Offizieller Link: Ademero

Abgesehen von diesen, den Top 12 der meistgenutzten Dokumentenmanagement-Systeme, gibt es noch ein paar weitere, die der obigen Liste hinzugefügt werden können. Ich habe sie im folgenden Abschnitt kurz vorgestellt.

Zusätzliche Tools

#15) eFileCabinet: Dieses kommerzielle Tool kann in alle Microsoft Office-Anwendungen integriert werden. Es ist mit verschiedenen Versionen von gehosteten und serverseitigen Dokumenten verfügbar.

Mit seiner einzigartigen Workflow-Funktion können Sie Ihre Aufgaben effizient planen.

Offizieller Link: eFileCabinet

#16) ContractZen: Es hilft Ihnen, Ihre wichtigen Dokumente mit allen Details wie Daten und Inhalten zu verwalten.

Sie können interne und externe Audits mit Ihren Dokumenten in ContractZen vorbereiten.

Offizieller Link: ContractZen

#17) MaxxVault: MaxxVault bietet Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) und Cloud Document Management Solutions zur Verwaltung Ihrer Dokumente.

Es hilft, die Kosten für die Produktivität mit voller Automatisierungsunterstützung zu reduzieren.

Offizieller Link: MaxxVault

#18) DocsVault: DocsVault Dokumentenmanagement-Systeme kommen mit den am besten geeigneten Funktionen, um Ihre Dokumente zu verwalten und zu verfolgen.

Es beinhaltet Versionskontrolle, Dokumentensicherheit, Audit Trails & Historie, elektronische Dokumenten-Workflows, Dokumentenprofilierung und Tagging, etc.

Offizieller Link: DocsVault

#19) eVault: eVault ist ein webbasiertes Dokumenten-Management-System. Es bietet Compliance-Management, Verwaltung von Hierarchien auf mehreren Ebenen usw.

Wie jedes andere Dokumentenmanagement-System bietet auch eVault Zugriffskontrolle, Dokumentenindizierung, Versionskontrolle usw.

Offizieller Link: eVault

#20) Catalyst: Catalyst hat mehrere kommerzielle Produkte entwickelt, wie z.B. Catalyst Insights basierend auf XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track und OnRamp.

Es wird mit Unterstützung für mehrere Sprachen entwickelt.

Offizieller Link: Catalyst

#21) Drupal: Drupal ist ein Open-Source-Content-Management-System, das für seine Eigenschaften wie Content Authoring, Performance und Sicherheit bekannt ist.

Modularität ist das Kernprinzip von Drupal. Dieses System ist flexibel, skalierbar und einfach zu bedienen. Sie können Ihr eigenes integriertes digitales Framework mit Drupal erstellen.

Offizieller Link: Drupal

#22) Virtual Office: Virtual Office hat eine Suchfunktion, um beliebige Texte, Autoren, Attribute usw. zu suchen.

Es bietet auch eine gute Dateiverwaltung mit sicherer Speicherung. Passt sich dem geschäftlichen Kontext an und findet die Informationen schnell zur richtigen Zeit.

Weiterlesen =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

Offizieller Link: Virtual Office

#23) bitfarm-Archiv: bitfarm-Archiv ist ein Open-Source-Dokumenten-Management-System und Enterprise-Content-Management für die revisionssichere Archivierung.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören die automatische Archivierung mehrerer Dokumentenquellen, Volltextsuche, flexible Konfiguration usw.

Offizieller Link: bitfarm-Archiv

Das war’s! Wir sind fertig mit den populärsten Dokumenten-Management-Systemen.

Sie können eines oder mehrere je nach Ihren Anforderungen auswählen und sehen, welches am besten für Ihre Organisation geeignet ist. Mit dem Einsatz dieser Software steigt die Gesamtproduktivität und sie macht die Aufgaben viel einfacher und flexibler.

Fazit

Dokumentenmanagement reduziert den Anteil an Aufwand und Zeit, der für die Verwaltung von Dokumenten und Inhalten aufgewendet wird.

Die Verwaltung von Papierkram und die Nachverfolgung von Aufzeichnungen ist eine mühsame Arbeit für denjenigen, der damit umgeht, aber die oben erwähnten Softwares sind sehr hilfreich, um sie in kurzer Zeit flexibel zu gestalten.

Dokumentenmanagement-Systeme erfassen und organisieren Dokumente in elektronische Dokumente, um jederzeit nach Bedarf darauf zugreifen, sie verwalten und nachverfolgen zu können. Erfassen und Indizieren sind die großen Funktionen von DMS, die verwendet werden, um mehrere und größere Dokumente auf einmal zu kombinieren.

Hoffentlich haben Sie eine aus der obigen Liste gewählt!!!