Haben Sie manchmal das Gefühl, dass Sie Ihre ganze Zeit damit verbringen, Krisen zu managen? Dass Sie Ihr Leben im Grunde damit verbringen, ein sprichwörtliches Feuer nach dem anderen zu löschen?
Fühlen Sie sich am Ende des Tages völlig ausgelaugt und ausgelaugt und können dennoch nichts wirklich Bedeutendes erreichen?
Ja?
Dann verwechseln Sie, mein Freund, wahrscheinlich das Dringende mit dem Wichtigen.
Wir haben schon einmal über die vielen Führungslektionen gesprochen, die man aus dem Leben von Dwight D. Eisenhower ziehen kann. Heute werden wir über eine weitere sprechen – ein Prinzip, das ihn durch seine gesamte, äußerst erfolgreiche Karriere als General und Präsident geleitet hat:
„Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig.“
Im Folgenden gehen wir der Unterscheidung nach, die der alte Ike zwischen diesen beiden sehr unterschiedlichen Dingen gemacht hat, und erkunden, wie das Verständnis des „Eisenhower-Entscheidungsprinzips“ Ihnen helfen kann, der Mann zu werden, der Sie sein wollen.
Der Unterschied zwischen dringend und wichtig
Dringlich bedeutet, dass eine Aufgabe sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Das sind die To-Do’s, die „Jetzt!“ schreien. Dringende Aufgaben versetzen uns in einen reaktiven Modus, der von einer defensiven, negativen, übereilten und eng fokussierten Denkweise geprägt ist.
Wichtige Aufgaben sind Dinge, die zu unserer langfristigen Mission, unseren Werten und Zielen beitragen. Manchmal sind wichtige Aufgaben auch dringend, aber typischerweise sind sie es nicht. Wenn wir uns auf wichtige Aktivitäten konzentrieren, arbeiten wir in einem reaktionsfähigen Modus, der uns hilft, ruhig, rational und offen für neue Möglichkeiten zu bleiben.
Es ist eine ziemlich intuitive Unterscheidung, dennoch tappen die meisten von uns häufig in die Falle, zu glauben, dass alle dringenden Aktivitäten auch wichtig sind. Diese Neigung hat wahrscheinlich Wurzeln in unserer Evolutionsgeschichte; unsere Vorfahren konzentrierten sich mehr auf kurzfristige Belange als auf langfristige Strategien, da das Reagieren auf unmittelbare Reize (wie eine angreifende Säbelzahnkatze) den Unterschied zwischen Leben und Tod bedeuten konnte.
Moderne Technologien (24-Stunden-Nachrichten, Twitter, Facebook, Textnachrichten), die uns ständig mit Informationen bombardieren, haben diese tief verwurzelte Denkweise nur noch verstärkt. Unsere Stimulus-produzierende Technologie behandelt alle Informationen als gleichermaßen dringend und dringlich. Miley Cyrus‘ Twerk-Gate wird das gleiche Gewicht beigemessen wie wichtigen politischen Diskussionen in Washington.
Wir erleben, wie der Autor Douglas Rushkoff behauptet, einen „Gegenwartsschock“ – einen Zustand, in dem „wir in einem kontinuierlichen, ständig präsenten ‚Jetzt‘ leben“ und unseren Sinn für eine langfristige Erzählung und Richtung verlieren. In einem solchen Zustand ist es leicht, den Unterschied zwischen dem wirklich Wichtigen und dem bloß Dringenden aus den Augen zu verlieren.
Die Folgen dieser Prioritätsblindheit sind sowohl persönlich als auch gesellschaftlich. In unserem eigenen Leben leiden wir unter Burnout und Stagnation, und auf einer breiteren Ebene ist unsere Kultur nicht in der Lage, die wirklich wichtigen Probleme unserer Zeit zu lösen.
Die Eisenhower-Entscheidungsmatrix
Der Wirtschaftsdenker Stephen Covey machte das Eisenhower-Entscheidungsprinzip in seinem Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ populär. In diesem Buch entwarf Covey eine Entscheidungsmatrix, die dem Einzelnen helfen soll, zu unterscheiden, was wichtig und unwichtig ist und was dringend und nicht dringend ist. Die Matrix besteht aus einem Quadrat, das in vier Felder oder Quadranten unterteilt ist, die folgendermaßen beschriftet sind: 1) Dringend/Wichtig, 2) Nicht Dringend/Wichtig, 3) Dringend/Nicht wichtig und 4) Nicht Dringend/Nicht wichtig:
Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Quadranten ein und erklären, in welchem wir die meiste Zeit verbringen sollten, wenn wir unser Bestes geben und das Beste aus unserem Leben machen wollen.
Quadrant 1: Dringende und wichtige Aufgaben
Aufgaben im Quadranten 1 sind sowohl dringend als auch wichtig. Es sind Aufgaben, die unsere sofortige Aufmerksamkeit erfordern und gleichzeitig auf die Erfüllung unserer langfristigen Ziele und Aufgaben im Leben hinarbeiten.
Aufgaben des Quadranten 1 bestehen typischerweise aus Krisen, Problemen oder Terminen.
Hier sind ein paar konkrete Beispiele für dringende und wichtige Aufgaben:
- Bestimmte E-Mails (könnte ein Jobangebot sein, eine E-Mail für eine neue Geschäftsmöglichkeit, die sofortiges Handeln erfordert, etc.)
- Abgabetermin der Hausarbeit
- Steuertermin
- Frau in der Notaufnahme
- Automotor geht aus
- Hausarbeit
- Sie haben einen Herzinfarkt und landen im Krankenhaus
- Sie bekommen einen Anruf vom Rektor Ihres Kindes, dass Sie zu einer Besprechung über sein Verhalten kommen sollen
Mit ein bisschen Planung und Organisation können viele lassen sich viele Q1-Aufgaben effizienter gestalten oder sogar ganz eliminieren. Anstatt zum Beispiel bis zur letzten Minute zu warten, um an einer Hausarbeit zu arbeiten (und sie damit zu einer dringenden Aufgabe zu machen), könnten Sie Ihre Zeit so planen, dass Sie eine Woche im Voraus mit der Arbeit fertig sind. Oder anstatt darauf zu warten, dass etwas in Ihrem Haus auseinanderfällt und repariert werden muss, können Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Wartung einhalten.
Während wir nie in der Lage sein werden, dringende und wichtige Aufgaben komplett zu eliminieren, können wir sie mit ein wenig Proaktivität und indem wir mehr Zeit in Quadrant 2 verbringen, deutlich reduzieren.
Was uns natürlich zu…
Quadrant 2: Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben
Aufgaben im Quadranten 2 sind die Aktivitäten, die keine dringende Deadline haben, Ihnen aber dennoch helfen, Ihre wichtigen persönlichen, schulischen und beruflichen Ziele zu erreichen sowie Ihre allgemeine Mission als Mensch zu erfüllen.
Q2-Aufgaben drehen sich typischerweise darum, Beziehungen zu stärken, für die Zukunft zu planen und sich selbst zu verbessern.
Hier sind einige konkrete Beispiele für nicht dringende, aber wichtige Aufgaben:
- Wochenplanung
- Langfristige Planung
- Bewegung
- Familienzeit
- Lesen von lebens-bereichernde Bücher
- Journalismus
- Einen Kurs besuchen, um eine Fähigkeit zu verbessern
- Zeit mit einem lohnenden Hobby verbringen
- Studieren
- Meditieren
- Dienstleistungen
- Auto- und Hauswartung
- Date-Abend mit der Frau
- Erstellen eines Budgets und Sparplans
Nach Covey, sollten wir danach streben, die meiste Zeit mit Q2-Aktivitäten zu verbringen, da sie uns dauerhaftes Glück, Erfüllung und Erfolg bringen. Leider gibt es ein paar zentrale Herausforderungen, die uns davon abhalten, genug Zeit und Energie in Q2-Aufgaben zu investieren:
- Sie wissen nicht, was Ihnen wirklich wichtig ist. Wenn Sie keine Ahnung haben, welche Werte und Ziele Ihnen am wichtigsten sind, wissen Sie natürlich auch nicht, auf welche Dinge Sie Ihre Zeit verwenden sollten, um diese Ziele zu erreichen! Stattdessen werden Sie sich an die Reize und Aufgaben klammern, die am dringendsten sind. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen eine Lebensmission fehlt oder Sie sich nicht sicher sind, was Ihre Grundwerte sind, empfehle ich Ihnen dringend, unsere Artikel über die Entwicklung eines Lebensplans sowie die Definition Ihrer Grundwerte zu lesen.
- Gegenwartsbezogenheit. Wie gerade besprochen, haben wir alle die Neigung, uns auf das zu konzentrieren, was im Moment am dringendsten ist. Das ist unser Standardmodus. Es ist schwer, sich zu motivieren, etwas zu tun, wenn keine Deadline über unserem Kopf schwebt. Aus dieser Ausweichposition herauszukommen, erfordert Willenskraft und Selbstdisziplin – Qualitäten, die nicht von Natur aus vorhanden sind und aktiv kultiviert und ausgedrückt werden müssen.
Weil Q2-Aktivitäten nicht auf unsere Aufmerksamkeit drängen, halten wir sie typischerweise für immer auf der Ausweichposition unseres Lebens und sagen uns: „Ich komme zu diesen Dingen ‚irgendwann‘, nachdem ich mich um diese dringenden Dinge gekümmert habe.“ Wir schieben es sogar vor uns her, herauszufinden, was im Leben am wichtigsten ist, was natürlich nur einen Kreislauf aufrechterhält, in dem wir uns immer nur um die dringendsten Aufgaben auf unserer Liste kümmern.
Aber „irgendwann“ wird nie kommen; wenn Sie damit warten, die wichtigen Dinge zu erledigen, bis sich Ihr Terminkalender ein wenig gelichtet hat, vertrauen Sie mir, wenn ich sage, dass es nicht so sein wird. Sie werden sich immer so beschäftigt fühlen wie jetzt, und wenn überhaupt, wird das Leben mit zunehmendem Alter nur noch geschäftiger (zumindest bis zur Pensionierung).
Um unsere inhärente Gegenwartsorientierung zu überwinden, die uns daran hindert, uns auf Aktivitäten des Quadranten 2 zu konzentrieren, müssen wir unser Leben bewusst und proaktiv leben. Sie können Ihr Leben nicht im Standardmodus führen. Sie müssen bewusst entscheiden: „Ich werde mir auf Teufel komm raus Zeit für diese Dinge nehmen.“
Quadrant 3: Dringende und unwichtige Aufgaben
Aufgaben in Quadrant 3 sind Aktivitäten, die jetzt unsere Aufmerksamkeit erfordern (dringend), uns aber nicht helfen, unsere Ziele zu erreichen oder unsere Mission zu erfüllen (unwichtig). Die meisten Q3-Aufgaben sind Unterbrechungen von anderen Menschen und beinhalten oft, ihnen zu helfen, ihre eigenen Ziele zu erreichen und ihre eigenen Prioritäten zu erfüllen.
Hier sind einige konkrete Beispiele für Aktivitäten aus Quadrant 3:
- Telefonanrufe
- Textnachrichten
- Die meisten E-Mails (einige E-Mails könnten dringend und wichtig sein)
- Kollege, der während Ihrer Hauptarbeitszeit an Ihrem Schreibtisch vorbeikommt, um Sie um einen Gefallen zu bitten
- Bitte eines ehemaligen Mitarbeiters, ein Empfehlungsschreiben in seinem Namen zu verfassen (es ist wahrscheinlich wichtig für ihn, aber seien wir ehrlich, für Sie ist es wahrscheinlich nicht so wichtig)
- Mutter kommt unangekündigt vorbei und möchte Ihre Hilfe bei einer Hausarbeit
Nach Covey verbringen viele Menschen die meiste Zeit mit Q3-Aufgaben, während sie denken, sie arbeiten in Q1. Da Q3-Aufgaben anderen helfen, fühlen sie sich definitiv wichtig. Außerdem handelt es sich in der Regel um greifbare Aufgaben, deren Erledigung Ihnen das Gefühl der Befriedigung gibt, das entsteht, wenn Sie etwas von Ihrer Liste abhaken.
Aber während Q3-Aufgaben für andere wichtig sein mögen, sind sie für Sie nicht wichtig. Sie sind nicht unbedingt schlecht, aber sie müssen mit Ihren Q2-Aktivitäten ausgeglichen werden. Andernfalls haben Sie am Ende das Gefühl, dass Sie von Tag zu Tag eine Menge erledigen, während Sie am Ende feststellen, dass Sie bei Ihren eigenen langfristigen Zielen nicht wirklich vorankommen. Das ist ein Rezept für persönliche Frustration und Ressentiments gegenüber anderen Menschen.
Menschen, die die meiste Zeit mit dringenden, aber unwichtigen Aufgaben verbringen, leiden oft unter dem „Nice-Guy-Syndrom“ und wollen es anderen ständig recht machen – auf Kosten ihres eigenen Glücks.
Wenn Sie das sind, ist die Lösung einfach: Werden Sie durchsetzungsfähiger und fangen Sie an, zu den meisten Anfragen entschieden (aber höflich) Nein zu sagen.
Quadrant 4: Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben
Aktivitäten im Quadranten 4 sind nicht dringend und nicht wichtig. Sie sind das, was ich gerne als „Herumtrödel“-Aktivitäten bezeichne. Q4-Aktivitäten sind weder dringend noch helfen sie Ihnen, langfristige Ziele zu erreichen oder Ihre Mission als Mensch zu erfüllen. Sie sind in erster Linie Ablenkungen.
Spezifische Beispiele für nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben sind:
- Fernsehen
- Langsames Surfen im Internet
- Videospiele spielen
- Scrollen durch Facebook, Twitter, Instagram
- Glücksspiel
- Einkaufstouren
Ich denke, wenn die meisten von uns ein Zeit-Audit bei sich selbst durchführen würden, würden wir feststellen, dass wir übermäßig viel Zeit mit Q4 Aktivitäten verbringen. Ich bin sicher, die meisten von uns haben diese „Ich verschwende mein Leben“-Momente, nachdem wir stundenlang im Internet gesurft haben und feststellen, dass wir diese Zeit hätten nutzen können, um unsere nobleren Lebensziele zu verfolgen. Nein? Das ist nur bei mir so? Dang.
Als Pragmatiker glaube ich nicht, dass Sie Q4-Aktivitäten gänzlich aus Ihrem Leben streichen müssen. Nach einem besonders hektischen und anstrengenden Tag ist es genau das, was mein Gehirn braucht, um sich zu entspannen, wenn ich eine halbe Stunde lang im Internet surfe oder meine Lieblingsserie anschaue.
Anstatt das Ziel zu verfolgen, sich komplett von nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben zu befreien, versuchen Sie, nur eine sehr begrenzte Zeit damit zu verbringen. 5 % oder weniger Ihrer wachen Stunden sind ein gutes Ziel.
Sein Sie wie Ike; verbringen Sie mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben
In unserer heutigen Schockwelt ist die Fähigkeit, das Signal aus dem Rauschen herauszufiltern oder zwischen dem, was dringend und dem, was wirklich wichtig ist, zu unterscheiden, eine essentielle Fähigkeit.
Meine Herausforderung für Sie in dieser Woche ist es, die Eisenhower Entscheidungsmatrix auf so viele Aspekte Ihres Lebens anzuwenden, wie Sie können. Wenn Sie vor einer Entscheidung stehen, halten Sie inne und fragen Sie sich: „Tue ich das, weil es wichtig ist, oder tue ich es, weil es einfach nur dringend ist?“
Ich verspreche Ihnen, wenn Sie die meiste Zeit mit nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben verbringen, werden Sie ein neues Gefühl von Ruhe, Kontrolle und Gelassenheit in Ihrem Leben spüren. Sie werden das Gefühl haben, dass Sie echte Fortschritte machen. Indem Sie Ihre Zeit in die planenden/organisierenden Aktivitäten von Q2 investieren, können Sie viele der Krisen und Probleme von Q1 verhindern und beseitigen, die Anforderungen von Q3 mit Ihren eigenen Bedürfnissen in Einklang bringen und die Auszeiten von Q4 wirklich genießen, weil Sie wissen, dass Sie sich den Rest verdient haben. Indem Sie die Aufgaben in Q2 zu Ihrer obersten Priorität machen, haben Sie die mentalen, emotionalen und physischen Voraussetzungen, um positiv zu reagieren, anstatt defensiv zu reagieren.
Werkzeuge, die Ihnen helfen
Um Ihnen bei der Anwendung der Eisenhower-Entscheidungsmatrix zu helfen, empfehlen wir Ihnen, sich die folgenden Werkzeuge anzusehen.
Eisenhower App. Dies ist eine iPhone-App, mit der Sie Ihre Aufgaben ganz einfach nach der Eisenhower-Entscheidungsmatrix organisieren können. Ich hatte die Gelegenheit, ein wenig damit herumzuspielen und mochte, was ich sah. Ich habe nichts Vergleichbares für Android gefunden.
Laden Sie sich das Eisenhower Decision Matrix Worksheet herunter. Ich habe ein schickes kleines PDF der Eisenhower-Entscheidungsmatrix erstellt, das Sie kostenlos herunterladen können. Drucken Sie sich heute Abend eines aus und nehmen Sie sich 30 Minuten Zeit für persönliche Reflexion. Machen Sie eine Liste der Aufgaben, mit denen Sie die meiste Zeit verbringen, und ordnen Sie diese einem entsprechenden Quadranten in der Matrix zu. So erhalten Sie eine ungefähre Vorstellung davon, ob Sie Zeit für Aktivitäten aufwenden, die tatsächlich wichtig sind.
Nachdem Sie das getan haben, überlegen Sie sich, wie Sie die Zeit, die Sie für Q1-, Q3- und Q4-Aufgaben aufwenden, reduzieren und die Zeit, die Sie für Q2-Aktivitäten aufwenden, erhöhen können.