Do’s and Don’ts of Workplace Investigations

Es gibt keinen Mangel an Nachrichten über die Folgen, die von Belästigung ausgehen können. Selbst wenn die Belästigung außerhalb des Arbeitsplatzes stattfindet, kann sie den Ruf und das Ergebnis eines Arbeitgebers beeinträchtigen. Wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde über Belästigung einreicht, die konkrete Anschuldigungen beinhaltet, ist eine Untersuchung erforderlich. (Eine Untersuchung ist möglicherweise nicht erforderlich, wenn ein Mitarbeiter lediglich eine vage Beschwerde über Unhöflichkeit einreicht). Gerichte haben entschieden, dass das Unterlassen einer Untersuchung einer Diskriminierung gleichkommt. Das Gesetz bietet jedoch sichere Häfen – Richtlinien und Verfahren, die, wenn sie ordnungsgemäß befolgt werden, als Beweis dafür angesehen werden können, dass der Beschwerdeführer und der Gegenstand der Beschwerde fair behandelt wurden.

Ein sicherer Hafen wird durch die sogenannte Faragher/Ellerth-Verteidigung geboten. Faragher v. City of Boca Raton und Burlington Industries, Inc. v. Ellerth sind zwei Fälle aus dem Jahr 1998. In diesen Fällen entschied das Gericht, dass Arbeitgeber unter drei Bedingungen nicht für feindselige Belästigung am Arbeitsplatz haftbar gemacht werden können. Eine davon ist, dass der klagende Arbeitnehmer keine nachteilige Maßnahme in seinem Arbeitsverhältnis erlitten hat, zum Beispiel eine Degradierung oder Entlassung. Eine weitere Bedingung ist, dass jegliches belästigende Verhalten sofort abgestellt wurde. Die dritte Bedingung ist diejenige, für die die Faragher/Ellerth-Verteidigung am bekanntesten ist: Der beschwerdeführende Mitarbeiter hat keine etablierten Meldeverfahren genutzt, die seinem Arbeitgeber die Möglichkeit gegeben hätten, Abhilfe zu schaffen. Kurz gesagt: Da Sie es uns nicht gesagt haben, wie hätten wir es wissen können?

Diese dritte Bedingung ist ein guter Grund, ein schriftliches Meldeverfahren für Belästigungen in einem Mitarbeiterhandbuch zu haben. Typischerweise verlangt das Verfahren von den Mitarbeitern, dass sie sich mit einer Beschwerde über Belästigung an einen Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden, oder, wenn der Mitarbeiter es für nötig hält, an eine ranghöhere Person als seinen unmittelbaren Vorgesetzten. Ein Arbeitgeber kann sich weiter schützen, indem er Mitarbeiter Bestätigungen unterschreiben lässt, die zeigen, dass sie eine Kopie des Meldeverfahrens erhalten haben.

Zusätzlich zu einer richtig formulierten Melderichtlinie und einem Mittel, das sicherstellt, dass die Mitarbeiter wissen, worum es geht, sollte ein Arbeitgeber auch Richtlinien und Verfahren für das, was danach kommt, festgelegt haben: eine Untersuchung. Auch bei diesem Schritt bietet das Gesetz einen sicheren Hafen. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc. ein weiterer Fall aus Kalifornien aus dem Jahr 1998, dient oft als Beispiel.

In diesem Fall wurde ein Mitarbeiter der sexuellen Belästigung beschuldigt. Nach einer Untersuchung feuerte ihn sein Arbeitgeber, woraufhin er klagte. Eine Frage vor Gericht war, ob die Untersuchung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Letztendlich entschied das Gericht, dass die Untersuchung (bei der Beweise für das Fehlverhalten des Mitarbeiters gefunden wurden) ordnungsgemäß durchgeführt wurde und dass der Arbeitgeber den entlassenen Mitarbeiter daher nicht unfair behandelt hatte. Ein zweiter sicherer Hafen für Arbeitgeber ist also die Durchführung einer ordnungsgemäßen Untersuchung. Eine andere Möglichkeit, Cotran zu betrachten, ist, dass ein Arbeitgeber die Belästigung nicht mit der gleichen Gründlichkeit nachweisen muss, wie es in einem Gerichtssaal der Fall sein könnte. Eine Untersuchung am Arbeitsplatz muss sich nicht an die gleichen strengen Regeln halten wie eine polizeiliche Untersuchung, zum Beispiel. Aber dieser entspanntere Standard lässt immer noch viel Raum für Fehler.

Untersuchung Don’ts

Glücklicherweise gibt es für Arbeitgeber einige Richtlinien, was zu tun ist, wenn eine Beschwerde eingereicht wird. Hier ist eine kurze Liste:

1. Verzögern oder versäumen Sie nicht, eine Untersuchung durchzuführen. Sobald eine Beschwerde eingereicht wird, beginnt die Uhr zu ticken. Wenn nach einer Beschwerde nichts passiert, wird ein Gericht wahrscheinlich unversöhnliche Schlussfolgerungen ziehen. Eine Untersuchung sollte auch zeitnah abgeschlossen werden, sonst könnte ein Gericht daraus schließen, dass die Untersuchung absichtlich nicht abgeschlossen wurde.
2. Lassen Sie den Beschwerdeführer nicht durch Reifen springen. Das Meldeverfahren sollte einfach sein. Es muss keine schriftliche Erklärung oder gar die kontinuierliche Mitarbeit des Beschwerdeführers erfordern. Sobald eine konkrete Beschwerde vorliegt, sollte eine Untersuchung eingeleitet werden.
3. Versäumen Sie es nicht, eine ehrliche Untersuchung durchzuführen. Selbst wenn die Beschwerde fragwürdig erscheint, ist es für den Arbeitgeber besser, eine Untersuchung durchzuführen. Fordern Sie Dokumente und elektronische Kommunikation an. Befragen Sie Zeugen. Prüfen Sie Anwesenheit, Überwachung, Kalender, Computeraufzeichnungen und so weiter. Beschaffen Sie alle relevanten Beweise und prüfen Sie sie.
4. Das darf nicht nach außen dringen. Es ist wichtig, die Vertraulichkeit zu wahren. Der Beschwerdeführer, die Zeugen und die Person, die des Fehlverhaltens beschuldigt wird, sollten in der Lage sein, ihre Beweise vorzulegen, ohne befürchten zu müssen, dass Sie anderen davon erzählen werden. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter nicht zum Schweigen verpflichtet sind, so dass es sich zwar herumsprechen kann, aber nicht von Ihnen kommen sollte.
5. Nehmen Sie keine Vergeltung vor. Vergeltungsmaßnahmen sind ein separater Verstoß gegen das Gesetz.
6. Versäumen Sie es nicht, eine Schlussfolgerung zu ziehen. Nach einer Untersuchung ist der Arbeitgeber verpflichtet, etwas zu tun, auch wenn die Beweise nicht über „er sagte, sie sagte“ hinausgehen. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, was passiert ist, basierend auf den Beweisen, die Sie haben, einschließlich der Glaubwürdigkeit der Parteien, und handeln Sie auf der Grundlage dieser Entscheidung.

Wie diese Liste deutlich macht, laufen die meisten Verstöße auf ein Versäumnis hinaus, Maßnahmen als Reaktion auf eine Beschwerde zu ergreifen. Welche Maßnahmen sollten also ergriffen werden?

Untersuchungs-Do’s

Der beste Weg, eine Untersuchung durchzuführen, ist die Einhaltung von Verfahren, die in einem vorbereiteten Handbuch festgelegt sind. Wenn eine Beschwerde ihren Weg in einen Gerichtssaal findet, kann ein Arbeitgeber zeigen, dass er in gutem Glauben gehandelt hat, indem er einem ordnungsgemäßen Verfahren gefolgt ist. Hier sind einige Do’s:

1. Führen Sie ein Protokoll. Notieren Sie das Datum, an dem Sie die Beschwerde erhalten haben, die Details der Beschwerde und die Daten, an denen Untersuchungsmaßnahmen ergriffen wurden, bis die Beschwerde gelöst wurde. Die Gesetze variieren, wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen; prüfen Sie Ihre lokalen Gesetze. Als Faustregel gelten drei Jahre.
2. Befolgen Sie die im vorbereiteten Handbuch beschriebene Vorgehensweise.

Was sind einige empfohlene Vorgehensweisen zur Durchführung einer Untersuchung? Eine Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass die Verfahren für Untersuchungen am Arbeitsplatz nicht so streng festgelegt sind wie bei polizeilichen Untersuchungen. Ein Arbeitgeber kann eine Untersuchung intern durchführen oder einen externen Ermittler beauftragen. Wenn ein Mitarbeiter Mitglied einer Gewerkschaft ist oder andere besondere Umstände vorliegen, gibt es zusätzliche Verfahren, die befolgt werden müssen. Im Allgemeinen ist jedoch ein Ermessensspielraum gegeben, solange die Untersuchung in gutem Glauben durchgeführt wird. In diesem Sinne hier eine kurze Zusammenfassung, wie eine Untersuchung durchgeführt werden kann.

Die Untersuchung ist vertraulich
Benutzen Sie einen privaten Raum, in dem Privatsphäre und Vertraulichkeit gewahrt werden können. Die Person, die die Untersuchung durchführt, sollte gut darin sein, genaue Notizen zu machen. Das liegt daran, dass Menschen oft mitteilsamer sind, wenn sie nicht aufgezeichnet werden. Wenn jedoch ein Aufnahmegerät verwendet wird, sollte jede Aufzeichnung mit einer Aufzählung der Uhrzeit, des Datums, der anwesenden Personen, der besprochenen Angelegenheit und einer Einverständniserklärung zur Aufzeichnung beginnen und enden.

Bleiben Sie unparteiisch
Notizen können später als Beweismittel vor Gericht erscheinen, daher sollten sie frei von unprofessionellen Kommentaren sein und nicht nachträglich bearbeitet oder „aufgeräumt“ werden. Der Ermittler kann einen Zeitplan der Ereignisse aufstellen, eine Liste der zu befragenden Personen vorbereiten und ein gewünschtes Abschlussdatum für die Untersuchung festlegen. Der Ermittler sollte unparteiisch sein. Es kann sich dabei um einen Manager, ein Mitglied der Personalabteilung oder einen externen Ermittler handeln.

Sein Sie ehrlich
Der Interviewer sollte gegenüber den Befragten offen sein. Der Interviewer sollte keine Versprechungen machen, keine Schlüsse ziehen und keine Drohungen aussprechen. Der Interviewer sollte auch ehrlich darüber sein, wen er vertritt – in den meisten Fällen den Arbeitgeber. Der Interviewer sollte die Befragten wissen lassen, dass sie das Interview jederzeit beenden können.

Gründliche Interviews durchführen
Interviews beginnen oft mit dem Beschwerdeführer. Der Ermittler kann offene Fragen stellen, wie z. B.: „In Ihren eigenen Worten, was ist passiert?“ und mit Folgefragen versuchen, Daten, Zeiten und andere Einzelheiten zu ermitteln. Jede befragte Person kann aufgefordert werden, Beweise wie E-Mails, Texte und andere Dokumente vorzulegen. Der Ermittler kann die Dinge auf Kurs halten, indem er die Befragten bittet, sich an Einzelheiten zu halten. Einige andere Fragen, die gestellt werden können, sind: „Was haben Sie zu der Zeit gesagt/getan?“ „Haben Sie mit jemandem darüber gesprochen?“ (einschließlich Ärzten und Therapeuten), und „Welche Maßnahmen soll das Unternehmen Ihrer Meinung nach ergreifen?“

Das nächste Gespräch kann mit der Person geführt werden, die beschuldigt oder belästigt wird. Dieser Person sollte gesagt werden, warum sie befragt wird, und ihr sollten die gleichen Fragen gestellt werden wie dem Beschwerdeführer. „Was ist passiert?“, gefolgt von Fragen, die sich auf Zeit und Ort beziehen.

Zusätzliche Fragen sollten sich darauf beziehen, ob jemand anderes über das angebliche Verhalten sprechen kann. „War sonst noch jemand da?“ „Kennen Sie noch jemanden, der möglicherweise beteiligt war?“ „

Aus diesen Befragungen kann eine Liste von Zeugen, falls vorhanden, erstellt werden, und die Zeugen können auf die gleiche unparteiische Weise befragt werden. Während dies geschieht, kann der Zeitplan ausgefüllt und eine Zusammenfassung der vereinbarten Fakten erstellt werden. Im weiteren Verlauf dieses Prozesses kann sich die Notwendigkeit für zweite Befragungen ergeben, da unterschiedliche Darstellungen verglichen werden.

Beweise sammeln
Sammeln Sie alle Dokumente und Aufzeichnungen, die für die Untersuchung relevant sein können, einschließlich, aber nicht beschränkt auf E-Mails, Texte und Kalender. Diese Dokumente können dabei helfen, Lücken im Zeitablauf zu füllen, Lücken in Zeugenaussagen zu schließen und die Glaubwürdigkeit von Zeugen zu belegen.

Eine vernünftige, gutgläubige Entscheidung treffen
Schließlich muss der Arbeitgeber nach der Überprüfung der im Gespräch gesammelten Beweise eine Entscheidung treffen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, und diese schriftlich festhalten und in seinen Untersuchungsbericht aufnehmen. Das Gesetz missbilligt es, nichts zu tun.

Darüber hinaus muss die Entscheidung angemessen sein. Auch wenn es möglich ist, das Problem mit ein paar Schulungen und Memoranden zu lösen, kann eine Untersuchung in gutem Glauben damit enden, dass die Glaubwürdigkeit der einen Partei besser ist als die der anderen, was entsprechende Konsequenzen nach sich zieht. Arbeitgeber können jedoch nicht davor zurückschrecken, eine vernünftige, gutgläubige Entscheidung zu treffen, nur weil der Ruf eines Mitarbeiters leiden könnte, ohne möglicherweise den Safe-Harbor-Schutz zu verlieren.

Schlussfolgerung

Da der Fokus landesweit weiterhin auf Belästigung liegt, müssen Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, auf Ansprüche an ihrem Arbeitsplatz zu reagieren und sich davor zu schützen. Zu dieser Vorbereitung gehören eine schriftliche Meldepolitik und gut etablierte Untersuchungsverfahren. Indem sie vorbereitet sind, können Arbeitgeber die Vorteile der Safe-Harbor-Regeln nutzen, die ihre Haftung bei Belästigungsklagen begrenzen.