10 Meilleurs systèmes de gestion de documents pour un meilleur flux de travail

Système de gestion de documents le plus fréquemment utilisé :

Avec le processus de numérisation en cours, les gens souhaitent réduire leur travail sur papier et s’attendent à avoir accès à leurs documents importants de n’importe où et à tout moment.

Les systèmes de gestion de documents sont la meilleure solution pour rendre cette tâche beaucoup plus facile. Les lecteurs PDF sont le meilleur exemple de système de gestion de documents grâce auquel vous pouvez accéder au fichier PDF hors ligne et le stocker pour le consulter et même l’imprimer et le publier à tout moment et en tout lieu.

Les systèmes de gestion de documents sont également connus sous le nom de système de gestion de contenu et sont largement considérés comme le composant de la gestion de contenu d’entreprise (ECM). Il est lié à la gestion des enregistrements, aux flux de travail, à la gestion des actifs numériques, etc.

Dans ce tutoriel, nous allons examiner en profondeur les systèmes de gestion de documents les plus populaires qui sont utilisés par un certain nombre d’organisations prospères pour gérer leurs documents papier de manière efficace.

Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire peut être définie comme la manière qui est utilisée par les organisations pour gérer et suivre les documents électroniques.

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Lignes directrices pour mieux comprendre la gestion de documents :

• Édition simultanée mais séparée des documents pour éviter le conflit d’écrasement.
• Retourner à la dernière version exacte du document en cas d’erreur.
• Contrôle de version pour différencier deux versions différentes.
• Reconstruction des documents.

Aujourd’hui, la gestion des documents est disponible depuis une petite application autonome jusqu’à des configurations à grande échelle à l’échelle de l’entreprise qui intègre des fonctionnalités standard de remplissage des documents.

Ces fonctionnalités comprennent :

• L’emplacement de stockage
• Sécurité et contrôle d’accès
• Audit et indexation
• Classification, recherche et récupération
• Intégration avec l’application de bureau

Systèmes de gestion de documents

Les systèmes de gestion de documents font référence à la gestion et à l’accès aux documents par voie électronique.

Les systèmes de gestion de contenu d’entreprise gèrent et contrôlent les documents numériques créés à l’aide de la suite Microsoft Office et de logiciels de comptabilité comme la CAO, etc.

Le système de gestion de documents électroniques doit contenir les composants indiqués ci-dessous pour s’avérer efficace :

• Importer : Pour ouvrir un nouveau document dans le système.
• Stockage : Pour maintenir les fichiers du système et utiliser le stockage.
• Identité : Pour retrouver des documents avec précision en attribuant des index.
• Exportation : Pour supprimer des éléments du système.
• Sécurité : Protection par mot de passe sur certains fichiers pour les utilisateurs autorisés.

=> Contactez-nous pour suggérer une liste ici.

Les systèmes de gestion de documents les plus populaires

Examinons certains des systèmes de gestion de documents les plus populaires qui sont largement utilisés pour réduire la documentation papier et améliorer la performance documentaire d’une organisation.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office

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6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M-.Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

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#1) pCloud

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Caractéristiques clés

• PCloud vous permettra de définir les autorisations de groupe ou les niveaux d’accès individuels.
• Vous pouvez contrôler l’accès aux données par le biais de dossiers partagés.
• Il vous permettra de commenter les fichiers & dossiers.
• Il maintient des journaux détaillés pour l’activité du compte.
• Vous pouvez accéder à toute version antérieure de vos fichiers.
• Il dispose de fonctionnalités de gestion, de partage, de sécurisation, de versionnement des fichiers, de sauvegarde des fichiers et de gestion des actifs numériques.

#2) HubSpot

Caractéristiques :

• Le logiciel de gestion des documents de vente et de suivi des ventes HubSpot sera utile pour créer une bibliothèque de contenu de vente pour toute l’équipe.
• Vous pourrez partager des documents à partir de votre boîte de réception Gmail ou Outlook.
• Il vous alertera lorsque les prospects s’engageront avec le contenu envoyé par vous.
• Il fournira des indications sur la façon dont le contenu de vente est utile pour faire avancer votre processus de vente, la fréquence à laquelle le contenu est utilisé par l’équipe.
• HubSpot a un logiciel de vente tout-en-un avec de nombreuses fonctionnalités comme le suivi des emails, la planification des emails, l’automatisation des ventes, le chat en direct, le reporting, etc.

#3) Alfresco

Caractéristiques principales :

• C’est un ECM Open source qui fournit la gestion des documents, la collaboration, la gestion des connaissances et du contenu Web, la gestion des & images d’enregistrement, le référentiel de contenu et le flux de travail
• Il prend en charge le système de fichiers à interface commune(CIFS) qui permet la compatibilité des documents avec Windows ainsi qu’avec les systèmes d’exploitation de type Unix.
• Alfresco est livré avec un support API et fonctionne comme un back-end pour stocker et récupérer le contenu.
• La personnalisation facile et le contrôle de version sont les meilleures caractéristiques d’Alfresco mais sont assez complexes à utiliser

Lien officiel : Alfresco

#4) LogicalDOC

Caractéristiques principales:

• LogicalDOC est un système open-source basé sur Java et peut être accessible par n’importe quel navigateur web
• Ce système peut être accessible sur votre propre réseau et il permet de créer et de gérer un nombre quelconque de documents.
• Il aide à améliorer la productivité et la collaboration des systèmes de gestion de documents.
• Il offre un accès rapide et une récupération facile du contenu.
• Il utilise des cadres Java comme Hibernate, Lucene et Spring pour fournir une solution de gestion de documents très flexible.
• Il est livré avec un ensemble d’API bien définies pour s’intégrer avec des applications tierces.

Lien officiel : LogicalDOC

#5) Feng Office

Caractéristiques principales:

• Feng Office est un SGD open-source avec une plateforme de collaboration basée sur le Web.
• Certaines bonnes fonctionnalités du Feng Office comprennent le suivi du temps, le diagramme de Gantt, la gestion des tâches et la gestion des connaissances.
• Il est convivial et vous permet de marquer les éléments.
• Vous pouvez même suivre et envoyer le contenu à plusieurs utilisateurs en même temps.
• Le seul inconvénient est qu’il rend certaines de ses fonctionnalités payantes à chaque mise à jour.

Lien officiel : Feng Office

#6) Nuxeo

Caractéristiques principales:

• Nuxeo est un système open-source qui gère le flux de contenu à travers le cycle commercial.
• Le système éprouvé réduit la consommation de temps nécessaire à la recherche et à l’extraction de contenu.
• Il fournit un certain nombre de moyens de capturer le contenu, y compris la numérisation d’images.
• La journalisation d’audit est l’une des bonnes fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour suivre le contenu et c’est un moyen plus facile aussi.
• Sert un ensemble riche d’API, une plate-forme robuste, une personnalisation facile et la maintenance des projets.
• Mais il est assez délicat pour les débutants et la personnalisation de certaines instances peut devenir complexe aussi.

Lien officiel : Nuxeo

#7) KnowledgeTree

Caractéristiques principales:

• Un système de gestion documentaire open-source qui permet de suivre, partager et sécuriser le contenu.
• Des fonctionnalités telles que les métadonnées, le flux de travail, le dépôt de documents à version contrôlée et la prise en charge de WebDAV.
• Vous pouvez récupérer le bon contenu au bon moment.
• La fonctionnalité de lecture rapide permet à l’utilisateur de créer et de gérer les cadences du contenu.

Lien officiel : KnowledgeTree

#8) Seed DMS

Caractéristiques principales:

• Seed DMS est un système de gestion de documents convivial et une source ouverte.
• Ce DMS est particulièrement basé sur PHP, MySQL et sqlite3.
• Servi comme une plateforme entièrement développée et prête pour l’entreprise pour tracer, accéder, stocker et partager des documents.
• Il peut être considéré comme la prochaine version de LetoDMS et est entièrement compatible avec lui.
• Autorise l’édition de documents disponibles au format HTML.
• Vous pouvez préparer une présentation en ligne et il permet la collaboration en temps réel.

Lien officiel : Seed DMS

#9) Casebox

Caractéristiques principales:

• Casebox est un outil extensible pour étendre la gestion du contenu, des projets et des ressources humaines.
• Il est conçu pour prendre en charge la gestion des tâches, le suivi, la recherche plein texte, l’héritage des données, etc.
• En outre, Casebox est livré avec un excellent mécanisme de contrôle de version et sert la logique conditionnelle pour soutenir la gestion des enregistrements.
• Casebox vous aide à stocker et à verrouiller plusieurs fichiers à un seul endroit avec un contrôle de l’utilisateur sur celui-ci.
• Casebox fournit également un hébergement sécurisé avec l’aide du cryptage SSL sur un serveur crypté.
• Le réseau privé virtuel (VPN) peut garder votre communication sécurisée.

Lien officiel : Casebox

#10) MasterControl Documents

Caractéristiques principales:

• MasterControl Inc. est un commercial basé sur le cloud qui permet une livraison plus rapide du produit en réduisant le coût global et la consommation de temps nécessaire à la gestion des documents et des contenus.
• Augmente l’efficacité du produit et gère en toute sécurité les informations de l’entreprise
• Ce système offre des fonctionnalités telles que le contrôle des documents, la gestion des audits, la gestion de la qualité et d’autres processus réglementaires.
• En dehors de celles-ci, il existe d’autres fonctionnalités servies par cet outil comme la gestion de la conformité, la collaboration, le contrôle d’accès, la gestion des impressions, le contrôle des versions, la livraison de documents & l’indexation, la collaboration et la recherche plein texte.

Lien officiel : MasterControl

#11) M-Files

Caractéristiques principales:

• M-Files aide à gérer vos informations en toute sécurité grâce à sa fonction Check-out.
• Cette fonction garde la trace de vos documents à chaque petit et grand changement.
• C’est un système utile, facile à mettre en œuvre et un système de gestion de documents robuste.
• Il est disponible pour Windows et Mac également, également compatible avec les appareils Android et iOS.
• M-files peut être facilement intégré à d’autres applications et évite la duplication.

Lien officiel : M-Files

#12) Worldox

Caractéristiques principales:

• Worldox est un système commercial et complet qui gère les documents et les e-mails.
• Worldox est livré avec des fonctionnalités d’indexation nommées Archivage et rétention qui rendent les données disponibles instantanément chaque fois que nécessaire.
• Il peut être intégré à SharePoint et déployé avec Windows, Android, Mac, iOS et Cloud.
• Les fonctionnalités de gestion des documents de Worldox comprennent la gestion de la conformité, le contrôle d’accès, la conversion et l’indexation des documents, la gestion des e-mails, le contrôle des versions et la recherche plein texte.

Lien officiel : Worldox

N°13) Dokmee

Caractéristiques principales:

• Dokmee est un système de gestion de documents commercial basé sur le cloud avec l’efficacité et la sécurité de vos documents.
• Dokmee fournit plusieurs bureaux ainsi qu’une configuration web, une interface conviviale, des outils de capture et d’édition.
• Dokmee prend en charge d’excellentes fonctionnalités d’automatisation avec des fonctions d’indexation et de recherche de base.
• Autorise un ensemble d’outils d’imagerie et de suivi des documents pour un meilleur support.

Lien officiel : Dokmee

#14) Ademero

Caractéristiques principales:

• Prise en charge le mécanisme de contrôle centralisé pour stocker vos documents à un seul endroit.
• Vos documents numériques peuvent être organisés rapidement avec une expertise logique et être mis à disposition en tant que versions commerciales et open-source.
• Les documents numérisés peuvent être convertis en PDF interrogeables par mots à l’aide de la fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR).
• Le système agile basé sur le Web enregistre votre fichier dans le cloud mais ne sauvegarde pas automatiquement vos données et aucune donnée ne peut être restaurée.
• Compatible avec tous les systèmes d’exploitation et permet ainsi la recherche plein texte et le contrôle de version.

Lien officiel : Ademero

En dehors de ceux-ci, les 12 plus grands systèmes de gestion de documents, nous avons encore quelques autres qui peuvent être ajoutés à la liste ci-dessus. Je les ai brièvement présentés dans la section ci-dessous.

Outils supplémentaires

#15) eFileCabinet : Cet outil commercial peut être intégré à toutes les applications Microsoft Office. Il est disponible avec plusieurs versions de documents hébergés et côté serveur.

Sa fonction unique de Workflow vous permet de planifier efficacement vos tâches.

Lien officiel : eFileCabinet

#16) ContractZen : Il aide à gérer vos documents importants avec tous les détails comme les dates et le contenu.

Vous pouvez préparer des audits internes et externes en utilisant vos documents dans ContractZen.

Lien officiel : ContractZen

#17) MaxxVault : MaxxVault fournit des systèmes de gestion de documents d’entreprise (EDMS), de gestion de l’information d’entreprise (EMI) et des solutions de gestion de documents en nuage pour gérer vos documents.

Il aide à réduire le coût de la productivité avec un support d’automatisation complet.

Lien officiel : MaxxVault

#18) DocsVault : Les systèmes de gestion de documents DocsVault sont dotés des fonctionnalités les mieux adaptées pour gérer et suivre vos documents.

Il implique le contrôle des versions, la sécurité des documents, les pistes d’audit & l’historique, les flux de documents électroniques, le profilage et le balisage des documents, etc.

Lien officiel : DocsVault

#19) eVault : eVault est un système de gestion de documents basé sur le web. Il permet la gestion de la conformité, la gestion de la hiérarchie à plusieurs niveaux, etc.

Comme tout autre système de gestion de documents, eVault permet également le contrôle d’accès, l’indexation des documents, le contrôle des versions, etc.

Lien officiel : eVault

#20) Catalyst : Catalyst a développé de multiples produits commerciaux tels que Catalyst Insights basé sur XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track et OnRamp.

Il est développé avec de multiples services de support linguistique.

Lien officiel : Catalyst

#21) Drupal : Drupal est un système de gestion de contenu open-source qui est bien connu pour ses caractéristiques telles que la création de contenu, la performance et la sécurité.

La modularité est le principe de base de Drupal. Ce système est flexible, évolutif et facile à utiliser. Vous pouvez créer votre propre cadre numérique intégré avec Drupal.

Lien officiel : Drupal

#22) Bureau virtuel : Virtual Office dispose d’une fonction de recherche pour rechercher n’importe quel texte, auteur, attributs, etc.

Il permet également une bonne gestion des fichiers avec un stockage sécurisé. Correspond au contexte de l’entreprise et trouve l’information rapidement au bon moment.

Lecture complémentaire =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

Lien officiel : Bureau Virtuel

#23) bitfarm-Archiv : bitfarm-Archiv est un système de gestion de documents et de gestion de contenu d’entreprise open-source pour un archivage à l’épreuve des audits.

Parmi ses fonctionnalités importantes, citons l’archivage automatique de plusieurs sources de documents, la recherche plein texte, la configuration flexible, etc.

Lien officiel : bitfarm-Archiv

C’est tout ! !! Nous en avons terminé avec les systèmes de gestion de documents les plus populaires.

Vous pouvez en choisir un ou plusieurs selon vos besoins et voir lequel sera le mieux adapté à votre organisation. Avec l’utilisation de ce logiciel, la productivité globale augmente et il rend les tâches beaucoup plus faciles et flexibles aussi.

Conclusion

La gestion des documents réduit la proportion d’efforts et de temps consacrés à la gestion des documents et des contenus.

Gérer la paperasse et le suivi des dossiers est un travail fastidieux pour celui qui s’en occupe, mais les logiciels mentionnés ci-dessus sont beaucoup utiles pour le rendre flexible dans un temps moindre.

Les systèmes de gestion de documents capturent et organisent les documents en documents électroniques pour y accéder, les gérer et les suivre facilement à tout moment selon vos besoins. La capture et l’indexation sont les grandes caractéristiques des DMS qui sont utilisées pour combiner des documents multiples et plus grands en une seule fois.

J’espère que vous en auriez choisi une dans la liste ci-dessus !!!

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