Pendant toute la durée d’un projet, les personnes impliquées peuvent toujours rencontrer des problèmes dont elles peuvent apprendre quelque chose. Ceux-ci sont régulièrement discutés afin que les membres de l’équipe puissent ramasser quelque chose de pratique à appliquer si de tels problèmes se reproduisent. Ces occurrences sont généralement enregistrées dans un modèle de leçon apprise afin que les informations recueillies à partir de l’expérience ne se perdent pas.
Modèles de leçons apprises
#01
#02
#03
Modèle gratuit de leçons apprises 04#04
#05
#06
#07
#08
#09
Pourquoi les leçons apprises sont importantes?
Même les projets les plus rentables du monde ont leurs hauts et leurs bas et généralement, les bas ont un impact aussi important que les hauts. Pour être un chef de projet réussi, vous devez toujours documenter et analyser les leçons que vous avez apprises dans un modèle de leçons apprises et les appliquer plus tard lorsque cela est nécessaire sur de futurs projets.
La rédaction de ces leçons apprises dans un document de leçons apprises devrait devenir une partie fondamentale de tout projet car elle sert un certain nombre d’objectifs. Bien que la documentation complète d’un format de leçons apprises soit généralement effectuée pendant le processus de clôture du projet, vous devriez enregistrer chaque leçon apprise pendant toute la durée du projet.
Cela garantit que toutes les informations sont documentées de manière précise et opportune. Voici les raisons les plus importantes pour lesquelles vous devriez créer vos propres leçons apprises de projet :
- C’est un outil utile et essentiel
Toutes les leçons apprises de chaque projet peuvent servir d’outil essentiel, surtout lorsque vous êtes affecté à des projets similaires. Les exemples de leçons apprises doivent décrire les choses qui ont mal tourné pendant le projet ainsi que les recommandations pour éviter une occurrence similaire à l’avenir.
Du côté positif, le document doit également décrire les aspects du projet qui se sont bien déroulés et comment des projets similaires peuvent bénéficier de ces informations. - Il aide à assurer l’inclusion
Vous devriez envoyer le document des leçons apprises au bureau de gestion de projet (PMO) et au sponsor du projet afin qu’il puisse être inclus dans les archives et les actifs de l’organisation comme un ajout à la base de données des leçons apprises. Si votre organisation n’a pas de PMO, alors il devrait y avoir un autre moyen de communication qui assure l’inclusion de tous les gestionnaires de projet. - Il capture les leçons apprises du projet
Le but principal des leçons apprises du projet est de rassembler les leçons apprises dans un projet dans un document officiel que vous pouvez ensuite partager avec d’autres gestionnaires de projet affectés sur des projets similaires à l’avenir.
Le document peut obtenir incorporé dans le cadre d’un nouveau processus de planification de projet pour des projets similaires. Son utilisation peut déterminer les problèmes qui se sont produits, comment vous avez résolu ces problèmes et comment les éviter à l’avenir. - Il décrit tout ce qui s’est bien passé dans le projet
Le format des leçons apprises devrait également détailler ce qui s’est bien passé dans le projet et les raisons pour lesquelles les autres chefs de projet peuvent capitaliser sur les actions prises. Il serait également judicieux que les autres chefs de projet découvrent qui étaient les membres de l’équipe de projet afin de pouvoir solliciter des commentaires et des suggestions pour la planification de futurs projets.
Formats des leçons apprises
#10
#11
#12
#13
#14
#15
#16
#17
#18
#19
Qu’est-ce que les leçons apprises dans la gestion de projet ?
Les leçons apprises peuvent devenir une discussion informelle, surtout lorsqu’on regarde les projets en rétrospective. Cela se produit généralement après l’achèvement d’un projet dans une réunion où vous, ainsi que les représentants clés du côté du client et de l’entrepreneur sont présents.
La réunion peut être encore plus perspicace avec une certaine organisation. Au cours de la réunion sur les leçons apprises, toutes les personnes impliquées dans le projet partagent leurs points de vue sur ce qu’elles pensent du projet, ce qu’elles aimeraient changer, les choses qu’elles ont apprises et ce qu’il faut améliorer.
Documents sur les leçons apprises
#20
#21
#22
#23
#24
#25
#26
#27
#28
#29
Qu’est-ce qu’un registre des leçons apprises ?
Chaque projet devrait avoir un document pour enregistrer les connaissances acquises pendant le projet pour les utiliser dans le projet actuel et, plus tard, les inscrire dans le registre des leçons apprises pour référence future. L’objectif principal de ce document est de rassembler les leçons apprises à travers l’organisation. La capture des informations clés liées au projet de manière cohérente peut aider les autres membres de l’équipe à passer en revue et à identifier les leçons pertinentes.
Vous pouvez utiliser le registre des leçons apprises et le partager via un lecteur partagé ou dans le cloud. Vous pouvez également personnaliser le format des leçons apprises pour encourager la collaboration. Vous pouvez adapter toutes les valeurs ou catégories du document en fonction de vos besoins.
Les leçons apprises du projet
#30
#31
#32
#33
#34
#35
#36
#37
#38
#39
Comment faire un modèle de leçons apprises?
Une autre utilisation des leçons apprises d’un projet est en tant que composante principale de la culture d’une organisation qui s’engage à la gestion adaptative et à l’amélioration continues. En termes plus simples, vous pouvez utiliser les exemples de leçons apprises pour communiquer les connaissances de manière plus efficace et vous assurer que les informations utiles sont incluses dans les processus de travail, les activités et la planification. Voici les étapes de base pour créer un modèle de leçons apprises:
- Définir votre projet
C’est la première étape dans laquelle la nécessité des leçons apprises est identifiée et vous établissez le processus, ainsi que, l’équipe à travers laquelle vous recueillez les leçons. Il est essentiel d’établir le but et le besoin des leçons, les personnes pour l’utilisation du produit, et les membres de l’équipe du projet.
Choisissez des personnes pour travailler sur le document des leçons apprises qui ont une connaissance ou une expertise spécifique du projet et d’autres compétences importantes, notamment en termes d’écriture et de communication. Les membres doivent être d’accord avec le format du produit, les stratégies de collecte de données, les méthodes d’analyse, les stratégies de diffusion et les autres activités dont le projet peut avoir besoin. - Recueillir des données
Cela implique la collecte d’informations par le biais de processus non structurés ou structurés comme les critiques du projet, les réunions et les formulaires écrits. Il peut y avoir de nombreuses sources à partir desquelles vous pouvez recueillir des données pour votre modèle de leçons apprises.
Vous pouvez baser ces leçons à la fois sur des expériences positives qui permettent d’atteindre les objectifs organisationnels et sur des expériences négatives qui ont entraîné des résultats indésirables. Pour certains projets, un processus de collecte des leçons collaboratives peut être aussi important que l’enregistrement du processus. - Vérification et synthèse
Les leçons soumises doivent être vérifiées pour garantir leur applicabilité et leur exactitude. Le processus implique des experts en la matière et des experts du domaine qui coordonnent et effectuent des examens pour savoir si la leçon a :
une pertinence avec d’autres projets.
des qualités uniques dans un certain département.
des caractéristiques applicables à l’ensemble de l’organisation. - Stockage
Cet aspect du document des leçons apprises concerne l’incorporation des leçons dans une base de données partagée à des fins de diffusion et de partage futurs. L’information devrait être stockée de manière à permettre aux utilisateurs de rechercher et d’identifier les leçons à l’aide de mots-clés. - Dissémination
Ce dernier élément est le plus important et concerne la diffusion des leçons apprises. Il n’y aurait que peu d’avantages, voire aucun, si les leçons apprises n’étaient pas utilisées et distribuées par ceux qui pourraient en bénéficier. Le processus de diffusion peut inclure la révision du processus de travail, la distribution de routine et la formation.
#40
#41
#42
#43
#44
#45
#46
#47
#48
Utilisation du modèle de leçons apprises pour la conduite de réunions
Utiliser un modèle de leçons apprises pour recueillir les recommandations de l’équipe et les recommandations personnelles pendant et après le projet. Il devrait y avoir une réunion rapide avec votre équipe pour passer en revue les leçons apprises à mi-chemin du projet.
Laisser ces débriefings jusqu’au lancement du projet pourrait entraîner la perte d’informations avant même que le lancement ait lieu. Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez organiser une réunion avec votre document sur les leçons apprises :
- Pour apprendre de toutes les erreurs et éviter de commettre les mêmes erreurs à l’avenir.
- Pour déterminer les meilleures pratiques et transmettre ces connaissances à d’autres projets à l’avenir.
- Pour établir la confiance avec les membres de votre équipe et les actionnaires. Faire participer les gens au processus les rend plus favorables à la gestion de projet.
Tout cela signifie que les réunions sur les leçons apprises ne sont pas seulement un lieu où les gens peuvent partager leurs sentiments de colère et de frustration, ce qui est souvent l’impression que l’on ressent lorsque les gens deviennent trop négatifs.
Mais les revues de projet par le biais des leçons apprises devraient toujours se concentrer sur le partage de commentaires constructifs et utiles pour s’améliorer. Examinons de plus près un processus standard pour une réunion sur les enseignements tirés :
- Lors d’une réunion avec toute l’équipe, vous aurez des membres qui se réunissent en petits groupes pour présenter leurs conclusions à la fin de la réunion.
- Dans une réunion sur les enseignements tirés où vous n’avez que quelques participants, vous pouvez discuter de la conclusion de tout le monde sans avoir besoin de faire des présentations.
Le principal défi de ces réunions est que les gens peuvent se sentir hésitants à fournir un feedback franc. Ils craignent de passer pour durs, ils ont peur de blesser les sentiments des autres ou même d’être jugés par les autres.
Mais souvent, il y aurait un membre qui brise la glace et affiche une position plus courageuse. Lorsque cela se produit, les autres suivent et commencent à partager leurs critiques ouvertement. C’est le genre d’atmosphère que vous devriez promouvoir.
Si vous sentez que les participants ont cette tendance à se sentir hésitants à s’ouvrir, vous pourriez envisager de planifier quelques points de discussion à l’avance, comme par exemple, placer quelques auto-dénonciations pour faire preuve d’humour et d’humilité. Cela démontre également qu’il est tout à fait acceptable de faire son autocritique et celle des membres de l’équipe.