Le temps est révolu des cabinets médicaux encombrés de classeurs débordant de dossiers papier et du personnel s’arrachant les cheveux en fouillant dans les tiroirs pour trouver les dernières informations recherchées. Le DSE, ou dossier médical électronique, est une solution moderne à un besoin séculaire. Découvrez pourquoi un nombre croissant de médecins, de cliniques, d’hôpitaux et de cabinets médicaux dans tout le pays passent eux-mêmes des dossiers médicaux papier aux dossiers électroniques. Et découvrez les précautions à prendre lors du choix et de la mise en place d’un système de DSE pour votre cabinet de soins de santé.
Qu’est-ce qu’un DSE?
« Un DSE est une version numérique du dossier médical d’un patient qui est conservée par le fournisseur au fil du temps et peut inclure toutes les données cliniques administratives clés pertinentes pour les soins de cette personne sous la supervision d’un fournisseur particulier. – National Institutes of Health »
Le NIH explique ensuite qu’en plus de servir de dossier pour le fournisseur traitant, de nombreux DSE fournissent également des détails pertinents concernant la santé des patients aux autres fournisseurs de soins de santé et au patient lui-même.
Avantages et inconvénients des DSE
Les avantages potentiels des DSE sont nombreux, tant pour les patients que pour les fournisseurs, notamment un éventail de résultats cliniques, organisationnels et sociétaux. Si les DSE peuvent constituer d’excellents outils pour les médecins, on ne peut pas s’attendre à ce qu’ils fonctionnent efficacement de manière isolée.
Comme l’explique l’American Academy of Family Physicians (AAFP), » Pour obtenir les véritables avantages des systèmes de DSE, il faut transformer les pratiques, en s’appuyant sur des méthodologies d’amélioration de la qualité, des soins basés sur le système et l’équipe, et une médecine fondée sur des preuves. «
Pour autant, les études ont également identifié de nombreux inconvénients potentiels des DSE, notamment l’augmentation des coûts d’acquisition initiale et de maintenance régulière, ainsi que les interruptions du flux de travail dues à la nécessité d’apprendre un nouveau système, ce qui peut jouer un rôle dans les pertes de productivité. Qui plus est, de nombreuses personnes ont encore des inquiétudes quant au respect de la vie privée lorsqu’il s’agit des DSE.
Les paragraphes qui suivent détaillent les nombreux avantages et inconvénients potentiels des DSE afin que vous puissiez prendre la décision la plus éclairée sur l’opportunité et le moment de mettre en œuvre un système de DSE dans votre cabinet médical.
Avantages des DSE
Les avantages d’un DSE sont nombreux, mais pour être le plus efficace possible, il doit être utilisé correctement.
« Le DSE est une question de qualité, de sécurité et d’efficacité. C’est un outil formidable pour les médecins, mais il ne peut assurer ces vertus de manière isolée. Pour obtenir les véritables avantages des systèmes de DSE, il faut transformer les pratiques, en s’appuyant sur des méthodologies d’amélioration de la qualité, des soins basés sur le système et l’équipe, et une médecine fondée sur des preuves. » – American Academy of Family Physicians
Amélioration de la qualité des soins
Contrairement à l’écriture traditionnellement mauvaise pour laquelle les médecins sont réputés, les dossiers informatisés sont faciles à lire. Par conséquent, il y a beaucoup moins de risques de mauvaises interprétations ou d’erreurs dans des domaines critiques tels que le diagnostic et les ordonnances médicales, qui peuvent avoir des conséquences désastreuses sur la santé du patient.
Cela améliore la prestation des soins à plusieurs niveaux, notamment :
- Améliorer la précision de la documentation, rendant le diagnostic et la soumission des demandes de remboursement plus faciles et plus rapides
- Démarrer les traitements immédiatement avec des alertes automatisées notant les risques potentiels
- Suivre et gérer les médicaments en un seul endroit et inclure des alertes d’interaction médicamenteuse
- Faire en sorte que les soins préventifs soient plus faciles à suivre et à mettre en œuvre
- Fournir un plus grand soutien lors de la prise de décisions au point.de soins
- Intégrer plus facilement et plus efficacement les directives cliniques fondées sur des preuves
Les DSE vous permettent également de stocker les dossiers médicaux de manière plus sûre et de collecter et d’analyser les données plus facilement. Il s’agit notamment de créer des rapports plus rapidement, d’explorer les tendances des données de manière plus approfondie et de contrôler plus efficacement les stocks.
Convivialité et efficacité
Le personnel de bureau et le personnel médical n’ont plus besoin de passer un temps inutile à patauger dans des montagnes de documents pour trouver les informations sur les patients qu’ils recherchent. Au lieu de cela, les dossiers informatisés peuvent être consultés beaucoup plus rapidement et plus efficacement avec seulement quelques frappes de touches. Ceci, à son tour, offre d’innombrables avantages aux fournisseurs et aux patients.
Pour le fournisseur
Les DSE donnent aux fournisseurs une plus grande efficacité organisationnelle :
- Améliorer la collaboration avec d’autres prestataires et partenaires
- Mettre en place des applications de codage pour faciliter la facturation
- Réduire le nombre de dossiers à tirer et à classer à nouveau
Les DSE peuvent également réduire les coûts de transcription et diminuer le risque de faute professionnelle en offrant une meilleure documentation. Ils augmentent la conformité aux formulaires et, en rendant les ordonnances plus faciles à lire, réduisent le besoin de rappels de la pharmacie pour des clarifications.
De même, les DSE réduisent la consommation de ressources en réduisant la quantité de formulaires papier nécessaires et les commandes de laboratoire en double ou inutiles, ainsi que, facilitant la gestion des médicaments.
Ils économisent de l’espace :
Réduisant les demandes et les coûts de stockage. Un cabinet médical n’a plus besoin de se fournir en coûteux classeurs, en dossiers et en autant de papier et d’encre d’imprimante. Maintenant, au lieu de cela, le bureau peut utiliser ces fonds non dépensés pour améliorer la qualité des soins et utiliser cet espace inutilisé pour plus de fournitures et d’équipements médicaux. Pendant ce temps, tous les dossiers médicaux de votre cabinet peuvent être stockés sur un disque dur d’ordinateur individuel et sauvegardés dans le cloud.
Les DSE réduisent la main-d’œuvre :
En permettant un examen plus rapide des données des patients, en réduisant le temps passé à émettre des appels ou des courriels de rappel de rendez-vous et en permettant l’utilisation de modèles pour faciliter la création de documents.
Elles peuvent également améliorer la gestion de la population :
Faciliter les rappels des patients, améliorer les remboursements des payeurs et fournir l’éligibilité pour participer à divers programmes qui offrent une rémunération à la performance.
Pour le patient
Typiquement, un système de DSE contient un portail que les patients peuvent utiliser chaque fois qu’ils souhaitent accéder à leurs propres dossiers médicaux. Cela permet d’éviter les appels ou les rendez-vous inutiles pour obtenir des informations auxquelles le patient peut facilement accéder par voie électronique par lui-même.
Cette amélioration de l’accès des patients profite aussi aux prestataires, accessoirement, en éliminant le temps et l’énergie consacrés à la localisation, à la copie et à l’envoi de dossiers auxquels le patient est désormais habilité à accéder lui-même.
La satisfaction des patients est également améliorée avec les DSE de plusieurs autres façons, notamment en réduisant les délais de réponse aux messages des patients et aux demandes de renouvellement de médicaments, et en améliorant la continuité des soins et la fourniture de matériel éducatif aux patients.
Incitations financières
Un système de DSE certifié peut aider le cabinet d’un médecin à répondre aux exigences de Medicare et Medicaid Meaningful Use afin qu’il puisse accéder à certaines incitations émises par le gouvernement fédéral.
Inconvénients du DSE
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les nombreux avantages du DSE s’accompagnent de certains inconvénients, plus particulièrement ceux détaillés ci-dessous.
Problèmes potentiels de confidentialité et de cybersécurité
Tous les systèmes informatisés sont vulnérables aux attaques des pirates informatiques, et les systèmes de DSE ne sont pas à l’abri. Les conséquences d’informations médicales privées tombant entre de mauvaises mains pourraient être terribles.
Données inexactes
Si un DSE n’est pas mis à jour immédiatement, dès que de nouvelles informations sont glanées, par exemple à la suite d’un examen ou après l’obtention des résultats de tests, toute personne consultant ce DSE pourrait recevoir des informations incorrectes ou incomplètes. Cela pourrait entraîner des erreurs ultérieures de diagnostic, de traitement et de résultats de santé, non seulement de la part du praticien émetteur, mais aussi de tous les spécialistes, pharmaciens, kinésithérapeutes ou entraîneurs personnels participant aux soins du patient.
Effaroucher inutilement les patients
Lorsqu’un patient a accès à ses propres informations médicales à volonté, cela peut exposer ce patient à des informations qu’il ne comprend pas complètement. La possibilité d’accéder à des informations qu’on ne comprend pas complètement pourrait conduire à une foule de malentendus, y compris ceux qui créent une panique chez le patient ou l’amènent à prendre des mesures inappropriées, et potentiellement préjudiciables.
Préoccupations relatives à la responsabilité en cas de faute professionnelle
La mise en œuvre d’un système de DSE ouvre la porte à plusieurs préoccupations en matière de responsabilité, notamment sur la façon de s’assurer que les précieuses données médicales ne sont pas détruites ou perdues pendant le transfert des dossiers papier aux dossiers électroniques. Ceci, à son tour, pourrait entraîner des erreurs de traitement. Les médecins peuvent être tenus responsables de toute incapacité à accéder à toutes les données médicales dont ils disposent, surtout lorsque ces données sont censées être plus accessibles compte tenu de leur nature électronique.
Temps et argent
Il faut parfois des années pour choisir et mettre en place un système de DSE et basculer complètement tous vos dossiers papier en dossiers numériques. Au cours de cette période, vous devez déterminer votre budget et décider des fonctionnalités dont vous avez besoin. Il faut également prendre le temps de faire des démonstrations des produits de DSE et de négocier avec les fournisseurs de systèmes de DSE pour choisir et mettre en œuvre le bon système pour votre cabinet. Puis, même après que votre nouveau système de DSE est tout installé et fonctionne sans problème, vous devez encore prendre le temps de former votre personnel à son utilisation.
Il y a aussi le coût de la mise en place et du passage à un tout nouveau système de dossiers médicaux, qui, même à des prix compétitifs, n’est pas bon marché. Heureusement, comme de plus en plus d’acteurs entrent sur le marché des systèmes de DSE, la concurrence accrue sur les prix devient plus fréquente.
Inconvénients et inefficacité
Comme suggéré ci-dessus, la maintenance d’un système de DSE nécessite des mises à jour fréquentes. Si votre équipe ne reste pas à la hauteur, vos dossiers pourraient perdre leur exactitude et, par la suite, leur valeur. Les DSE peuvent également être peu pratiques, car ils nécessitent un accès à un ordinateur et, plus encore, à Internet pour être utilisés. En cas de panne de courant ou de défaillance de votre ordinateur, l’information peut devenir inaccessible. Une partie essentielle d’un DSE solide, est la capacité d’avoir une équipe de technologie de l’information disponible pour résoudre les problèmes techniques immédiatement afin que les interruptions de soins aux patients soient minimisées.
Conclusion
Les dossiers de santé électroniques offrent de nombreux avantages précieux pour les fournisseurs et les patients, y compris une meilleure qualité des soins, une plus grande commodité et efficacité et l’accès aux incitations financières fédérales. Cependant, ils s’accompagnent également de nombreux inconvénients potentiels dont il faut être conscient, notamment certains inconvénients et inefficacités, ainsi que des problèmes potentiels de confidentialité et de cybersécurité, la possibilité d’effrayer inutilement les patients, des problèmes accrus de responsabilité en cas de faute professionnelle et des questions de coût en termes de temps et d’argent.
En fin de compte, lorsqu’on soupèse les avantages des DSE par rapport à leurs inconvénients, les décideurs et les experts s’accordent à dire qu’une fois que les DSE sont adoptés et utilisés de manière significative à grande échelle, ils peuvent considérablement profiter aux patients, aux fournisseurs et à la société dans son ensemble.
Parlez à un expert pour savoir si les DSE conviennent à votre cabinet et comment en mettre un en place de la manière la plus efficace et la plus efficiente.
Les DSE ne sont pas une solution de rechange.