Comment créer des modèles dans Microsoft Word pour les documents juridiques

Dans à peu près tous les rôles d’un bureau juridique, vous vous retrouverez à créer de multiples documents pour les clients, les affaires et à des fins financières. Chaque type de document nécessitera souvent le même format avec des titres, des logos, des types de police, des espaces, et plus encore.

Créer des modèles et les enregistrer pour une utilisation à l’échelle de l’entreprise afin de garder des conceptions et des styles spécifiques en place et prêts à être utilisés. Cette seule étape peut vous faire gagner plusieurs minutes sur le temps nécessaire à la production de chaque document, ce qui vous permet de travailler plus rapidement avec moins de risques d’erreurs graves.

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Pourquoi les modèles sont-ils essentiels à un cabinet d’avocats ?

Traditionnellement, il n’est pas rare de  » Trouver, Renommer et Modifier  » les anciens documents pour y introduire de nouvelles informations. Cependant, cela laisse beaucoup de place à l’erreur, et il y a un risque élevé de reporter les métadonnées du fichier précédent. Sans compter que ce processus est lent et peu maniable.

Voici un guide étape par étape pour créer des modèles qui vous aideront à travailler plus efficacement.

Démarrer à zéro

Il peut être tentant d’utiliser un document existant et de construire votre modèle à partir de là. Résistez à cette tentation. Les changements de format et les incohérences de ce document vous suivront dans le suivant et augmenteront les risques d’erreurs.

Au lieu de cela, commencez votre modèle de cette façon :

1. Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous
2. Double- ?cliquer sur Ordinateur ou Ce PC dans les programmes Office 2016
3. Nommer votre modèle
4. Choisir votre type de document
5. Enregistrer et vous avez terminé

Vous avez maintenant un nouveau, nouveau modèle à commencer à perfectionner pour les besoins actuels et futurs.

Note : ce processus fonctionne pour les programmes suivants : Excel, Word, PowerPoint, Access éditions 2016 et 2013 ainsi que Visio Standard 2016 et Visio 2013.

Vous pouvez également utiliser les modèles des versions antérieures d’Office en 2013 et 2016 en enregistrant les fichiers dans le dossier Modèles Office personnalisés. Si vous travaillez dans une version antérieure d’Office, utilisez ce guide pour les modèles de Word 2003.

Formater le modèle de document par défaut

Lorsque vous ouvrez Word, divers paramètres sont en place, notamment la police (Calibri), la taille (11) et les marges de base (1″ tout autour) sur le document par défaut. Si vous savez que vos documents de travail nécessitent des paramètres différents, vous pouvez les modifier facilement.

Pour la police par défaut :

Cliquez avec le bouton droit de la souris n’importe où sur la page de votre tout nouveau modèle

1. Cliquez sur Police
2. Définissez votre style et votre taille de police préférés dans la boîte de dialogue Police
3. Cliquez sur « Enregistrer par défaut » dans le coin inférieur gauche
4. Choisissez si vous voulez définir ceci comme la valeur par défaut pour ce modèle uniquement, ou pour tous les documents

Pour les marges par défaut :

1. Cliquez sur l’onglet Mise en page
2. Cliquez sur la petite flèche sous Marges
3. Définissez vos marges préférées
4. Sélectionnez « Définir par défaut » en bas à gauche de la boîte de dialogue

Vous pouvez ouvrir et définir les valeurs par défaut des Retraits de paragraphe et de l’Espacement de la même manière

Pour Word 2010, utilisez ce guide d’espacement.

Presque toutes les options d’espacement, de police ou de style peuvent être définies par défaut, il suffit de rechercher l’option  » Enregistrer comme valeur par défaut  » dans la boîte de dialogue lors de la définition de vos préférences.

Définir les styles

Une fois les paramètres par défaut en place, vous pouvez définir vos styles. La fonction Styles vous permet de créer des options de format personnalisées ou de modifier les formats existants qui comprennent les options de police, de couleur et d’indentation appliquées aux en-têtes, aux titres, aux listes, etc.

Pour configurer les styles dans Word 2016 :

1. Formatez le texte comme vous le souhaitez, en sélectionnant la police, la taille, la couleur, et plus encore
2. Sélectionnez votre texte formaté
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le texte (la boîte de dialogue Police s’ouvrira)
4. Cliquez sur la flèche à côté de la galerie des styles
5. Choisissez l’option Créer un style
6. Choisissez un nom pour votre style et cliquez sur Ok

Vous pouvez créer autant de styles que nécessaire. Ensuite, lorsque le moment est venu d’utiliser un type d’en-tête ou de texte dans votre document, le style préconçu est déjà là.

Plus de conseils rapides

• Nommez chaque modèle et chaque modification de style que vous effectuez avec un titre très descriptif. Par exemple, si vous êtes un parajuriste virtuel jonglant avec plusieurs clients, vous voudrez enregistrer les titres et les modèles en fonction du nom de chaque client et du type de document auquel il va.
• Si, à un moment donné, vous avez besoin de revenir au modèle Word original par défaut, il suffit de rechercher le modèle Normal.
• Utiliser l’onglet Insertion pour ajouter des pages blanches et des pages de couverture ou pour modifier les préférences d’en-tête, de pied de page et de numéro de page.

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