Les charges payées d’avance ne sont pas enregistrées initialement dans un compte de résultat. Au lieu de cela, les charges payées d’avance sont initialement enregistrées au bilan, puis, au fur et à mesure que l’avantage de la charge payée d’avance est réalisé, ou que la charge est encourue, elles sont comptabilisées dans le compte de résultat.
Lorsqu’une entreprise paie d’avance une charge, elle est comptabilisée comme un actif payé d’avance au bilan, une écriture simultanée étant enregistrée qui réduit la trésorerie (ou le compte de paiement) de l’entreprise du même montant. La plupart des charges payées d’avance apparaissent au bilan comme un actif à court terme, sauf si la dépense ne doit être engagée qu’après 12 mois, ce qui est rare.
Puis, lorsque la dépense est engagée, le compte de charges payées d’avance est réduit du montant de la dépense et la dépense est comptabilisée dans le compte de résultat de l’entreprise dans la période où elle a été engagée.
L’assurance est-elle considérée comme une charge payée d’avance ?
L’une des formes les plus courantes de charges payées d’avance est l’assurance, qui est généralement payée à l’avance. Par exemple, la société ABC paie une prime de 12 000 $ pour une assurance responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants pour l’année à venir. L’entreprise paie la police d’assurance à l’avance, puis passe chaque mois une écriture de régularisation pour comptabiliser les frais d’assurance encourus. L’écriture initiale, où l’on débite le compte de charges payées d’avance et où l’on crédite le compte utilisé pour payer la dépense, ressemblerait à ceci :
Puis, après un mois, l’entreprise passe une écriture d’ajustement pour l’assurance utilisée. L’entreprise débite le compte de charges approprié et crédite le compte de charges payées d’avance pour réduire la valeur de l’actif. L’ajustement mensuel pour la société ABC serait de 12 000 $ divisés par 12 mois, soit 1 000 $ par mois. L’écriture d’ajustement à la fin de chaque mois apparaîtrait comme suit :
Le loyer en tant que dépense prépayée ?
Les entreprises peuvent payer le loyer à l’avance pendant des mois pour obtenir un rabais, ou peut-être le propriétaire exige-t-il un paiement anticipé compte tenu du crédit du locataire. Quoi qu’il en soit, disons que la société XYZ paie d’avance un espace de bureau pour six mois, pour un total de 24 000 $. L’écriture initiale est la suivante :
Puis, à la fin de chaque mois, le compte de loyer payé d’avance, qui figure au bilan, est réduit du montant du loyer mensuel, soit 24 000 $ divisés par six mois, ou 4 000 $ par mois. Dans le même temps, la société comptabilise une charge locative de 4 000 $ dans le compte de résultat. Ainsi, l’écriture de régularisation mensuelle apparaîtrait comme suit :
Autres charges payées d’avance
Les charges supplémentaires qu’une entreprise pourrait payer d’avance comprennent les intérêts et les taxes. Les intérêts payés d’avance peuvent survenir lorsqu’une entreprise effectue un paiement avant la date d’échéance. Dans le même temps, certaines entreprises paient des impôts avant qu’ils ne soient dus, comme un paiement d’impôt estimé basé sur ce qui pourrait être dû à l’avenir. D’autres dépenses prépayées moins courantes pourraient inclure la location d’équipement ou les services publics.
À titre d’exemple, considérons la société Build Inc. qui a loué une pièce d’équipement pour un travail de construction. L’entreprise a payé 1 000 $ le 1er avril 2019 pour louer une pièce d’équipement pour un travail qui sera effectué dans un mois. L’entreprise comptabiliserait la transaction initiale comme suit :
Puis, lorsque le matériel est utilisé et que la dépense réelle est engagée, l’entreprise passerait l’écriture suivante pour réduire le compte d’actif payé d’avance et faire apparaître la dépense de location dans le compte de résultat :
Qu’il s’agisse d’assurance, loyer, services publics ou toute autre dépense payée à l’avance, elle doit être enregistrée dans le compte d’actif prépayé approprié. Ensuite, à la fin de chaque période, ou lorsque la dépense est réellement engagée, une écriture d’ajustement doit être passée pour réduire le compte d’actifs prépayés et reconnaître (créditer) la charge de revenu appropriée, qui apparaîtra alors sur le compte de résultat.
Pourquoi les charges prépayées ne figurent-elles pas initialement sur le compte de résultat ?
Les charges payées d’avance ne figurent pas dans le compte de résultat selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR). En particulier, le principe de correspondance des PCGR, qui exige une comptabilité d’exercice. La comptabilité d’exercice exige que les produits et les charges soient déclarés dans la même période que celle où ils sont engagés, peu importe le moment où l’argent est échangé. Autrement dit, les dépenses doivent être comptabilisées lorsqu’elles sont engagées. Ainsi, les charges payées d’avance ne sont pas comptabilisées dans le compte de résultat lorsqu’elles sont payées, car elles n’ont pas encore été engagées.
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