Quel est le but des réunions en tête-à-tête ?
- S’informer sur le niveau actuel de moral, de stress, etc. de l’employé.
- Suivre l’état des objectifs de performance et de développement
- Apprendre s’il y a des obstacles à la réalisation des objectifs qui doivent être éliminés
- Discuter de problèmes spécifiques – soit ceux de l’employé, ceux du superviseur, ou les deux
- Fournir une rétroaction à valeur ajoutée
- Fournir un encadrement
- Partager des informations formelles et informelles sur l’unité et l’organisation
Pourquoi les rencontres individuelles sont-elles importantes ?
La relation superviseur-employé est l’unité organisationnelle fondamentale dans la structure du comté. Toutes les équipes, divisions et départements sont construits sur ces relations. Les réunions en tête-à-tête sont un forum de communication du superviseur à l’employé, ainsi que de l’employé au superviseur. Lorsque les employés sont informés, le sentiment d’implication augmente, ainsi que le sentiment d’appartenance qui se traduit par la satisfaction au travail et la productivité. Le rôle de l’employé est d’assumer la responsabilité de ce qu’il attend de vous en tant que superviseur. Votre responsabilité est de fournir un soutien et d’ajouter de la valeur qui aide l’employé à être performant.
À quelle fréquence les rencontres individuelles doivent-elles avoir lieu ?
Il est recommandé de prévoir des rencontres individuelles toutes les deux semaines. Cela permet une communication fréquente et individualisée. Si une réunion doit être annulée en raison d’un engagement impérieux du superviseur ou de l’employé, il ne devrait pas s’écouler plus d’un mois environ entre les réunions.
Quelle est la meilleure durée pour les réunions One-on-One ?
La plupart des réunions devraient généralement durer environ 30 minutes. Des réunions plus longues ou plus fréquentes peuvent être programmées selon les besoins. Une bonne règle générale est de 10 minutes pour leurs messages, 10 minutes pour vos messages et 10 minutes pour le partage d’informations.
Comment l’employé doit-il se préparer aux réunions One-on-One ?
Vous devriez envoyer à l’employé des questions ou un aperçu à l’avance des domaines que vous souhaitez couvrir pendant la réunion. Mieux encore, envisagez de demander à l’employé d’utiliser le » modèle de réunion One-on-One » pour préparer le contenu/ordre du jour spécifique de chaque réunion. Demandez-lui d’apporter deux copies à la réunion – une pour chacun d’entre vous, à examiner et à suivre. Il s’agit d’un moyen efficace de développer vos employés en leur demandant de diriger les réunions individuelles en apportant les problèmes, défis, opportunités et idées spécifiques dont ils veulent discuter. Vous pouvez toujours ajouter vos propres sujets de discussion à chaque réunion si le besoin s’en fait sentir. Vous et votre employé devriez conserver des copies de ces ordres du jour de réunion pour vous y référer lorsque cela est nécessaire ou utile.
Quels sont les sujets à aborder ?
Connexion
Vous devriez commencer chaque réunion par la même question d’ouverture pour permettre à l’employé de partager ce qui lui passe par la tête, etc. Une question comme » Comment ça va ? » posée à chaque réunion, vous donnera une indication de tout schéma positif ou négatif qui pourrait se développer et auquel vous devriez prêter attention.
Mise à jour de l’état des objectifs de performance et de développement
Il devrait s’agir de brèves mises à jour de haut niveau de l’état des objectifs qui abordent :
- L’objectif est-il sur la bonne voie ? Si non, pourquoi ?
- Quels sont les défis à la réalisation de l’objectif ?
- Qu’est-ce qui a changé et pourquoi ?
- Aucune nouvelle priorité qui pourrait affecter la pertinence continue ou la réalisation de l’objectif ?
- Quels sont les succès liés à l’objectif ?
Apprenez ce dont vous avez besoin pour rester informé et offrez votre aide si nécessaire.
Les actions ou projets importants
Si nécessaire, prenez le temps d’approfondir pour discuter des détails. Cela inclut toute information importante que vous devez connaître pour être considéré comme informé, y compris les problèmes ou les changements qui auront, ou pourraient avoir, un impact sur la réalisation. Vous devez renforcer la règle « pas de surprises ». C’est une autre occasion d’offrir de l’aide et du soutien, des ressources, etc. Si plus de temps est nécessaire, prévoyez une autre réunion.
Rétroaction à valeur ajoutée
Provisez une rétroaction positive et/ou négative au besoin pour renforcer les attentes. Profitez de ce moment pour aider les employés à prendre conscience de ce qu’ils savent faire et de la façon dont leurs points forts peuvent être exploités au profit de l’équipe et de l’organisation. S’ils doivent procéder à des ajustements ou à des changements de comportement, ils doivent savoir de quoi il s’agit et pourquoi ils doivent changer afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires pour mieux réussir.
Soutien au coaching
La réunion doit également servir à faciliter l’apprentissage de l’employé. Vous devriez encadrer l’employé pour l’aider à développer les compétences qu’il, ou que vous, avez identifiées et qui contribueraient à sa réussite et/ou à sa satisfaction au travail. C’est également une bonne occasion de discuter ou d’aider l’employé à résoudre d’autres problèmes liés au travail, ou d’identifier toute question personnelle qui pourrait avoir un impact actuel ou potentiel sur ses performances professionnelles. Lorsque les problèmes personnels font partie de la conversation, c’est l’occasion de rappeler à l’employé les avantages du programme d’aide aux employés (PAE). L’objectif général est de renforcer la manière dont vous pouvez l’aider, en paroles et en actes. Pour certains besoins de coaching, vous pourriez vouloir planifier une réunion séparée.
Autres affaires
Vous et l’employé devriez tous deux partager des informations ou des mises à jour sur l’unité, le département ou l’organisation. Ces informations pourraient inclure ce qui a été entendu de manière informelle par la » vigne » et ce qui a été communiqué par des canaux formels comme les réunions de direction. Il peut s’agir par exemple de rumeurs sur des changements à venir ou d’informations factuelles sur de nouvelles politiques, etc. Les superviseurs efficaces gardent toutes les lignes de communication ouvertes – tant les informelles que les formelles.
Accords/prochaines étapes
C’est le moment de la réunion où l’employé doit résumer ce qui a été discuté et convenu. Il s’agit d’une bonne pratique de développement pour l’employé qui vous permettra également de savoir dans quelle mesure la communication est efficace entre vous. Il doit être clair qui est responsable de quoi. L’employé doit savoir ce qu’il est censé faire et dans quels délais. Vous devriez également faire savoir à l’employé ce dont vous assurerez le suivi et vous engager à le faire dans un délai précis.
Quelles questions pourriez-vous poser pendant la réunion ?
Voici quelques questions qui pourraient être utiles :
- Parlez-moi de votre semaine – à quoi cela ressemble-t-il ?
- Dites-moi sur quoi vous avez travaillé.
- Dans quels domaines pensez-vous que je puisse être le plus utile ?
- Etes-vous sur la bonne voie pour respecter la date limite ?
- Quels domaines sont en avance sur le calendrier ?
- Quelles questions avez-vous sur ce domaine de responsabilité, ou ce projet ?
- Comment allez-vous aborder la question ?
- Qu’avez-vous appris sur ce domaine de responsabilité, ou ce projet ?
- Qu’est-ce qui ne s’est pas passé comme vous l’aviez espéré ? Pourquoi ?
- Que pouvez-vous/nous faire différemment la prochaine fois ?
- Quelles suggestions avez-vous ?
Comment pouvez-vous documenter la réunion ?
Votre employé pourrait apporter à chaque réunion deux copies d’une mise à jour en utilisant le schéma/le modèle d’ordre du jour que vous fournissez – une pour vous, une pour lui. Cela pourrait constituer la base de votre documentation de la réunion. Vous pourriez utiliser votre exemplaire pour consigner des notes, des observations, les prochaines étapes, etc. A l’issue de la réunion, votre copie pourrait être sauvegardée, scannée et téléchargée sur « Mon équipe », ou consultée pour des notes sélectionnées qui seraient ajoutées à « Mon équipe ».