Vous avez déjà écrit un courriel à un enseignant et reçu une réponse tardive, ou qui ne répondait pas vraiment à la question que vous posiez ? En moins d’un paragraphe, vos courriels font une impression sur la personne qui les lit, ce qui affecte la rapidité et la précision de sa réponse. Que vous soyez au lycée ou à l’université, la communication par courrier électronique avec les enseignants et les instructeurs est courante. À un moment donné, vous vous retrouverez à avoir une question sur un devoir et à composer un courriel pour obtenir cette réponse. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour envoyer d’excellents courriels qui augmenteront les chances que vous receviez une réponse rapide et utile, tout en respectant le temps de l’enseignant.
Note : « Instructeur » et « professeur » sont utilisés comme synonymes dans cet article. Si vous écrivez à un professeur de lycée ou d’université, les mêmes principes s’appliquent.
Utiliser des salutations formelles
Plusieurs fois, les étudiants commencent leurs courriels par « Hey » ou sans aucune salutation. Commencez toujours par une salutation ; cela est amical et courtois pour le destinataire. Par exemple, commencez par « Cher Monsieur Gonzalez » ou « Bonjour Madame Smith ». Si vous n’avez jamais rencontré l’instructeur ou l’enseignant auparavant (vous essayez peut-être d’entrer dans une classe complète ou de changer de section), commencez toujours par « Cher », car cela est plus formel.
-
Cher ,
-
Hi ,
-
Bonjour ,
-
Bonsoir ,
Utiliser des lignes de conclusion formelles
Toujours inclure un envoi, surtout dans votre premier courriel. » Sincèrement » est toujours une bonne option. « All the best » et « best regards » sont également des options formelles et appropriées. Incluez toujours des salutations et des fermetures pour faire une impression respectueuse et courtoise.
-
Sincèrement,
-
All the best,
Best regards,
Personnalisez les salutations avec les noms et vérifiez l’orthographe
Si vous receviez un courriel avec un simple » Good morning » ou » Hi « , auriez-vous l’impression que le courriel était personnalisé pour vous ? Incluez toujours le nom de la personne dans la salutation si vous l’envoyez à une personne spécifique. Consultez le site Web de votre école, l’annuaire du personnel/de la faculté ou le programme de cours pour trouver des noms. Vérifiez toujours, toujours, l’orthographe des noms. Un nom mal orthographié peut créer une impression négative. Montrez à l’instructeur que vous avez pris le temps de vous adresser à lui correctement.
Utiliser des titres formels, puis suivre la suite
Sauf si votre professeur ou instructeur indique spécifiquement qu’il est à l’aise avec le tutoiement, commencez toujours de manière formelle. En particulier avec les instructeurs de collège, faites attention à la façon dont ils signent leurs e-mails. S’ils signent « Molly » ou « Julio », vous pouvez vous adresser à eux par leur prénom dans votre prochain courriel (puisqu’ils se sont désignés de cette façon). Si vous n’êtes pas sûr du titre par lequel vous devez vous adresser à quelqu’un (par exemple, « Dr. », « Professeur », « Mme » ou « M. »), faites une recherche rapide sur le site Web de votre école et consultez le plan de cours. Quel titre cette personne utilise-t-elle pour elle-même ?
-
« Cher Dr. Morales » au lieu de « Chère Molly »
-
« Cher Mr. Johnson » au lieu de « Cher Julio »
Composer dans Microsoft Word, pas dans le programme de messagerie
Rédiger votre courriel dans un logiciel de traitement de texte, pas dans le programme de messagerie lui-même (c’est-à-dire ne pas composer dans Gmail, Outlook, etc…). Cela peut être embarrassant si vous appuyez accidentellement sur l’envoi avant d’avoir fini de composer et de relire l’email. Composer dans un logiciel de traitement de texte vous permet d’effectuer un contrôle orthographique et grammatical avant d’envoyer l’e-mail. Copiez et collez le message dans le programme de messagerie lorsque vous avez terminé.
Fournir un contexte pour l’instructeur
Surtout à l’université, vos instructeurs peuvent avoir des centaines d’étudiants. Indiquez clairement dans votre courriel dans quelle classe et section du leur vous êtes. Fournir la classe et la section spécifiques aidera l’instructeur à comprendre plus rapidement votre demande et à y répondre efficacement. S’il doit chercher à savoir dans quelle classe vous êtes, cela lui fait perdre du temps et retarde sa réponse. Par exemple, « Je suis dans votre classe SOC 101, Sec. 8, le MWF de 10 à 11 heures. »
Dire merci
Tout le monde aime être remercié. Vos professeurs et instructeurs sont heureux de vous aider, mais ils sont occupés. Reconnaissez que leur temps (comme le vôtre) est précieux, et dites merci quelque part dans votre courriel. Par exemple, » Merci pour votre temps » ou » Merci pour votre aide ; je l’apprécie vraiment ! «
Vous voulez créer une impression encore plus positive ? Si vous rendez visite à un enseignant pendant les heures de bureau, envoyez-lui un courriel rapide pour le remercier du temps qu’il a passé à vous rencontrer.
Restez concis
Laissez moins de 150 mots. Ce nombre de mots n’est pas une règle absolue, mais plus votre courriel est concis tout en incluant toutes les informations pertinentes, plus vous avez de chances de recevoir une réponse rapide. Lorsque les enseignants doivent lire de longs courriels et déterminer ce que l’élève demande, cela leur prend plus de temps. Être concis vous oblige également à réfléchir à ce que vous essayez de faire savoir à l’enseignant ou à ce que vous demandez réellement.
Envisager une rencontre en personne
Vous ne pouvez pas exprimer ce que vous essayez de dire en moins de 150 mots ? Peut-être qu’une visite en personne est préférable. Les heures de bureau ou les rencontres individuelles avec les instructeurs peuvent être une excellente occasion d’établir une relation personnelle avec le professeur. Profitez des heures de bureau pour tirer le meilleur parti de votre expérience scolaire.
Lire, vérifier l’orthographe et mettre en majuscules
Lorsque les instructeurs reçoivent des courriels en » text-lingo » avec des abréviations, des mots sans majuscules (comme » i « ) et des fautes d’orthographe, cela peut donner l’impression que l’étudiant est » négligé » ou » paresseux « . Vous ne voulez pas que votre instructeur pense que vous ne vous souciez pas assez du cours pour relire l’e-mail et corriger ces fautes de frappe. Présentez-vous comme un professionnel et utilisez les courriels comme une pratique pour votre future communication au travail.
Écrire un objet spécifique
L’un des éléments les plus importants d’un courriel est l’objet. La ligne d’objet indique immédiatement au destinataire du message de quoi il s’agit. Les lignes d’objet attirent l’attention, et une ligne d’objet claire et spécifique a plus de chances de recevoir une réponse correcte et efficace que quelque chose de vague comme « Cours » ou « Question ». Dans vos lignes d’objet, indiquez le cours et la demande spécifique. Par exemple, « ENGL 201 : Question sur les devoirs » ou « CHEM 112 : soumission en personne ou sur Canvas pour le laboratoire 1 ? »
Voici un exemple de courriel adressé à un instructeur de collège utilisant ces principes :
De : [email protected]
Sujet : BIOL 112 : Préférence de style de citation pour le devoir 1
Cher professeur Gonzalez,
Je suis dans votre cours BIOL 112 Sec. 002 dans le bâtiment 1, TTH de 13h à 15h. Pour le devoir de revue de littérature BIOL 112 à rendre le 30 septembre, quel style de citation devons-nous utiliser ? APA, MLA, ou un autre style ?
Merci pour votre temps et votre aide!
Sincèrement,
Mindy Manners
Ouvrages consultés/Ressources supplémentaires
Panter, M. (2019). Comment rédiger un courriel professionnel. AJE Scholar. https://www.aje.com/arc/editing-tip-professional-email-writing/
Potter, D. (2017). Comment écrire un email professionnel parfait en anglais : 7 conseils utiles. Grammarly. https://www.grammarly.com/blog/professional-email-in-english/
Sehgal, K. (2016). Comment rédiger un courriel avec une précision militaire. Harvard Business Review. https://hbr.org/2016/11/how-to-write-email-with-military-precision