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Évaluez les pratiques actuelles de votre entreprise en matière de voyages d’affaires.
À quelle fréquence envoyez-vous des employés à l’étranger, combien dépensez-vous par voyage et quels sont les résultats de ces voyages ?
Plus important encore – quels sont les problèmes et les plaintes que vos employés ont souvent lorsqu’ils voyagent pour affaires ? En voici un : vous avez peut-être du mal à suivre les allées et venues du voyageur pendant le voyage. Ou peut-être pouvez-vous améliorer la coordination entre le bureau et le voyageur lorsque les vols sont retardés. Peut-être que vos dépenses de transport ne cessent de dépasser le budget parce que vous réservez toujours des billets remboursables, même si seul un infime pourcentage de vos voyages est reprogrammé ou annulé.
Pour le savoir, vous devrez rassembler les données sur les voyages d’affaires de votre entreprise et identifier les tendances. Évaluez les pratiques qui fonctionnent et celles qui ne fonctionnent pas.
Identifiez les objectifs de votre entreprise en matière de voyages d’affaires.
Que cherchez-vous à accomplir avec chaque voyage ? Les résultats justifient-ils le temps et le coût des déplacements ?
Lorsque vous rédigez ou révisez votre politique de voyages d’affaires, assurez-vous qu’elle vous aide à atteindre les objectifs de votre entreprise. C’est une bonne idée de parler aux employés – en particulier les plus récents et les plus jeunes – pour savoir s’ils saisissent la vue d’ensemble de la façon dont leurs voyages d’affaires contribuent à l’entreprise.
Identifiez également ce que vous voulez le plus atteindre en élaborant la politique. Par exemple, votre priorité absolue est-elle de faire des économies ? Est-ce d’offrir aux employés plus de flexibilité lorsqu’ils voyagent ? Laissez les priorités – celles de l’entreprise et des voyageurs – guider votre politique.
Déterminer le degré de flexibilité souhaité.
Quelle marge de manœuvre accorderez-vous aux employés ? Par exemple, vous pourriez leur donner la liberté de choisir les vols et l’hébergement tant qu’ils restent dans votre budget. Vous pourriez spécifier des compagnies aériennes et des hôtels partenaires, et laisser les employés choisir parmi ceux-ci.
Ne perdez pas de vue que les voyageurs d’affaires asiatiques sont deux fois plus susceptibles que leurs homologues européens d’inclure les week-ends lorsqu’ils réservent des dates de voyage, selon McKinsey. Cette tendance est appelée voyage « bleisure », ou extension des voyages d’affaires pour les loisirs. Si vous autorisez cela – ce que vous devriez probablement faire si vous rédigez une politique de voyage d’entreprise pour les voyageurs modernes – vous pouvez utiliser la politique pour tracer une ligne claire entre le domaine de responsabilité de l’entreprise et celui de l’employé.
Évaluer les alternatives.
Si vos pratiques de voyage limitent actuellement les employés aux hôtels, envisagez des alternatives comme Airbnb. Cela dit, vous devrez jauger les avantages et les inconvénients de l’utilisation de services partagés. Il s’agit notamment du coût, de la commodité et de la sécurité.
Si vous avez des employés qui préfèrent utiliser des services partagés lorsqu’ils voyagent pour affaires, demandez-leur quelles sont leurs expériences – les aspects positifs et négatifs.
Décidez de la manière dont vous allez appliquer la politique.
Les voyages d’affaires seront-ils gérés par une agence externe ou par votre propre équipe administrative ? Dans le premier cas, vérifiez si vous disposez d’un budget suffisant, car les formules de gestion externe des voyages profitent généralement davantage aux grandes entreprises qu’aux PME. Dans le second cas, renseignez-vous sur la bande passante dont dispose votre équipe administrative ou RH pour gérer l’organisation des voyages.
D’autre part, de plus en plus d’entreprises utilisent aujourd’hui des outils numériques pour appliquer automatiquement leurs politiques – vous pouvez donc vérifier si cela fonctionne pour vous aussi. Cela se fait généralement en téléchargeant les politiques sur une appli ou un système de gestion, qui gère également les réservations et autres arrangements de voyage et met en place un contrôle pour le respect des politiques. Les outils numériques fonctionnent également bien pour les petites entreprises, qui font généralement confiance à leurs employés pour réserver leurs propres vols et hébergements.
Testez également la facilité ou la complexité de l’application de la politique. Ne la rendez pas trop compliquée si vous voulez que les employés s’y conforment.
Pensez à votre public lorsque vous rédigez et mettez en forme la politique.
Il n’est pas nécessaire que ce soit un document textuel rédigé dans un langage très formel. Votre objectif, après tout, est que les employés lisent et comprennent la politique. Qui veut lire un document sans espace blanc et qui n’a pas l’air d’avoir été écrit pour des humains ?
Faites en sorte que votre politique de voyages d’entreprise soit facile à retenir en la gardant courte et simple. Pour de meilleurs résultats, utilisez un langage clair, direct et spécifique. Utilisez des photos, des diagrammes et des tableaux si nécessaire. Assurez-vous que les sous-titres sont clairement formatés afin qu’il soit facile pour les employés de s’y référer en cas de besoin.
Une fois que vous avez suivi les directives ci-dessus, il est temps de rédiger (ou de réviser) votre politique.