La première impression : on n’a jamais une deuxième chance de la faire, et chez Ruby® Receptionists, nous nous efforçons de la rendre formidable.
Pour nos réceptionnistes virtuels, répondre au téléphone est l’occasion de montrer notre truc super convivial. Le message d’accueil d’une entreprise joue un rôle clé pour faire une impression impeccable sur un appelant, et nous adorons aider les nouveaux clients à élaborer des messages d’accueil qui épatent !
Sans plus attendre, voici trois éléments approuvés par Ruby à utiliser pour répondre au téléphone :
Un message d’accueil.
Je sais, vous êtes choqué.
Mais, première chose : énoncer simplement le nom de votre entreprise n’est pas suffisant. Commencez le message d’accueil de votre entreprise par « Bonjour », ou « Merci d’avoir appelé », ou, si la plupart de vos interlocuteurs se trouvent dans le même fuseau horaire, essayez « Bonjour/après-midi ». Mieux encore, combinez deux ou trois de ces options dans votre message d’accueil!
Accueillez vos appelants avec quelques mots chaleureux avant de dire quoi que ce soit d’autre. Un peu de courtoisie fait du bien !
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Le nom de votre entreprise.
Maintenant, « Bonjour » est une excellente façon de commencer un accueil, mais cela ne fait pas un accueil. Si votre entreprise répond au téléphone uniquement avec « Bonjour », organisez une réunion d’entreprise pronto et mettez fin à cette absurdité. En fait, un simple « Bonjour » peut être déroutant pour les appelants, et il est probable qu’ils se demandent s’ils ont composé le bon numéro. Indiquez toujours le nom de votre entreprise lorsque vous prenez des appels. Vous ne voudriez pas qu’un client potentiel vous raccroche au nez parce qu’il pense avoir mal composé le numéro, n’est-ce pas ?
Une offre d’assistance.
« Comment puis-je vous aider ? » Ah, quels beaux mots. Faites savoir à vos interlocuteurs que vous êtes impatient d’égayer leur journée en complétant votre message d’accueil par une question. « Comment puis-je vous aider aujourd’hui ? » et « Comment puis-je vous assister ? » sont deux options solides comme le roc. Vous acheminez les appels plutôt que de répondre aux questions lorsque vous répondez au téléphone ? Essayez peut-être « How may I direct your call ? ». Y a-t-il une question que vous devez poser à chaque appelant ? Posez-la ! (« Puis-je avoir votre numéro de compte s’il vous plaît ? »)
Parce que chaque client veut se sentir considéré, terminer votre message d’accueil par une question utile permet d’offrir une excellente expérience client à chaque étape.
Votre message d’accueil rutilant :
Après tout ce qui a été dit et fait, voici à quoi devrait ressembler le produit fini, euh… sonner, plutôt : « Bonjour ! Merci d’avoir appelé la société ABC. Comment puis-je vous aider aujourd’hui ? »
Je me sens bien rien qu’en lisant ça. C’est sûr que ça bat le diable de « Bonjour » !
Bien sûr, votre accueil n’est qu’une partie de l’équation incroyable-mémorable-imbattable de la gestion des appels. Obtenez une explication complète dans notre guide complet de la gestion des appels!
La gestion des appels est un élément clé de la réussite.