Les reportages ne manquent pas sur les retombées que peut avoir le harcèlement. Même s’il a lieu en dehors du lieu de travail, le harcèlement peut affecter la réputation et les résultats d’un employeur. Lorsqu’un employé dépose une plainte pour harcèlement comportant des allégations précises, une enquête est nécessaire. (Une enquête peut ne pas être nécessaire si un employé se contente de formuler une vague plainte pour impolitesse, par exemple). Les tribunaux ont statué que l’absence d’enquête constituait une discrimination. La loi offre toutefois des mesures refuge – des politiques et des procédures qui, si elles sont correctement suivies, peuvent être considérées comme des preuves que le plaignant et la personne faisant l’objet de la plainte ont été traités équitablement.
Une mesure refuge est fournie par ce qu’on appelle la défense Faragher/Ellerth. Faragher v. City of Boca Raton et Burlington Industries, Inc. v. Ellerth sont deux affaires datant de 1998. Dans ces affaires, le tribunal a statué que les employeurs ne peuvent être jugés responsables de harcèlement hostile sur le lieu de travail dans trois conditions. La première est que l’employé plaignant n’a pas subi d’action défavorable dans son emploi, par exemple une rétrogradation ou un licenciement. Une autre condition est que tout comportement de harcèlement ait été rapidement corrigé. La troisième condition est celle pour laquelle la défense Faragher/Ellerth est la plus connue : l’employé plaignant n’a pas profité des procédures de signalement établies qui auraient donné à son employeur la possibilité d’y remédier. En bref : puisque vous ne nous l’avez pas dit, comment aurions-nous pu le savoir ?
Cette troisième condition est une bonne raison d’avoir une procédure de signalement du harcèlement par écrit dans le manuel de l’employé. Généralement, la procédure exige que les employés portent une plainte pour harcèlement à un superviseur ou au service des ressources humaines ou, si l’employé l’estime nécessaire, à une personne de rang supérieur à son superviseur immédiat. Un employeur peut se protéger davantage en demandant aux employés de signer des reconnaissances qui montrent qu’ils ont reçu une copie de la procédure de signalement.
En plus d’une politique de signalement correctement formulée et d’un moyen de s’assurer que les employés savent de quoi il s’agit, un employeur devrait également avoir établi des politiques et des procédures pour ce qui vient ensuite : une enquête. La loi offre une sphère de sécurité à cette étape également. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc, une autre affaire de 1998 en Californie, sert souvent d’exemple.
Dans cette affaire, un employé a été accusé de harcèlement sexuel. Après avoir mené une enquête, son employeur l’a licencié, et il a intenté un procès. L’une des questions posées au tribunal était de savoir si l’enquête avait été correctement menée. En fin de compte, le tribunal a décidé que l’enquête (qui a trouvé des preuves de l’acte répréhensible de l’employé) avait été menée correctement et que, par conséquent, l’employeur n’avait pas traité l’employé licencié de manière injuste. Ainsi, une deuxième règle de sécurité pour les employeurs consiste à mener une enquête appropriée. Une autre façon de voir Cotran est qu’il n’exige pas de l’employeur qu’il prouve le harcèlement avec la même minutie que dans un tribunal. Une enquête sur le lieu de travail ne doit pas respecter les mêmes règles strictes qu’une enquête de police, par exemple. Mais cette norme plus souple laisse tout de même beaucoup de place aux erreurs.
Les choses à ne pas faire en matière d’enquête
Heureusement pour les employeurs, il existe des conseils sur ce qu’il faut faire lorsqu’une plainte est déposée. En voici une courte liste :
- Ne pas retarder ou omettre de mener une enquête. Une fois qu’une plainte est déposée, l’horloge commence à tourner. Si rien ne se passe après le dépôt d’une plainte, un tribunal est susceptible de tirer des conclusions impitoyables. Une enquête doit également se terminer rapidement, sinon un tribunal peut en déduire que l’enquête a été délibérément laissée en suspens.
- Ne faites pas sauter le plaignant à travers des cerceaux. La procédure de signalement doit être simple. Elle ne doit pas nécessairement exiger une déclaration écrite ou même la coopération continue du plaignant. Une fois qu’une plainte spécifique est déposée, une enquête doit commencer.
- Ne manquez pas de mener une enquête honnête. Même si la plainte semble douteuse, l’employeur a intérêt à mener une enquête. Demandez des documents et des communications électroniques. Interrogez les témoins. Vérifiez les présences, la surveillance, les calendriers, les enregistrements informatiques, etc. Obtenez toutes les preuves pertinentes et examinez-les.
- Ne faites pas de fuite. Il est important de préserver la confidentialité. Le plaignant, les témoins et la personne accusée de mauvaise conduite doivent pouvoir présenter leurs preuves sans craindre que vous en parliez aux autres. Gardez à l’esprit que les employés peuvent ne pas être obligés de se taire, donc si la parole peut circuler, elle ne doit pas venir de vous.
- Ne faites pas de représailles. Les représailles constituent une violation distincte de la loi.
- Ne manquez pas de parvenir à une conclusion. Après avoir fait une enquête, l’employeur est obligé de faire quelque chose, même si les preuves ne vont pas au-delà du « il a dit, elle a dit ». Déterminez ce qui s’est passé en vous basant sur les preuves dont vous disposez, y compris la crédibilité des parties, et agissez en fonction de cette détermination.
Comme cette liste l’indique clairement, la plupart des don’ts équivalent à une absence d’action en réponse à une plainte. Quelles sont donc les mesures à prendre ?
Les choses à faire en matière d’enquête
La meilleure façon de mener une enquête est de suivre les procédures établies dans un manuel préparé. Si une plainte se retrouve dans une salle d’audience, un employeur peut montrer qu’il a agi de bonne foi en suivant une procédure appropriée. Voici quelques choses à faire:
- Do keep a record. Consignez la date à laquelle vous avez reçu la plainte, les détails de la plainte et les dates auxquelles les mesures d’enquête ont été prises jusqu’à ce que la plainte soit résolue. Les lois varient sur la durée de conservation des dossiers ; vérifiez vos lois locales. Trois ans est une règle empirique.
- Suivez la procédure telle que décrite dans le manuel préparé.
Quelles sont les procédures recommandées pour mener une enquête ? Une chose à garder à l’esprit est que les procédures pour les enquêtes sur le lieu de travail ne sont pas aussi strictement établies que pour les enquêtes policières. Un employeur peut mener une enquête en interne ou engager un enquêteur externe. Si un employé est membre d’un syndicat, ou si d’autres circonstances particulières s’appliquent, des procédures supplémentaires doivent être suivies. En général, cependant, la discrétion est permise, tant que l’enquête est menée de bonne foi. Dans cette optique, voici un bref résumé de la façon dont une enquête peut être menée.
Garder l’enquête confidentielle
Utiliser une salle privée où la vie privée et la confidentialité peuvent être maintenues. La personne qui mène l’enquête doit être douée pour prendre des notes précises. En effet, les personnes sont souvent plus ouvertes si elles ne sont pas enregistrées. Si un dispositif d’enregistrement est utilisé, cependant, chaque enregistrement devrait commencer et se terminer par une récitation de l’heure, de la date, des personnes présentes, de la question discutée et d’une déclaration de consentement à être enregistré.
Rester impartial
Les notes peuvent apparaître comme des preuves au tribunal plus tard, elles doivent donc être exemptes de commentaires non professionnels, et elles ne doivent pas être éditées ou « nettoyées » après coup. L’enquêteur peut commencer à établir une chronologie des événements, préparer une liste des personnes à interroger et fixer une date d’achèvement souhaitée pour l’enquête. L’enquêteur doit être impartial. Il peut s’agir d’un responsable, d’un membre du service des ressources humaines ou d’un enquêteur extérieur.
Soyez honnête
L’enquêteur doit être franc avec les personnes interrogées. L’intervieweur ne doit pas faire de promesses, dire que des conclusions ont été tirées ou proférer des menaces. L’intervieweur doit également être honnête quant à savoir qui il représente – dans la plupart des cas, l’employeur. L’enquêteur doit faire savoir aux personnes interrogées qu’elles peuvent mettre fin à l’entretien à tout moment.
Mener des entretiens approfondis
Les entretiens commencent souvent avec le plaignant. L’enquêteur peut poser des questions ouvertes, telles que : » Dans vos propres mots, que s’est-il passé ? » et utiliser des questions de suivi pour essayer de déterminer les dates, les heures et d’autres détails précis. On peut demander à chaque personne interrogée de fournir des preuves telles que des courriels, des textes et d’autres documents. L’enquêteur peut garder le cap en demandant aux personnes interrogées de s’en tenir aux détails. Voici quelques autres questions à poser : « Qu’avez-vous dit/fait à ce moment-là ? » « En avez-vous parlé à quelqu’un ? » (y compris les médecins et les thérapeutes), et « Quelle action voulez-vous que l’entreprise prenne ? »
L’entretien suivant peut concerner la personne accusée ou le harcèlement. Il convient de dire à cette personne pourquoi elle est interrogée et de lui poser le même type de questions qu’au plaignant. « Que s’est-il passé ? », suivi de questions spécifiques aux moments et aux lieux.
Certaines questions supplémentaires à poser doivent permettre de savoir si quelqu’un d’autre peut parler du comportement présumé. « Quelqu’un d’autre était-il présent ? » « Connaissez-vous quelqu’un d’autre qui aurait pu être impliqué ? ». « Connaissez-vous quelqu’un d’autre qui pourrait avoir des informations pertinentes ? »
À partir de ces entretiens, une liste de témoins, s’il y en a, peut être préparée, et les témoins peuvent être interrogés de la même manière impartiale. Pendant ce temps, la chronologie peut être remplie et un résumé des faits convenus préparé. Au fur et à mesure que ce processus se poursuit, la nécessité d’un deuxième entretien peut se faire sentir, car les différents récits sont comparés.
Recueillir des preuves
Recueillir tous les documents et dossiers qui peuvent être pertinents pour l’enquête, y compris, mais sans s’y limiter, les courriels, les textes et les calendriers. Ces documents peuvent aider à combler les lacunes de la chronologie, à combler les trous dans les déclarations des témoins et à établir leur crédibilité.
Prendre une décision raisonnable et de bonne foi
Enfin, après avoir examiné les preuves recueillies lors de l’entretien, l’employeur doit prendre une décision sur les mesures à prendre, les mettre par écrit et les inclure dans son rapport d’enquête. La loi désapprouve le fait de ne rien faire.
En outre, la décision doit être raisonnable. Bien qu’il soit possible de résoudre le problème avec quelques formations et mémorandums, une enquête menée de bonne foi peut se terminer avec la crédibilité d’une partie en meilleur état que celle de l’autre, avec les conséquences que cela implique. Cependant, les employeurs ne peuvent pas hésiter à prendre une décision raisonnable et de bonne foi simplement parce que la réputation d’un employé peut souffrir sans éventuellement perdre la protection de la sphère de sécurité.
Conclusion
Alors que l’attention portée à l’échelle nationale sur le harcèlement se poursuit, les employeurs doivent être préparés à répondre aux réclamations sur leur lieu de travail et à s’en protéger. Cette préparation consiste notamment à disposer d’une politique de signalement écrite et de procédures d’enquête bien établies. En étant préparés, les employeurs peuvent profiter des règles de la sphère de sécurité qui limitent leur responsabilité en cas de réclamation pour harcèlement.