Avec la pandémie de coronavirus qui pousse la main-d’œuvre à devenir de plus en plus éloignée, les entreprises doivent trouver des options créatives pour continuer à collaborer au quotidien. Les logiciels de stockage en nuage vous permettent de conserver vos documents et vos fichiers en toute sécurité et les membres de votre équipe peuvent également y accéder de n’importe où.
Ces outils de collaboration stockent vos données sur internet par l’intermédiaire d’un fournisseur de cloud computing. Le fournisseur tiers gère et exploite ces données en tant que service. Deux acteurs majeurs dans ce domaine sont Dropbox et Box. Afin de vous aider à choisir les outils qui vous conviennent le mieux, voici un aperçu de tout ce que chaque solution a à offrir. Nous couvrirons les sections suivantes dans cet article :
- Vue d’ensemble de Dropbox vs Box
- Facilité de configuration
- Stockage et tarification
- Sécurité
- Synchronisation
- Intégrations
- Partage
Dropbox vs. Box Overview
L’outil de partage a été conçu lorsque son fondateur Drew Houston oubliait sans cesse sa clé USB alors qu’il était étudiant au MIT. À partir de là, l’entreprise a explosé en popularité. Elle compte parmi ses clients de grands noms comme National Geographic, Arizona State University et Sundance. 500 000 entreprises et plus utilisent la solution pour leurs besoins de collaboration.
Le fondateur deBox, Aaron Levie, a développé l’outil dans le cadre d’un projet scolaire lorsqu’il était étudiant à l’université de Californie du Sud. Au cours des 15 années qui ont suivi sa création, Box a obtenu des millions de dollars de financement et a acquis des entreprises en cours de route. Box alimente plus de 100 000 organisations, dont Allstate, Morgan Stanley et Coca-Cola.
Facilité de mise en place
Source : Business Insider
Dropbox Business offre des instructions claires sur son site Web pour la configuration du compte de votre entreprise afin de promouvoir la facilité d’utilisation. Lors de l’inscription, votre organisation se verra attribuer son propre espace d’équipe. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous verrez des dossiers bleus avec une icône de bâtiment – ce sont les dossiers d’équipe où votre organisation peut déposer tous les documents et fichiers.
Votre administrateur d’équipe a la possibilité d’ajuster les autorisations pour inviter des parties externes à utiliser les dossiers ou limiter l’accès comme vous le souhaitez. Les dossiers d’équipe sont gérés par les admins, mais les membres de votre équipe peuvent également créer des dossiers partagés.
Vous pouvez également configurer des dossiers pour les membres individuels de l’équipe. Les administrateurs peuvent accéder aux dossiers individuels via la console d’administration ou en se connectant simplement à votre compte. Une fois les dossiers configurés, vous pouvez commencer à coordonner et à créer.
Box fournit également des étapes pour démarrer avec votre nouveau compte. Vous pouvez facilement créer un nouveau dossier et permettre à d’autres personnes d’y accéder en saisissant leur adresse e-mail lors de la création du dossier. Après avoir donné l’accès à ces collègues, vous pouvez gérer leurs autorisations spécifiques.
Box fournit une interface simple pour s’assurer que les nouveaux utilisateurs peuvent facilement naviguer dans leurs comptes. Vous pouvez facilement rechercher des fichiers et utiliser la fonctionnalité d’arborescence des dossiers afin de trouver le document que vous recherchez.
Gagnant : Comme Dropbox fournit des étapes claires pour la configuration d’un compte professionnel, ils arrivent en tête ici.
Stockage et tarification
Dropbox propose différents plans en fonction de l’espace de stockage que vous recherchez. Cela signifie qu’il existe un plan tarifaire pour les entreprises de toutes tailles. La structure de chacun de ces plans garantit que vous n’aurez pas à payer pour plus de stockage que vous n’en utiliserez, ce qui est idéal pour les petites équipes qui n’ont pas de gros budgets. Vous pouvez choisir d’être facturé sur une base mensuelle ou annuelle.
| Plan | Prix | Stockage | Professionnel | À partir de 16 $.58 $/mois | 3 To de stockage |
| Standard | À partir de 12 $.50/utilisateur/mois | 5 To de stockage |
| Avancé | À partir de 20 $/utilisateur/mois | Aussi longtemps que nécessaire | Entreprise | Contactez . Dropbox pour un devis | Comme beaucoup de stockage selon les besoins |
Box ne cache pas qu’elle s’adresse aux grandes entreprises. Mais cet outil est également idéal pour les entreprises qui se voient changer d’échelle à l’avenir. Dropbox vous donne les fonctionnalités dont vous avez besoin pour démarrer votre activité, Box est l’alternative volumineuse pour quand vous voulez appuyer sur l’accélérateur un peu plus fort.
Voici une ventilation de chacune des options tarifaires de Box. Tout comme Dropbox, Box offre la possibilité aux entreprises d’être facturées sur une base mensuelle ou annuelle.
| Plan | Prix | Storage | Starter | Débutant à 5 $/utilisateur/mois | Jusqu’à 100 Go de stockage pour un maximum de 10 utilisateurs | Entreprise | À partir de 15 $/utilisateur/mois | Stockage illimité pour toute votre organisation |
| Business Plus | À partir de 25 $/utilisateur/mois | Space illimité pour un nombre illimité de collaborateurs externes | Enterprise | Débutant à 35 $/utilisateur/mois | Space de stockage illimité pour un nombre illimité de collaborateurs externes |
Gagnant : En raison de son plan professionnel, Dropbox arrive en tête ici. Alors que Box offre une grande quantité de stockage pour un prix assez abordable, le plan professionnel de Dropbox offre encore une bonne quantité de stockage pour un coût encore plus bas.
Sécurité
Lorsque vos fichiers sont stockés avec la technologie du cloud, il y a toujours un petit risque dans une violation de données – c’est pourquoi Box et Dropbox donnent la priorité à la sécurité pour leurs utilisateurs. Dropbox a conçu son produit avec des fonctions de sécurité avancées à l’esprit, c’est pourquoi vos données sont toujours protégées. En fait, ils fournissent même à leurs clients un guide de confiance complet, rempli de divers articles prouvant la priorité accordée par Dropbox à la sécurité, à la conformité et à la confidentialité.
Box propose également un livre électronique détaillant toutes les mesures de sécurité que leur organisation met en place. La sélection de stockage en nuage exige une authentification de l’utilisateur, allant de granulaire à forte. Vous pouvez surveiller ce qui se passe dans votre espace de travail avec des aperçus et des pistes d’audit. Box propose également l’apprentissage automatique pour se défendre contre les menaces extérieures. La solution offre également une gouvernance et une conformité simplifiées pour s’assurer que vous répondez aux exigences de confidentialité.
Voici une ventilation des fonctions de sécurité que proposent Box et Dropbox :
| Sécurité améliorée |  |
 |
Historique des versions | Des points d’historique de version illimités pour ceux qui ont besoin de revenir en arrière pour vérifier une version précédente. | Ce plan offre uniquement les 50 points d’historique de version les plus récents pour chaque fichier. |
| Version Recovery | Points de récupération de version illimités pour ceux qui ont besoin de récupérer un fichier supprimé. | Le plan Business deBox, à ce jour, n’offre pas de points de récupération de version autres que la possibilité de restaurer les fichiers dans son dossier de corbeille. |
| Suivi des accès | Vous pouvez suivre les connexions, les appareils et les emplacements des membres de l’équipe. | Vous pouvez suivre les statistiques d’accès de base, avec l’atout supplémentaire de l’expiration automatique et/ou du verrouillage des fichiers. |
| Audit d’activité | Des journaux d’audit détaillés sont disponibles. | Ce plan ne propose pas de journaux d’audit détaillés. |
| Single Sign On (SSO) et Active Directory | Oui | Oui, mais ne permet qu’une seule intégration. |
| Protection par mot de passe des fichiers/dossiers | Bien qu’il existe des solutions de contournement, cette fonctionnalité n’est pas native. | Oui |
Gagnant : Il s’agit d’un autre tirage au sort. Chacun offre des fonctionnalités similaires à l’autre, et avec les deux options, seuls certains éléments de sécurité sont offerts avec certains plans.
Synchronisation
Source : TryShift
Des outils comme Dropbox et Box sont censés aider votre organisation à améliorer la collaboration sur différents appareils – pensez à ces outils comme à un Google Drive privé et protégé pour votre entreprise. Cela signifie que la synchronisation en temps réel doit être une priorité. L’outil fournit des instructions claires pour synchroniser votre compte sur différents appareils.
La fonction de synchronisation de Dropbox est considérée comme l’une des principales fonctionnalités de la plateforme. Elle permet de maintenir vos fichiers à jour sur chaque appareil ayant accès au compte de votre équipe. Ainsi, si vous modifiez un document sur un appareil, ces modifications seront visibles sur tous les autres appareils. Vous pouvez facilement lancer le processus de synchronisation sur un ordinateur ou un téléphone/tablette.
Le flux de travail pour ce faire est simple. Il vous suffit de télécharger Dropbox sur chaque appareil qui a besoin d’un accès. Connectez-vous au compte de votre équipe sur chacun de ces appareils. Ensuite, vous êtes libre de commencer à déposer des fichiers dans votre dossier. Si vous sélectionnez l’option « Disponible hors ligne », vous pourrez accéder à ces documents sans WiFi.
Box propose également sa propre fonctionnalité de synchronisation. Box Sync vous permet de mettre en miroir les données stockées sur votre compte Box sur votre bureau. Cela signifie que vos documents et fichiers sont disponibles hors ligne. Si vous apportez des modifications aux fichiers synchronisés localement, ces modifications seront automatiquement synchronisées avec votre compte Box.
Puisque Box Sync permet un accès hors ligne, son activation est un peu plus compliquée que la fonctionnalité de Dropbox. L’activation de cette fonctionnalité est similaire au téléchargement d’une nouvelle application sur votre ordinateur. Vous devrez installer un ordinateur Box Sync Installer et suivre le reste des étapes qui s’afficheront sur votre écran. Notez que pour un Mac, vous aurez besoin d’un disque dur formaté HFS+ ou APFS.
Gagnant : Dropbox. L’accès hors ligne de Box Sync est impressionnant, il est limité aux ordinateurs de bureau et est un peu plus compliqué que l’offre de Dropbox.
Intégrations
La meilleure façon pour Dropbox et Box de répondre à vos besoins de collaboration est d’offrir des intégrations qui peuvent réunir de façon transparente l’ensemble de votre pile logicielle. Les deux outils offrent une grande liste d’intégrations pour vous aider à répondre à vos besoins de collaboration. Dropbox fait la promotion de près de 200 intégrations sur son site et Box se vante de plus de 1 500 intégrations.
Dropbox a conclu des partenariats avec quatre fournisseurs de logiciels – Autodesk, Trello, Slack et Okta. Ils ont combiné leurs forces avec chaque fournisseur pour offrir un nouvel outil de premier ordre. Par exemple, le plugin pour Autodesk permet aux utilisateurs d’accéder à l’ensemble de leur bibliothèque Dropbox directement dans Autodesk. L’intégration de Slack et Dropbox permet aux équipes de rassembler leurs conversations et leurs documents en un seul et même endroit.
Il propose également la plateforme DBX pour les entreprises qui recherchent des intégrations plus spécifiques. Cette plateforme permet aux utilisateurs d’exploiter les API disponibles de la solution pour construire leurs propres solutions. Ainsi, vous pouvez la construire pour qu’elle soit l’outil exact dont votre entreprise a besoin.
Microsoft Office, Salesforce et Google font partie des 1 500 intégrations de Box. Ces intégrations permettent à votre contenu de circuler sur vos plateformes logicielles les plus utilisées. Ces intégrations assurent également la cohérence des fichiers, de sorte que tous les membres de votre organisation bénéficient d’une expérience de gestion de contenu unifiée à tous les niveaux. Avec autant d’options d’intégration parmi lesquelles choisir, Box garantit que chaque aspect de votre entreprise sera aligné.
Cependant, la riche liste d’intégrations possibles de Box offre plus que cette expérience de contenu unifié. Grâce aux intégrations avec des outils comme Okta et Broadcom, vous pouvez renforcer la sécurité en ligne de votre organisation. Ces solutions offrent des couches de défense supplémentaires sans compromettre le flux de votre contenu.
Gagnant : Box offre beaucoup plus d’intégrations que Dropbox, ce qui en fait le grand gagnant de cette catégorie.
Partage de fichiers
Les deux options encouragent la collaboration entre les équipes travaillant depuis différents endroits. Le partage de fichiers en fait donc naturellement partie. Voici une ventilation de la façon dont chaque plateforme gère le partage de fichiers.
L’outil offre plusieurs options pour le partage de fichiers. Vous pouvez partager un fichier ou un dossier directement sur le site Web, utiliser l’application mobile (disponible pour Android et iOS), partager un fichier depuis l’application sur votre ordinateur. La plateforme propose une page d’assistance client exposant explicitement les instructions pour chaque processus de partage.
Dropbox vous permet également d’ajuster les autorisations pour chaque personne avec laquelle vous partagez. Par exemple, si vous voulez donner un accès en visualisation seulement à un dossier ou à un fichier à une personne qui n’a pas de compte Dropbox, vous pouvez le partager avec un lien. Si vous donnez un accès complet à l’édition à une personne avec qui vous partagez un fichier, ces commentaires et modifications seront mis à jour et apparaîtront pour toutes les personnes ayant accès à ce document.
Box permet aux utilisateurs de partager n’importe quel type de fichier de n’importe quelle taille – cela signifie tout, des dossiers zippés aux images brutes en passant par les vidéos. Vous pouvez créer un lien à partager avec quelqu’un ou le partager directement dans la plateforme. Box vous permet également de prévisualiser plus de 120 types de fichiers.
Box vous permet de partager des fichiers de plusieurs façons. Vous pouvez les envoyer depuis votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou votre appareil mobile. Votre destinataire n’a même pas besoin d’un compte Box pour les télécharger, les modifier et les commenter. La plateforme propose sept niveaux de permission différents, ce qui garantit la sécurité de vos fichiers lorsqu’ils sont partagés avec des parties extérieures.
Gagnant : Box arrive en tête pour le partage de fichiers. Leur capacité à partager des fichiers volumineux de tout type et à permettre aux utilisateurs externes des autorisations complètes ne peut pas être battue.
Dropbox vs Box – Y a-t-il un vainqueur clair ?
Les deux produits Dropbox et Box sont des géants du secteur de l’hébergement en nuage et ils ont tous deux des approches uniques pour les entreprises. Les deux produits se concentrent sur la collaboration et le stockage sécurisé de documents.
En fin de compte, le gagnant dépend du fournisseur qui possède les fonctionnalités qui correspondent le mieux à vos besoins. Par exemple, Box offre plus de plans avec un stockage illimité et Dropbox offre un plan qui vient à un prix incroyablement abordable. Box dispose de plus d’intégrations, mais Dropbox offre un processus de synchronisation plus convivial.
Vous cherchez à étendre encore plus les capacités de collaboration de votre entreprise ? Envisagez de mettre en œuvre un système de téléphonie IP. Jetez un œil à nos meilleurs fournisseurs de VoIP pour entreprises.