Si vous embauchez des employés domestiques – ou employés de maison – tels que des nounous, des jardiniers ou des concierges pour personnes âgées, vous êtes tenu de payer et de retenir les taxes de sécurité sociale et Medicare.
Vous devrez obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN) ainsi que fournir à chaque employé un W-2 au plus tard le 31 janvier.Si vous avez un comptable ou un service de paie pour vous aider, la déclaration des taxes pour les employés domestiques devrait être facile. Cependant, si c’est la première fois que vous travaillez avec des employés nationaux, les règles et règlements peuvent être difficiles à comprendre. Veillez à éviter ces situations courantes et envisagez de travailler avec un conseiller expérimenté pour vous assurer que la déclaration de vos impôts se passe bien.
Les entrepreneurs indépendants diffèrent des employés domestiques. Il s’agit de personnes comme les plombiers ou les réparateurs qui fournissent des services au grand public. Les entrepreneurs indépendants fournissent leurs propres outils et contrôlent la façon dont ils effectuent le travail. En revanche, vous contrôlez qui, quoi, quand, où et comment un employé de maison effectue son travail. Avec ce contrôle vient la responsabilité d’identifier correctement vos employés et de payer les taxes appropriées.
Ceci est important car les entrepreneurs indépendants gèrent leurs taxes différemment des employés. Alors qu’un entrepreneur indépendant reçoit un formulaire 1099 à la fin de l’année fiscale, vos employés domestiques recevront un W-2. Les entrepreneurs indépendants sont responsables de 100 % de leurs impôts, tandis que les impôts des travailleurs domestiques sont répartis entre l’employeur et l’employé.
Ne confondez pas un employé domestique avec un entrepreneur indépendant ! Une mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des amendes et des accusations d’évasion fiscale.
Ne réclamez pas vos employés dans vos déductions fiscales professionnelles
Si vous possédez déjà une entreprise, vous ne pouvez pas réclamer vos employés domestiques dans vos déductions fiscales professionnelles. L’IRS dit que, puisque les employés de maison ne sont pas des membres contribuant à votre entreprise, vous devez traiter leurs salaires par le biais du processus d’impôt personnel. Cela fonctionne ainsi parce que les entreprises ont droit à des déductions fiscales sur les charges salariales, mais les employés de maison n’opèrent pas dans le cadre de votre entreprise.
Vous ne pouvez déposer leurs déclarations fiscales par l’intermédiaire de votre entreprise que si vous êtes propriétaire d’une entreprise individuelle ou si vous dirigez une exploitation agricole à but lucratif.
Ne négligez pas les heures supplémentaires
Les employés de maison, comme les nounous, sont considérés comme des travailleurs non exemptés en vertu du Fair Labor Standards Act. Cela signifie que les employeurs doivent payer les heures supplémentaires lorsque les employés travaillent plus de 40 heures par semaine de travail de sept jours. Les heures supplémentaires doivent être payées au moins 1,5 fois le taux de rémunération normal. L’exception à cette règle est si votre employé vit avec vous, comme une nounou à domicile.
Essayer de contourner cette règle en offrant un salaire au lieu d’un salaire horaire est illégal, et vous pouvez subir des répercussions longtemps après avoir licencié un employé. Les employés peuvent venir vous voir et déposer un litige salarial, ce qui signifie que vous devrez payer des arriérés de salaire, des arriérés d’impôts, des pénalités et des intérêts.
Établissez une entente salariale qui tient compte des heures supplémentaires, et vous ne devriez pas avoir de problème à déclarer le montant approprié d’impôts à la saison des impôts.
Si vous convenez d’un montant salarial basé sur plus de 40 heures par semaine, incluez le calcul des heures supplémentaires dans votre contrat de travail. Par exemple, vous pourriez convenir de payer votre nounou 550 $ par semaine pour 50 heures de travail. Dans votre accord, vous souligneriez que vous acceptez de payer 10 $/heure avec 15 $/heure pour les heures supplémentaires.
Ne retenez pas les calculs de votre employé
Comme dans le monde commercial, les employés ont le droit de voir les détails de leur chèque de paie. Pour chaque période de paiement, les employés de maison devraient recevoir un chèque de paie qui détaille les taux horaires et les heures supplémentaires ainsi que le nombre d’heures rémunérées pour cette période. Vous devriez également détailler toutes les déductions pour la sécurité sociale, Medicare et les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques que vous retenez.
N’attendez pas la période des impôts pour aborder les impôts
Si c’est la première fois que vous embauchez un employé de maison, vous pouvez avoir l’impression d’être trop occupé pour aborder les questions fiscales dès l’embauche d’un nouvel employé. Cependant, si vous attendez la période des impôts, il y a de fortes chances que vous ayez déjà commis plusieurs erreurs que votre CPA devra trier, créant ainsi un processus long et coûteux pour tout le monde.
Au lieu de cela, contactez un conseiller fiscal spécialisé dans les employés de maison au moment de l’embauche. Cela vous aidera à vous préparer à la saison des impôts avec moins de bosses en cours de route.
Ne payez pas les livres
Payer les livres fait référence au fait de ne pas déclarer les salaires payés. Certaines personnes essaient de contourner ce problème en payant en espèces, car c’est un moyen de transfert d’argent difficile à suivre. Cependant, cela peut vous attirer de gros ennuis. Qu’il s’agisse de tout ou d’une partie de la rémunération, c’est un grave problème. Cela peut conduire à des accusations de fraude fiscale. Si vos impôts ne sont pas payés, vous pouvez faire face à des accusations de crime qui vous affecteront pour le reste de votre vie.
Ce n’est pas aussi facile de s’en sortir que vous pourriez le penser. Par exemple, si vous licenciez une nounou et qu’elle fait ensuite une demande de chômage, elle peut déclarer le montant d’argent qu’elle a réellement gagné pour maximiser ses prestations. Si vous avez gardé des parties de son revenu hors des livres, vous avez maintenant été pris, et il n’y a pas de prescription pour les taxes d’emploi impayées.
N’oubliez pas que vous devez déclarer les éléments suivants comme salaires des employés de maison :
- Salaire et primes
- Heures supplémentaires
- Vacances et indemnités de maladie
- Impôts qui ne sont pas retenus sur le salaire
- Allocations de voiture
- Cartes cadeaux
- Autres avantages en espèces
Soyez honnête, et tenez des registres détaillés, et vous ne devriez pas avoir à faire face à des amendes ou des accusations criminelles à l’avenir.
Avec ces précautions à l’esprit, vous pouvez aborder les impôts des employés domestiques de la bonne manière pour éviter les problèmes ou les litiges qui pourraient survenir à l’avenir. Si vous êtes confus ou si vous n’avez tout simplement pas le temps de traiter ces questions par vous-même, consultez un avocat agréé ou travaillez avec un service de paie pour en savoir plus sur la façon de gérer votre situation personnelle.
Kathleen Webb a cofondé HomeWork Solutions en 1993 pour fournir des services de paie et de fiscalité aux familles employant des employés de maison. Kathy a une grande expérience dans la préparation des charges sociales de la » taxe sur les nounous « . Elle est l’auteur de nombreux articles sur ce sujet et a été citée dans le Wall Street Journal, Kiplinger’s Personal Finance et Congressional Quarterly. Elle a également consulté des membres du personnel du Sénat lors de la rédaction de la loi de 1994 sur la taxe sur les nounous.
Webb est diplômée magna cum laude du Boston College. Elle est l’ancienne présidente de l’International Nanny Association, la principale association professionnelle de l’industrie de la garde d’enfants à domicile.
.