Vous avez parfois l’impression de passer tout votre temps à gérer des crises ? Que votre vie est essentiellement consacrée à éteindre un feu proverbial après l’autre ?
À la fin de la journée, vous sentez-vous complètement sappé et vidé de votre énergie, sans pouvoir pourtant pointer du doigt ce que vous avez accompli de réellement significatif ?
Oui ?
Alors vous, mon ami, confondez probablement l’urgent et l’important.
Nous avons déjà parlé des nombreuses leçons de leadership qui peuvent être glanées dans la vie de Dwight D. Eisenhower. Aujourd’hui, nous allons en évoquer une autre – un principe qui l’a guidé tout au long de sa carrière, immensément réussie, de général et de président :
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important. »
Ci-après, nous examinons la distinction que l’ol’ Ike faisait entre ces deux choses très différentes, et nous explorons comment la compréhension du « principe de décision d’Eisenhower » peut vous aider à devenir l’homme que vous voulez être.
La différence entre urgent et important
Urgent signifie qu’une tâche requiert une attention immédiate. Ce sont les tâches à faire qui crient « maintenant ! ». Les tâches urgentes nous placent dans un mode réactif, marqué par un état d’esprit défensif, négatif, précipité et étroitement focalisé.
Les tâches importantes sont des choses qui contribuent à notre mission, nos valeurs et nos objectifs à long terme. Parfois, les tâches importantes sont également urgentes, mais généralement, elles ne le sont pas. Lorsque nous nous concentrons sur les activités importantes, nous fonctionnons en mode réactif, ce qui nous aide à rester calmes, rationnels et ouverts aux nouvelles opportunités.
C’est une distinction plutôt intuitive, et pourtant la plupart d’entre nous tombent fréquemment dans le piège de croire que toutes les activités urgentes sont également importantes. Cette propension trouve probablement ses racines dans notre histoire évolutive ; nos ancêtres se concentraient davantage sur les préoccupations à court terme que sur la stratégie à long terme, car s’occuper de stimuli immédiats (comme un chat à dents de sabre qui charge) pouvait faire la différence entre la vie et la mort.
Les technologies modernes (informations en continu, Twitter, Facebook, SMS) qui nous bombardent constamment d’informations n’ont fait qu’accentuer cet état d’esprit profondément ancré. Nos technologies productrices de stimuli traitent toutes les informations comme étant également urgentes et pressantes. Le Twerk-gate de Miley Cyrus se voit accorder le même poids que d’importantes discussions politiques à Washington.
Nous vivons, comme l’affirme l’auteur Douglas Rushkoff, un « choc du présent » – un état dans lequel « nous vivons dans un « maintenant » continu et toujours actif » et perdons notre sens du récit et de la direction à long terme. Dans un tel état, il est facile de perdre de vue la distinction entre le vraiment important et le simplement urgent.
Les conséquences de cette cécité aux priorités sont à la fois personnelles et sociétales. Dans nos propres vies, nous souffrons d’épuisement et de stagnation, et à un niveau plus large, notre culture est incapable de résoudre les problèmes vraiment importants de notre époque.
La matrice de décision d’Eisenhower
Le penseur d’affaires Stephen Covey a popularisé le principe de décision d’Eisenhower dans son livre, Les 7 habitudes des gens très efficaces. Dans ce livre, Covey a créé une matrice de décision pour aider les individus à faire la distinction entre ce qui est important et non important et ce qui est urgent et non urgent. La matrice se compose d’un carré divisé en quatre cases, ou quadrants, étiquetés comme suit : 1) urgent/important, 2) pas urgent/important, 3) urgent/pas important, et 4) pas urgent/pas important:
Ci-après, nous détaillons chaque quadrant et expliquons dans lequel nous devrions passer le plus de temps si nous souhaitons être au mieux et tirer le meilleur parti de notre vie.
Quadrant 1 : tâches urgentes et importantes
Les tâches du quadrant 1 sont à la fois urgentes et importantes. Ce sont des tâches qui requièrent notre attention immédiate et qui œuvrent également à la réalisation de nos objectifs et missions à long terme dans la vie.
Les tâches du quadrant 1 consistent généralement en des crises, des problèmes ou des échéances.
Voici quelques exemples spécifiques de tâches urgentes et importantes :
- Certains courriels (il peut s’agir d’une offre d’emploi, d’un courriel pour une nouvelle opportunité commerciale qui nécessite une action immédiate, etc.)
- Délai de remise d’un travail de semestre
- Délai d’imposition
- Votre femme aux urgences
- Le moteur de la voiture tombe en panne
- Tâches ménagères
- Vous avez une crise cardiaque et vous vous retrouvez à l’hôpital
- Vous recevez un appel du directeur de votre enfant disant que vous devez venir pour une réunion concernant son comportement
Avec un peu de planification et d’organisation, de nombreuses tâches Q1 peuvent être rendues plus efficaces ou même carrément éliminées. Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute pour travailler sur un devoir de semestre (ce qui en fait une tâche urgente), vous pourriez planifier votre temps de manière à avoir terminé votre devoir une semaine à l’avance. Ou encore, au lieu d’attendre que quelque chose dans votre maison tombe en ruine et doive être réparé, vous pouvez suivre un calendrier d’entretien régulier.
Bien que nous ne serons jamais en mesure d’éliminer complètement les tâches urgentes et importantes, nous pouvons les réduire considérablement avec un peu de proactivité et en passant plus de temps dans le quadrant 2.
Ce qui nous amène bien sûr à…
Quadrant 2 : Tâches non urgentes mais importantes
Les tâches du quadrant 2 sont les activités qui n’ont pas d’échéance pressante, mais qui vous aident néanmoins à atteindre vos objectifs personnels, scolaires et professionnels importants, ainsi qu’à remplir votre mission globale en tant qu’homme.
Les tâches du quadrant 2 sont généralement centrées sur le renforcement des relations, la planification de l’avenir et l’amélioration de soi.
Voici quelques exemples spécifiques de tâches non urgentes mais importantes :
- Planification hebdomadaire
- Planification à long terme
- Faire de l’exercice
- Temps en famille
- Lire des livres enrichissants pour la vie ?de vie
- Journal
- Prendre un cours pour améliorer une compétence
- Passer du temps avec un passe-temps enrichissant
- Etudier
- Méditer
- Service
- Entretien de la voiture et de la maison
- Soirée en amoureux
- Créer un budget et un plan d’épargne
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Selon Covey, nous devrions chercher à consacrer la majeure partie de notre temps aux activités Q2, car ce sont celles qui nous procurent un bonheur, un épanouissement et un succès durables. Malheureusement, il existe quelques défis clés qui nous empêchent d’investir suffisamment de temps et d’énergie dans les tâches Q2 :
- Vous ne savez pas ce qui est vraiment important pour vous. Si vous n’avez aucune idée des valeurs et des objectifs qui comptent le plus pour vous, vous ne saurez évidemment pas à quelles choses vous devriez consacrer votre temps pour atteindre ces objectifs ! Au lieu de cela, vous vous accrocherez aux stimuli et aux tâches les plus urgentes. Si vous avez l’impression qu’il vous manque une mission de vie ou que vous n’êtes pas sûr de vos valeurs fondamentales, je vous recommande vivement de lire nos articles sur l’élaboration d’un plan de vie ainsi que sur la définition de vos valeurs fondamentales.
- Biaisement présent. Comme nous venons de le voir, nous avons tous tendance à nous concentrer sur ce qui est le plus urgent à l’heure actuelle. Agir ainsi est notre mode par défaut. Il est difficile d’être motivé pour faire quelque chose quand il n’y a pas une échéance qui se profile au-dessus de notre tête. Se départir de cette position de repli demande de la volonté et de l’autodiscipline – des qualités qui ne viennent pas naturellement et qui doivent être activement cultivées et exprimées.
Parce que les activités Q2 ne sont pas pressantes pour notre attention, nous les gardons généralement pour toujours au second plan de notre vie et nous nous disons : » Je m’occuperai de ces choses « un jour » après m’être occupé de ces choses urgentes. » Nous repoussons même le moment de déterminer ce qui est le plus important dans la vie, ce qui, bien sûr, ne fait que perpétuer un cycle où nous ne nous occupons jamais que des tâches les plus urgentes de notre liste.
Mais ce « un jour » n’arrivera jamais ; si vous attendez pour faire les choses importantes que votre emploi du temps s’éclaircisse un peu, croyez-moi quand je dis que ce ne sera pas le cas. Vous vous sentirez toujours à peu près aussi occupé que vous l’êtes maintenant, et si quelque chose se produit, la vie ne fait que devenir plus occupée à mesure que vous vieillissez (au moins jusqu’à votre retraite).
Pour surmonter notre biais inhérent au présent qui nous empêche de nous concentrer sur les activités du quadrant 2, nous devons vivre notre vie de manière intentionnelle et proactive. Vous ne pouvez pas diriger votre vie en mode par défaut. Vous devez décider consciemment : » Je vais trouver du temps pour ces choses, contre vents et marées. «
Quadrant 3 : Tâches urgentes et non importantes
Les tâches du quadrant 3 sont des activités qui requièrent notre attention maintenant (urgentes), mais qui ne nous aident pas à atteindre nos objectifs ou à remplir notre mission (non importantes). La plupart des tâches de Q3 sont des interruptions d’autres personnes et consistent souvent à les aider à atteindre leurs propres objectifs et à remplir leurs propres priorités.
Voici quelques exemples spécifiques d’activités du quadrant 3 :
- Appels téléphoniques
- Messages texte
- La plupart des courriels (certains courriels pourraient être urgents et importants)
- Un collègue de travail qui passe à votre bureau pendant votre heure de pointe pour vous demander une faveur
- Demande d’un ancien employé pour écrire une lettre de recommandation en son nom (c’est probablement important pour lui, mais avouons-le, ce n’est probablement pas si important pour vous)
- Maman passe à l’improviste et veut votre aide pour une corvée
Selon Covey, de nombreuses personnes passent la plupart de leur temps sur des tâches de Q3, tout en pensant travailler à Q1. Parce que les tâches Q3 aident effectivement les autres, elles donnent définitivement l’impression d’être importantes. De plus, ce sont généralement des tâches tangibles, dont l’achèvement vous donne ce sentiment de satisfaction qui vient du fait de cocher quelque chose sur votre liste.
Mais si les tâches Q3 peuvent être importantes pour les autres, elles ne le sont pas pour vous. Elles ne sont pas nécessairement mauvaises, mais elles doivent être équilibrées avec vos activités Q2. Sinon, vous finirez par avoir l’impression de faire beaucoup de choses au jour le jour, tout en réalisant finalement que vous ne progressez pas vraiment dans vos propres objectifs à long terme. C’est une recette pour la frustration personnelle et le ressentiment envers les autres.
Les hommes qui passent la plupart de leur temps à travailler sur des tâches urgentes mais pas importantes souffrent souvent du » syndrome du gentil garçon « , et veulent constamment faire plaisir aux autres au détriment de leur propre bonheur.
Si c’est votre cas, la solution est simple : Devenez plus assertif et commencez à dire fermement (mais poliment) non à la plupart des demandes.
Quadrant 4 : Tâches non urgentes et non importantes
Les activités du quadrant 4 ne sont pas urgentes et ne sont pas importantes. Ce sont ce que j’aime appeler des activités de » déconnexion « . Les activités du Q4 ne sont pas pressantes et ne vous aident pas à atteindre des objectifs à long terme ou à remplir votre mission en tant qu’homme. Elles sont avant tout des distractions.
Les exemples spécifiques de tâches non urgentes et non importantes comprennent :
- Regarder la télévision
- Surfer sans cesse sur le web
- Jouer à des jeux vidéo
- Faire défiler Facebook, Twitter, Instagram
- Jouer aux jeux de hasard
- Les virées shopping
Je pense que si la plupart d’entre nous faisaient un audit du temps sur nous-mêmes, nous constaterions que nous passons un temps démesuré sur des activités de Q4. Je suis sûr que la plupart d’entre nous ont ces moments « Je gâche ma vie » après avoir passé des heures à surfer sur le web et réaliser que nous aurions pu utiliser ce temps pour poursuivre nos objectifs de vie plus ennoblissants. Non ? C’est juste moi ? Zut.
En tant que pragmatique, je ne pense pas qu’il faille éliminer complètement les activités de Q4 de votre vie. Après une journée particulièrement mouvementée et chargée, naviguer au hasard sur Internet ou regarder une émission de télévision préférée pendant une demi-heure est exactement ce dont mon cerveau a besoin pour décompresser.
Au lieu de chercher à vous débarrasser complètement des tâches non urgentes et non importantes, essayez de n’y consacrer qu’un temps très limité. 5 % ou moins de vos heures d’éveil est un bon objectif.
Soyez comme Ike ; passez plus de temps sur les tâches importantes
Dans notre monde de choc actuel, la capacité à filtrer le signal du bruit, ou à distinguer ce qui est urgent de ce qui est vraiment important, est une compétence essentielle à posséder.
Mon défi pour vous cette semaine est d’appliquer la matrice de décision d’Eisenhower à autant d’aspects de votre vie que possible. Lorsque vous êtes confronté à une décision, arrêtez-vous et demandez-vous : » Est-ce que je fais cela parce que c’est important ou est-ce que je le fais parce que c’est simplement urgent ? «
Je vous promets qu’en passant la plupart de votre temps à travailler sur des tâches non urgentes mais importantes, vous ressentirez un sentiment renouvelé de calme, de contrôle et de sang-froid dans votre vie. Vous aurez l’impression de faire de réels progrès. En investissant votre temps dans les activités de planification et d’organisation de Q2, vous pouvez prévenir et éliminer un grand nombre de crises et de problèmes de Q1, équilibrer les demandes de Q3 avec vos propres besoins, et vraiment profiter des veg-outs de Q4, sachant que vous avez mérité le reste. En faisant des tâches de Q2 votre priorité absolue, quelle que soit l’urgence, la contrariété ou la date limite à laquelle vous êtes frappé, vous aurez les moyens mentaux, émotionnels et physiques de répondre positivement, plutôt que de réagir de manière défensive.
Des outils pour vous aider
Pour vous aider à appliquer la matrice de décision d’Eisenhower, nous vous suggérons de consulter les outils suivants.
Eisenhower App. Il s’agit d’une application iPhone qui vous permet d’organiser facilement votre tâche en fonction de la matrice de décision Eisenhower. J’ai eu la chance de jouer un peu avec et j’ai aimé ce que j’ai vu. Je n’ai pas été en mesure de trouver quelque chose de similaire pour Android.
Télécharger la feuille de travail de la matrice de décision d’Eisenhower. J’ai créé un petit PDF snazzy de la matrice de décision Eisenhower disponible en téléchargement gratuit. Imprimez-en une ce soir et consacrez 30 minutes à votre réflexion personnelle. Dressez la liste des tâches auxquelles vous consacrez le plus de temps et attribuez-les à un quadrant approprié de la matrice. Ce faisant, vous aurez une idée approximative de la question de savoir si vous consacrez du temps à des activités qui sont réellement importantes.
Après avoir fait cela, réfléchissez aux moyens de réduire le temps que vous consacrez aux tâches Q1, Q3 et Q4 et d’augmenter le temps que vous consacrez aux activités Q2.
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