© Copyright Carter McNamara, MBA, PhD, Authenticity Consulting, LLC.
Adaptés du Guide pratique du leadership et de la supervision en entreprise et du Guide pratique du leadership et de la supervision pour le personnel des organismes sans but lucratif.
Les sections de ce sujet comprennent
La sélection des participants
L’élaboration des ordres du jour
L’ouverture de la réunion
L’établissement de règles de base
La gestion du temps dans les réunions
L’évaluation du processus de réunion
L’évaluation de la réunion globale
La clôture de la réunion
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Divers types de groupes
Perspectives supplémentaires sur la conduite de réunions réussies
Voyez aussi
les sujets connexes de la bibliothèque
Planification de réunions efficaces
La gestion des réunions tend à être un ensemble de compétences souvent négligées par les dirigeants et les gestionnaires. Les informations suivantes sont une version plutôt « Cadillac » des suggestions de gestion des réunions. Le lecteur pourra choisir les suggestions qui correspondent le mieux à la culture particulière de sa propre organisation. Gardez à l’esprit que les réunions sont des activités très coûteuses si l’on considère le coût de la main-d’œuvre pour la réunion et ce qui peut ou ne peut pas être fait pendant la réunion. Prenez donc la gestion des réunions très au sérieux.
Le processus utilisé dans une réunion dépend du type de réunion que vous prévoyez d’organiser, par exemple, une réunion du personnel, une réunion de planification, une réunion de résolution de problèmes, etc. Cependant, il existe certaines bases communes aux différents types de réunions. Ces éléments de base sont décrits ci-dessous.
(Notez qu’il peut sembler y avoir beaucoup de suggestions énumérées ci-dessous pour quelque chose d’aussi apparemment simple que d’organiser une réunion. Cependant, toute activité importante comprendrait une longue liste de suggestions. La liste semble devenir beaucoup plus petite une fois que vous maîtrisez la façon de mener l’activité).
Guides complets
Guide de base pour mener des réunions efficaces
Planification d’une grande réunion
Gestion des réunions (un guide)
Comment mener une réunion
Sélection des participants
– La décision concernant les participants dépend de ce que vous voulez accomplir lors de la réunion. Cela peut sembler trop évident à énoncer, mais il est surprenant de voir combien de réunions se déroulent sans la présence des bonnes personnes.
– Ne dépendez pas de votre propre jugement sur les personnes qui devraient venir.Demandez également l’avis de plusieurs autres personnes.
– Si possible, appelez chaque personne pour lui parler de la réunion à thème, de son objectif général et de la raison pour laquelle sa présence est importante.
– Faites suivre votre appel d’un avis de réunion, comprenant l’objectif de la réunion, le lieu et la date de la réunion, la liste des participants et les personnes à contacter en cas de questions.
– Envoyez une copie de l’ordre du jour proposé en même temps que l’avis de réunion.
– Désignez une personne chargée de noter les actions importantes, les affectations et les dates d’échéance pendant la réunion. Cette personne doit s’assurer que ces informations sont distribuées à tous les participants peu de temps après la réunion.
Élaboration des ordres du jour
– Élaborez l’ordre du jour avec les principaux participants à la réunion. Pensez au résultat global que vous souhaitez obtenir de la réunion et aux activités qui doivent se dérouler pour atteindre ce résultat. L’ordre du jour doit être organisé de manière à ce que ces activités soient menées pendant la réunion.
Dans l’ordre du jour, indiquez le résultat global que vous souhaitez obtenir de la réunion
– Concevez l’ordre du jour de façon à ce que les participants s’impliquent tôt en ayant quelque chose à faire tout de suite et qu’ils arrivent à l’heure.
– A côté de chaque sujet majeur, incluez le type d’actionnécessaire, le type de résultat attendu (décision, vote, action assignée à quelqu’un), et les estimations de temps pour traiter chaque sujet
– Demandez aux participants s’ils s’engagent à respecter l’ordre du jour.
– Gardez l’ordre du jour affiché en tout temps.
– Ne concevez pas trop les réunions ; soyez prêt à adapter l’ordre du jour de la réunion si les membres font des progrès dans le processus de planification.
– Pensez à la façon dont vous qualifiez un événement, afin que les gens arrivent avec cet état d’esprit ; il peut être utile d’avoir un court dialogue autour de l’étiquette pour développer un état d’esprit commun parmi les participants, en particulier s’ils comprennent des représentants de diverses cultures.
Les réunions d’ouverture
– Commencez toujours à l’heure ; cela respecte ceux qui sont arrivés à l’heure et rappelle aux retardataires que la programmation est sérieuse.
– Accueillez les participants et remerciez-les pour leur temps.
– Passez en revue l’ordre du jour au début de chaque réunion, en donnant auxparticipants une chance de comprendre tous les grands sujets proposés,de les modifier et de les accepter.
– Notez qu’un enregistreur de réunion, s’il est utilisé, prendra le procès-verbal et le rendra à chaque participant peu après la réunion.
– Modélisez le type d’énergie et de participation dont ont besoin les participants à la réunion.
– Clarifiez votre ou vos rôles dans la réunion.
Établir des règles de base pour les réunions
Vous n’avez pas besoin d’élaborer de nouvelles règles de base à chaque fois que vous tenez une réunion, sûrement. Cependant, il est utile d’avoir quelques règles de base qui peuvent être utilisées pour la plupart de vos réunions. Ces règles de base cultivent les ingrédients de base nécessaires à une réunion réussie.
– Quatre règles de base puissantes sont : participer, se concentrer, maintenir l’élan et parvenir à la clôture. (Vous pouvez vouloir une règle de base sur la confidentialité.)
– Énumérez vos principales règles de base sur l’ordre du jour.
– Si vous avez de nouveaux participants qui ne sont pas habitués à vos réunions, vous pourriez revoir chaque règle de base.
– Gardez les règles de base affichées en tout temps.
Comment intervenir dans une réunion
Gestion du temps
– L’une des tâches d’animation les plus difficiles est la gestion du temps — le temps semble s’écouler avant que les tâches soient complétées.Par conséquent, le plus grand défi est de maintenir l’élan pour que leprocessus continue d’avancer.
– Vous pourriez demander aux participants de vous aider à suivre le temps.
– Si le temps prévu à l’ordre du jour devient incontrôlable,présentez-le au groupe et demandez-lui son avis quant à une résolution.(Voir aussi Gestion du temps.)
Évaluations du processus de réunion
– Il est étonnant de voir combien de fois les gens se plaignent qu’une réunion est une perte de temps totale — mais ils ne le disent qu’après la réunion. Obtenez leurs commentaires pendant la réunion lorsque vous pouvez améliorer le processus de réunion immédiatement. Évaluer une réunion seulement à la fin de celle-ci est généralement trop tard pour faire quoi que ce soit au sujet des commentaires des participants.
– Toutes les deux heures, effectuez des » contrôles de satisfaction » de 5 à 10 minutes.
– Dans une approche de table ronde, demandez rapidement à chaque participant d’indiquer comment il pense que la réunion se déroule.
Estimer le coût d’une réunion
Evaluer le processus de la réunion
Evaluer l’ensemble de la réunion
La réunion est terminée. Il est maintenant temps d’évaluer et d’améliorer !
Évaluer la réunion globale
– Laissez 5 à 10 minutes à la fin de la réunion pour évaluer la réunion ; ne sautez pas cette partie de la réunion.
– Demandez à chaque membre de classer la réunion de 1 à 5, 5 étant le plus élevé, et demandez à chaque membre d’expliquer son classement
– Demandez au directeur général de classer la réunion en dernier.
Fermeture des réunions
– Terminez toujours les réunions à l’heure et essayez de terminer sur une note positive.
– A la fin d’une réunion, passez en revue les actions et les affectations, et fixez l’heure de la prochaine réunion et demandez à chaque personne si elle peut y assister ou non (pour obtenir son engagement)
– Précisez que le compte rendu de la réunion et/ou les actions seront rapportés aux membres dans un délai maximum d’une semaine (cela aide à maintenir l’élan).
Divers types de groupes
Apprentissage par l’action
Commissions
Communautés de pratique
Gestion des conflits
Dialoguage
Facilitation
Groupes de réflexion
Coaching de groupe
Gestion des conflits de groupe
Dynamique de groupe (sur la nature des groupes, les étapes du développement du groupe, groupes, etc.)
L’apprentissage en groupe
La résolution de problèmes et la prise de décision en groupe
Les interventions à grande échelle
La technologie de l’espace ouvert
Les équipes de travail autogérées et autogérées
Les équipes de travail autogérées et autogérées
Les équipes de travail autogérées et autogéréesManaged Work Teams
Team Building
Training and Development
Virtual Teams
Perspectives supplémentaires sur la conduite de réunions réussies
Gestion des réunions
Dix raisons pour lesquelles les réunions échouent
Pourquoi les réunions en face à face font toute la différence
Hold Conversations, Pas des réunions
Sauvegarder une réunion vouée à l’échec
Réunions du personnel : » Tous pour un et un pour tous ! «
Des réunions efficaces : Les trois principaux défis
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