Que vous ayez besoin de définir des objectifs de communication, ou d’identifier les parties prenantes et les canaux, vous pouvez utiliser ce modèle de plan de communication pour planifier les communications du projet et établir une boucle de rétroaction qui tient tout le monde au courant. En formulant votre plan de communication en amont du projet, vous vous assurez que les informations seront diffusées clairement et correctement à qui en a besoin.
Téléchargez le modèle de plan de communication gratuit :
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de plan de communication
La communication est l’épine dorsale de tout projet. Enfin, une bonne communication, quoi. Avec ce modèle gratuit de plan de communication, vous pouvez vous assurer que votre documentation de projet, vos messages, vos données et vos rapports sont aussi clairs et efficaces que possible.
Ce modèle décrit la façon dont vous allez partager les informations à vos équipes de projet et aux parties prenantes afin qu’elles soient entendues correctement et qu’elles ciblent la partie appropriée. Il présente également le calendrier dans lequel vous le ferez. Non seulement cela, mais ce modèle de plan de communication vous permettra de noter les objectifs, les parties prenantes, les stratégies et les activités en rapport avec vos communications…
Relié : Logiciel de planification de projet
Pensez à ce modèle de plan de communication comme :
- Un référentiel pour vos objectifs de communication ;
- Comment vous prévoyez d’atteindre ces objectifs ;
- Dans quel délai et avec quel effort pour atteindre ces objectifs ; et enfin,
- Les paramètres pour mesurer si vous avez réussi.
Certaines périodes sont meilleures que d’autres en ce qui concerne le moment où vous utilisez votre modèle de plan de communication. Par exemple, si vous travaillez sur un grand projet, avec de nombreuses ressources, des fournisseurs, des gestionnaires, etc, alors vous voudrez une livraison plus structurée pour les communications. De cette façon, vous vous assurerez que les besoins de chacun sont satisfaits.
Le besoin de communications informelles est également crucial pour la réussite d’un projet. Il est intelligent de considérer qu’aussi utile que puisse être ce modèle de plan de communication, il faut qu’il y ait une ligne dans laquelle vous vous souvenez de parler de manière informelle avec les membres de l’équipe, les parties prenantes et même les fournisseurs.
Ce modèle gratuit, cependant, n’est qu’un document statique. Si vous voulez faire passer votre planification, votre suivi et vos rapports au niveau supérieur, alors vous voulez vous engager avec un logiciel de gestion de projet en ligne et collaboratif.
ProjectManager.com est basé sur le cloud et accessible partout et à tout moment. Nos outils primés ont été classés à plusieurs reprises au premier rang par GetApp de Gartner dans leur catégorie de gestion de projet. Intégrés au logiciel, il existe de nombreux moyens de communiquer individuellement et dans des chats de groupe, adaptés pour atteindre uniquement les personnes avec lesquelles vous souhaitez parler.
Comment utiliser ce modèle de plan de communication
Maintenant que vous avez téléchargé votre modèle excel de plan de communication, il est temps de le mettre en œuvre dans votre projet. Bien que ce document soit idéal pour les grands projets (car les communications sur les petits sont moins complexes), même si vous travaillez à plus petite échelle, il est bon d’avoir une idée de la façon d’organiser et de gérer les communications pour le jour où vous finirez par gérer un projet plus important.
Pour commencer, remplissez les sections suivantes du modèle :
Contexte
Cette section vous demande de décrire votre plan de communication dans son contexte pour obtenir l’adhésion des parties prenantes comme des membres de l’équipe. Parmi les éléments que vous aborderez ici figurent :
- Vision et objectifs : Soyez clair quant à la raison d’être d’un plan de communication. Il peut y avoir plusieurs raisons – quelles sont-elles ? Assurez-vous de noter les buts et objectifs de ces communications, afin que tout soit clair dès le départ.
- Buts et délais : En détaillant les objectifs, vous voudrez également les inscrire dans un certain délai. Rien ne se fait sans délai.
- Personnel et outils de communication : Pour que les communications fonctionnent, il doit y avoir une personne ou un groupe qui s’approprie le processus. Qui sont-ils, et quels outils utilisent-ils pour distribuer ces missives, courriel, texte, etc… ?
- Examen de l’efficacité : Il n’y a aucun moyen de savoir si vos communications passent effectivement si vous ne mesurez pas les résultats. Mettez en place des paramètres pour voir si votre plan de communication fonctionne bien, et conservez ces données pour un précédent historique.
- Faire un plan : Il va sans dire que vous devez planifier tout cela, mais peut-être faut-il le dire, clairement et définitivement. Vous ne commenceriez pas un projet sans le planifier au préalable, alors suivez votre propre conseil et mettez en place un plan avant de mettre en place un processus de communication.
- Enregistrer les résultats : Dans le cadre de votre processus de mesure, après la clôture du projet, prenez le temps de voir dans quelle mesure le plan de communication a été efficace dans l’ensemble. Vous apprendrez beaucoup : ce qu’il faut répéter la prochaine fois et ce qu’il faut changer.
Analyse de la situation
Ici, vous abordez les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces inhérentes au plan de communication. Les forces peuvent inclure les domaines où votre équipe excelle en matière de communication, tandis que les faiblesses notent les domaines où la communication n’est pas bien servie. Quant aux opportunités, ce sont des domaines que vous trouvez qui peuvent être améliorés. Une menace est un problème qui peut faire échouer l’ensemble du processus de communication. Assurez-vous d’être clair sur ces quatre domaines et notez-les en détail ici.
Les leçons apprises
Maintenant, il est temps d’esquisser un historique des communications au sein de votre organisation pour avoir une idée des tendances et de la façon de soutenir le positif et de s’éloigner du négatif. Commencez par énumérer les communications de base qui ont déjà eu lieu. Comment ces communications ont-elles été faites et dans quelle mesure ont-elles réussi ? Enfin, documentez ce que vous avez appris de cette enquête.
Objectifs
Vous avez exposé le contexte, vous voulez maintenant vous projeter dans l’avenir et exprimer ce que vous allez réaliser avec ce plan de communication.
Débutez par une simple liste de vos trois principaux objectifs. Veillez à ce que ceux-ci soient très spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et opportuns. Vous pouvez vous souvenir de ce critère avec l’acronyme S.M.A.R.T.
Lignes directrices
Maintenant que vous avez des objectifs, comment allez-vous les atteindre ? Des lignes directrices pour vous aider à sortir vos communications vous seront utiles. Faites une liste de la façon dont vous voulez que les communications soient diffusées. Cela peut inclure des retours réguliers ou des réunions, l’approbation avant l’envoi, ne communiquer que les informations pertinentes, etc.
Les parties prenantes
Faites une liste des personnes clés du projet par leur nom, suivi de leur rôle, puis des informations qu’elles doivent connaître. Après cela, vous pouvez indiquer la fréquence à laquelle il faut communiquer avec eux. Faites approuver cette liste par les personnes qui y figurent pour vous assurer que vous avez bien noté ce qu’elles veulent et quand elles le veulent.
Messages
Quels sont vos messages clés ? Certaines communications régulières pour les projets comprennent : l’état du projet, les problèmes du projet, les risques du projet, les livrables du projet et les ressources du projet. Ce sont des marqueurs qui seront inclus dans la plupart de vos messages de communication.
Canaux de diffusion
Par quel mécanisme allez-vous diffuser vos communications ? Quel est le canal de prédilection de votre public cible ? Il peut s’agir d’un courriel ou d’un texte ou même d’un document imprimé, mais découvrez ce qu’il en est et utilisez ce point d’accès qui atteindra effectivement votre lecteur.
Collecte d’informations
Une fois que vous avez décidé du canal, vous voudrez créer un document qui collecte les informations que vous enverrez par ce canal. Écrivez le nom du canal, les informations requises, qui est le fournisseur d’informations et le calendrier.
Plan de communication
Vous êtes maintenant prêt pour le plan de communication, qui commence par un calendrier. Vous pouvez créer un calendrier sur un diagramme de Gantt pour visualiser la fréquence des communications, notamment les réunions, le bulletin d’information, les événements sociaux, les conférences, les séminaires, les alertes, etc.
Événements de communication
Enfin, vous voulez décrire en détail les événements de votre calendrier de communication pour aider les membres de l’équipe à réaliser ces événements à temps. Donc, numérotez les événements, nommez-les, décrivez-les, écrivez quel est leur but, la fréquence et ensuite la date.
Modèles pour compléter votre plan de communication
Les plans de communication touchent presque tous les aspects de votre projet. Mieux vous communiquez, plus vous avez de chances d’apporter un livrable réussi. Pour approfondir votre plan de communication, consultez notre page de modèles gratuits de gestion de projet sur notre site Web. Vous y trouverez des outils pour vous aider à chaque étape du projet. En voici quelques-uns pour vous aider dans votre plan de communication.
Modèle de plan de projet
Le modèle de plan de projet gratuit vous aide à rassembler toutes les parties de votre plan de projet, y compris la liste des tâches, des ressources et un processus de communication. Les communications sont la façon dont vous livrez le plan à votre équipe, afin qu’elle sache comment l’exécuter – mais c’est également crucial pour vos parties prenantes. Elles ont un intérêt direct dans le plan et doivent être tenues au courant.
Tableau RACI
La communication est ciblée. Vous pouvez être clair dans votre formulation, mais si elle est délivrée à la mauvaise partie, l’information est inutile, voire perturbatrice. Pour savoir qui reçoit quoi, vous devez utiliser le modèle gratuit de diagramme RACI. Il vous aide à déterminer qui doit entendre quoi en définissant les personnes du projet par RACI ou responsable, redevable, consulté, informé. Le modèle énumère tous les membres du personnel du projet et leurs départements, puis attribue un code couleur à leur besoin en utilisant le diagramme RACI pour rendre vos communications plus précises.
Rapport d’état
Un rapport d’état capture le projet à un moment particulier. C’est un excellent moyen de suivre vos performances et de vous assurer que vos progrès réels correspondent à ce que vous aviez prévu à ce moment-là. En d’autres termes, un rapport d’état est un outil de communication permettant aux chefs de projet de surveiller le travail et de communiquer ce travail aux parties prenantes. Ce modèle gratuit de rapport d’état est un outil de communication qui vous permet de vous assurer que vous collectez toutes les informations pertinentes et que vous les présentez clairement, afin qu’elles soient facilement comprises.
Contenu connexe
La communication sous toutes ses formes, d’un plan structuré à un pilier fondamental du leadership, a fait l’objet d’écrits et de tutoriels vidéo sur ProjectManager.com. Notre site n’est pas seulement un portail vers d’excellents outils logiciels de gestion de projet, mais aussi une plaque tournante où les professionnels et les novices peuvent venir se remettre à niveau sur tous les aspects de la conduite d’un projet, petit ou grand, jusqu’à son aboutissement.
Nous avons rassemblé quelques-uns de nos articles préférés sur la planification de la communication et les avons rassemblés dans les liens ci-dessous pour ceux d’entre vous qui souhaiteraient poursuivre la lecture.
(Ce post a été mis à jour en octobre 2020)