Vous avez l’impression que votre organisation du travail est un fouillis d’informations perdues et d’attentes non définies, qui partent lentement mais sûrement en spirale et échappent à tout contrôle ?
Si oui, vous n’êtes pas seul. La plupart des employés de bureau ont l’impression que leur organisation du travail n’est pas là où elle devrait être. Malheureusement, ce manque d’organisation a des conséquences réelles tant pour eux que pour leurs employeurs. Heureusement, la recherche montre clairement que de petits changements dans la façon dont nous abordons notre organisation du travail peuvent grandement contribuer à rétablir l’ordre, qu’il s’agisse d’affiner votre esprit et d’éliminer le désordre mental ou d’établir des processus qui transforment votre équipe en un multi-outil de précision.
Voici 30 conseils pour passer du désordre de l’organisation du travail au maître de l’organisation du travail :
Organisez votre cerveau
Respirez
L’enquête 2013 sur le stress au travail du collège Everest a révélé que 83 % des employés de bureau se sentent stressés au travail. Une enquête de Workfront a révélé que 51 % des spécialistes du marketing attribuaient leur stress au travail au fait d’essayer de jongler avec leur travail sous ses innombrables formes.
Avant de pouvoir organiser vos tâches, les experts affirment toutefois que vous devez d’abord organiser vos pensées. Nous ne disons pas que vous devez commencer tous les matins par une méditation transcendantale, mais vous pouvez essayer cet exercice de respiration simple pour faire le vide et repartir à zéro.
Mangez des aliments pour le cerveau
Votre capacité à vous organiser est aussi bonne que le carburant que vous mettez dans votre cerveau. Vous ne pouvez pas penser clairement à travers les défis de la journée sans une bonne alimentation et cela commence avec le premier repas de la journée. Pour le petit-déjeuner, essayez de manger des céréales complètes, des myrtilles, des tomates et des noix pour vous donner un coup de pouce cérébral scientifiquement prouvé avant de vous attaquer à votre travail.
Démarrez avec un seul objectif
Vous avez bien lu. Un seul. On nous a tous martelé l’importance de se fixer des objectifs depuis le début de notre carrière. Mais la plupart des gens ne réussissent pas à se fixer des objectifs, mais à les atteindre. Pourquoi ? Parce que nous essayons de les faire tous en même temps.
Gary Keller et Jay Papasan, auteurs de The One Thing, nous suggèrent de choisir une chose à faire dans l’année – lancer un nouveau site web, par exemple – puis de la décomposer en une chose pour atteindre cet objectif pour ce mois, cette semaine, ce jour et cette heure. Si l’on choisit la chose la plus importante à faire et qu’on la fait dans l’heure qui suit, les objectifs plus larges seront atteints au fil du temps. C’est le succès compartimenté !
Bien sûr, plus votre organisation devient complexe, plus il devient difficile de choisir un seul objectif. La réponse à ce problème consiste à obliger les dirigeants à nommer leurs principaux objectifs stratégiques. Cela vous permettra, à vous et à votre équipe, de réduire vos objectifs parmi les 25 ou plus qui ont tendance à flotter dans une plus grande organisation et de vous concentrer sur trois ou quatre.
Focus en rafales
Une fois votre cerveau vidé et vos objectifs quotidiens fixés, il est temps de travailler. Mais qu’en est-il de toutes les distractions ? « Votre jour est votre semaine est votre mois est votre année », dit Chris Brogan, conférencier et PDG d’Owner Media Group. Son conseil est que choisir un sujet et y rester pendant seulement 20 minutes vous aidera à établir un modèle de concentration et conduit à obtenir plus de travail au fil du temps.
Bloquez les distractions
Pour ces brefs élans de productivité de 20 à 30 minutes, désactivez les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur pour rester dans la zone. Envisagez d’utiliser un voyant » occupé » et de communiquer à votre équipe que, lorsque vos écouteurs Beats sont sur vos oreilles, cela signifie aucune interruption.
Organiser l’horloge
Estimez puis suivez votre temps
Nous ne parlons pas ici de suivre chaque seconde de chaque jour ou de pointer une horloge. Une étude récente a montré que 51 % des spécialistes du marketing redoutent leur travail parce qu’ils ont l’impression de devoir tout faire dans la semaine de 40 heures. Le fait de suivre et de savoir combien de temps vous consacrez réellement à vos activités vous aidera à établir une base de référence pour vos engagements et votre productivité futurs, ce qui, à son tour, vous permettra de mieux organiser votre travail à l’avenir.
Crayonner l’organisation dans votre calendrier
Sûr, vous utilisez un calendrier pour les réunions ou les rendez-vous du midi. Allez un peu plus loin et inscrivez un élément de calendrier au début et/ou à la fin de chaque journée pour revoir votre emploi du temps. Prendre le temps de le revoir peut vous aider à rester plus conscient du temps dont vous disposez pour faire les choses.
Activer les notifications
Lorsque vous n’êtes pas dans la zone, envisagez une utilisation stratégique des notifications. La plupart des solutions logicielles de calendrier vous permettent de définir des rappels pour un moment avant que l’événement ne se produise. Le conférencier et stratège numérique Jason Falls recommande :
Apprendre à gérer et à programmer vos notifications – même celles des applis sur votre téléphone – pour vous rappeler que le rendez-vous chez le médecin est dans une heure ou que le rapport TPS est à rendre vendredi aide l’esprit désorganisé à se rappeler que ces tâches arrivent et qu’il doit faire quelque chose.
Pas de multitâche
Vous savez maintenant que le multitâche au travail est sans doute la chose la plus inorganisée et improductive que vous puissiez faire. Alors ne le faites pas. Souvenez-vous de votre seul objectif pour cette heure, tenez-vous-en à cet objectif, terminez-le et passez à autre chose. Au cas où vous auriez oublié les statistiques accablantes, en voici une, offerte par Peter Bregman de la Harvard Business Review, pour vous redonner la peur :
Notre productivité diminue jusqu’à 40%. Nous ne sommes pas réellement multitâches. Nous changeons de tâche, passant rapidement d’une chose à l’autre, nous interrompant de manière improductive et perdant du temps dans le processus.
Priorisez votre travail et dites non aux autres choses
Nous avons tous l’impression d’avoir un million de choses à faire. Commencez par mettre votre objectif (voir n°3) en haut de la liste. À partir de là, allez-y par ordre de priorité. Comme l’a dit Stephen Covey, « Vous devez décider quelles sont vos plus grandes priorités et avoir le courage – désagréablement, en souriant, sans apologie – de dire « non » à d’autres choses. »
Utilisez un tableau de bord pour décider de la prochaine priorité
Rappelez-vous cette stat sur le fait de jongler entre travail et stress ? Trente-six pour cent de ces mêmes travailleurs ont déclaré que l’extinction des incendies était ce qui leur faisait le plus redouter leur travail.
Plutôt que d’essayer d’éteindre le feu qui brûle le plus, utilisez un tableau de bord de priorisation pour travailler plus stratégiquement sur vos projets.
Évitez une liste de choses à faire standard
Si vous êtes comme la plupart des travailleurs, la liste de choses à faire est sans doute votre recours lorsque les choses deviennent velues – faire une liste est une réaction instinctive commune à la surcharge. Mais la liste de choses à faire peut avoir de lourdes conséquences négatives. La plupart des listes de tâches sont liées à des « choses à faire aujourd’hui », plutôt qu’à des « choses qui feront avancer mes objectifs ». La plupart des listes ne sont généralement que des choses à faire plutôt que des objectifs hiérarchisés qui aideront votre équipe et votre entreprise.
Définissez des échéances et soyez responsable
Le gourou du marketing de contenu Ann Handley affirme que la responsabilisation permet d’éviter de tomber dans le gouffre de la procrastination. Elle vous recommande de trouver » quelqu’un d’autre » pour vous aider à respecter vos échéances :
Dites-leur votre plan. Donnez-lui votre échéancier. Laissez-les être votre balise sur la tête de pont, vous guidant jusqu’à la maison. (Et soyez-le pour eux, si vous le pouvez. Parce que vous n’êtes pas égoïste.)
Sélectionnez un temps de courriel et respectez-le
Vérifier et répondre à un courriel chaque fois que vous entendez une notification n’est pas efficace et vous fait ressembler davantage au chien de Pavlov qu’au collègue brillant et efficace que vous êtes. Au lieu de haleter à chaque fois que vous entendez ce ding, réservez des blocs de temps réservés aux e-mails dans votre journée. Notre dernier rapport sur l’état du travail en entreprise a révélé qu’après les e-mails, les réunions et les interruptions, les employés de bureau ne disposent que de 46 % de leur temps pour le travail pour lequel ils ont été engagés. Il est donc essentiel d’organiser un moment pour répondre aux e-mails et de s’y tenir.
Prendre des pauses
Prendre des pauses et les faire compter. Faites une promenade, prenez un café ou jouez au baby-foot. Cela vous aidera. Les recherches du professeur de psychologie de l’université de l’Illinois, Alejandro Lleras, ont suggéré que :
lorsque vous êtes confronté à de longues tâches… il est préférable de vous imposer de brèves pauses. De brèves pauses mentales vous aideront réellement à rester concentré sur votre tâche !
Créer et maintenir des limites
Les limites pourraient être entre vous et votre besoin auto-infligé de travailler constamment. Ou ce pourrait être une frontière entre un projet de plus haute priorité et un autre de moindre priorité (mais plus amusant). Ou encore, il pourrait s’agir d’une frontière temporaire entre vous et le projet ou le demandeur de travail.
Pour que toute frontière dure, vous devez la communiquer et la maintenir. Faites savoir à vos parties prenantes où se situe leur projet sur le calendrier et dans votre liste de priorités. De cette façon, ils peuvent avoir une attente claire du moment où leur demande sera terminée.
Soyez social mais communiquez vos limites
Similairement aux limites du travail, il est important de communiquer avec vos collègues sur la façon dont vous aimez (ou n’aimez pas) être social au travail. Assurez-vous qu’ils savent que vous êtes d’accord pour discuter quelques minutes à votre bureau de temps en temps. Ou peut-être préférez-vous plaisanter uniquement dans la salle de repos. Quoi qu’il en soit, votre équipe ne saura pas ce qui est cool et ce qui ne l’est pas si vous ne définissez pas les attentes.
Organisez vos espaces de travail
Dégarnissez votre bureau
Les gens vous jugent. Ils voient cette banane plus que mûre. Il est non seulement important d’être organisé mentalement, mais aussi dans votre espace physique. Un rapport de 2011 d’OfficeMax qui a constaté que le désordre au bureau nuit à la productivité et à la motivation. « Votre performance coïncide avec votre espace de travail », explique Jennie Dede, vice-présidente du recrutement pour la société de placement Adecco. « Lorsqu’il est organisé et précis, vous avez l’état d’esprit et la motivation pour travailler. »
Utiliser un carnet
Prenez vos pensées hors ligne. Transportez un journal et un stylo avec vous. Pour certains d’entre nous, l’acte de prendre des notes est thérapeutique et aide nos pensées à se fixer. Une nouvelle idée brillante ? Notez-la. Un collègue de travail est allé aux toilettes 12 fois ? Notez-le. On plaisante. Mais sérieusement, consigner vos idées, notes et autres pensées vous aidera à savoir exactement où les trouver quand vous en aurez besoin.
Bien sûr, il existe des versions plus hi-tech du carnet de notes qui peuvent servir de dépôt accessible pour vos pensées, idées, discussions, etc.
Déposez les notes autocollantes
Puisque vous écrivez maintenant vos pensées dans un journal, vous n’avez plus besoin des notes autocollantes. Ils sont l’une des pires façons de demander du travail, et ils ne sont vraiment utiles que pour couvrir le box de votre collègue le jour du poisson d’avril de toute façon. Ok, il y a des avantages à utiliser les notes autocollantes, mais seulement si vous utilisez un processus très spécifique, comme les tableaux Kanban par exemple.
Nettoyez votre boîte de réception
Nous avons tous eu envie de cliquer sur tout sélectionner et de supprimer tous les emails de notre boîte de réception à un moment donné, non ? Eh bien, puisque ce n’est pas une option, essayez de lui donner un bon nettoyage quelques fois par an. Vous pouvez par exemple vous désabonner des bulletins d’information qui ont fait leur temps, créer une boîte de réception prioritaire pour filtrer le courrier entrant urgent, apprendre à utiliser la fonction de sourdine ou installer Boomerang (dans Gmail). Une fois que vous aurez nettoyé cette boîte de réception, vous vous sentirez déchargé et prêt à faire du rock.
Utiliser un espace partagé pour les demandes de travail
Centraliser votre processus de demande. Créez un alias de messagerie dédié aux demandes ou procurez-vous une solution de gestion du travail qui dispose d’une fonction de réception des demandes. Assurez-vous que les demandes des gens à votre équipe passent par votre processus de réception. Si elles arrivent d’une autre manière, dites au demandeur que vous ne prendrez pas en compte sa demande tant qu’elle n’aura pas suivi le chemin que vous avez décidé. Cela réduira le nombre d’e-mails arrivant sur votre compte principal. Cela réduira également les projets ad hoc et les exercices d’incendie.
En supposant que vous ayez mis en place un formulaire de demande de projet ou un moyen de standardiser la façon dont vous recevez les demandes de projet, vous pourriez avoir un dossier partagé où toutes les demandes sont soumises avant d’être examinées. Au lieu d’avoir un certain nombre de façons différentes de recevoir les demandes, assurez-vous que tout va dans ce dossier partagé.
Partage de fichiers
« Dropbox est un autre excellent outil pour vous permettre de garder les fichiers en sécurité entre vous et un client », dit Tara Mulhern chez Webtek. « Ces fichiers peuvent être accessibles n’importe où plutôt que seulement sur le réseau de votre bureau, seront toujours synchronisés et vous pouvez facilement partager des documents, des photos et des vidéos. »
Organisez vos processus
Normalisez vos processus
Le Project Management Institute (PMI) rapporte que les organisations dont les mesures de performance du travail sont réussies (respect des délais, du budget et des objectifs) sont presque trois fois plus susceptibles que les organisations dont la performance du travail est médiocre d’utiliser des pratiques normalisées dans toute l’organisation et d’obtenir de meilleurs résultats en conséquence.
Choisissez une méthodologie de PM et communiquez-la
Agile. Waterfall. Quelle que soit la méthodologie que vous décidez qui convient à votre équipe, faites passer le mot sur ce qu’est le processus – ou sur les changements de processus que vous avez l’intention d’apporter. Vous pouvez adopter le processus que vous voulez, mais la seule façon dont il va fonctionner est si vous et tous les autres membres de votre équipe sont sur la même page. Vous voulez vous assurer d’éduquer vos demandeurs sur votre processus, sur les raisons pour lesquelles vous le changez et sur la façon dont il fonctionne.
Solidez vos armes sur le processus
C’est une chose de décider d’une méthodologie de travail, mais une autre de faire en sorte que votre organisation y adhère réellement. Comme pour la plupart des changements, il y aura des gens qui aiment les choses comme elles étaient. Ils savaient ce qui se passait. Ils avaient traversé la courbe d’apprentissage. Aujourd’hui, votre méthodologie new-fangled les oblige à revenir à la case départ.
Cette pression négative constante peut devenir fatigante et même vous faire vous demander si vous n’avez pas fait une terrible erreur. Mais c’est à ce moment-là que vous devez tenir bon. Lorsque des requérants en colère, par exemple, veulent que vous les laissiez contourner votre système juste une fois, repoussez-les. Dites-leur : » Je suis désolé, mais je ne peux pas travailler là-dessus à moins que vous ne suiviez le processus de la manière dont nous l’avons convenu. »
Non, ce n’est pas amusant. Mais l’alternative est que vous cédiez, que vous effaciez les progrès réalisés et que vous plongiez votre équipe dans un état de confusion où plusieurs systèmes sont en jeu en même temps.
Utiliser des modèles
Les modèles sont un moyen parfait de standardiser la façon dont vous et votre équipe faites le travail. Cela permet de réduire les erreurs, les faux pas et le temps perdu à essayer de comprendre justement comment faire les choses. Ils vous évitent de devoir réinventer la roue à chaque projet. Les modèles sont si utiles pour améliorer l’organisation du travail que les entreprises qui ne les utilisent pas connaissent généralement un taux d’échec de 10 à 30 erreurs pour cent opportunités.
Si vous êtes dans le marketing, par exemple, cela signifie que vous devriez utiliser des briefs créatifs. Ils obligent les demandeurs à :
- expliquer pourquoi vous devriez travailler sur leur projet
- définir exactement ce à quoi ils veulent qu’il ressemble
- définir où le projet doit être priorisé à côté d’autres projets, et
- s’entendre sur les dates de livraison
En passant par un modèle comme un brief créatif, il est démontré que le travail est terminé plus rapidement, tandis que les révisions et les approbations deviennent plus courtes.
Étrangement, des études sur les équipes créatives internes ont révélé que seulement 16 % d’entre elles utilisent réellement des briefs créatifs. Et même parmi celles qui le font, 60 % brandissent des briefs créatifs uniquement pour leurs projets de premier ordre. Sur les projets qui n’utilisent pas de briefs créatifs, le remaniement qui en résulte peut finir par équivaloir à 40-60% des dépenses totales du projet.
Méfiez-vous des feuilles de calcul
Ce qui rend les feuilles de calcul géniales, c’est que tout le monde en a et qu’elles constituent un outil flexible pour stocker et organiser des données et effectuer des calculs. Le problème est que trop de gens les utilisent pour organiser leur travail – et les tableurs ne peuvent tout simplement pas suivre.
La seule exception à cette règle concerne les très petites équipes (1 à 3 personnes). Dès que vous commencez à essayer d’organiser le travail dans des feuilles de calcul pour des équipes plus grandes que cela, vous risquez de passer plus de temps à essayer de maintenir votre feuille de calcul à jour qu’à travailler réellement. Certaines équipes ont signalé que les feuilles de calcul de mise à jour de l’état de leur service – après avoir créé des dizaines de feuilles et des lignes interminables – commenceront tout simplement à planter chaque fois qu’elles seront ouvertes.
Construire des flux de travail
Une fois que vous avez dépassé l’organisation de votre travail personnel, vous passez à l’organisation de la façon dont le travail passe d’une personne à l’autre, en recherchant les points de friction inutiles et en les rationalisant. Cela peut commencer par un simple organigramme sur le tableau blanc, mais très vite, cela informera la façon dont vous créez vos modèles (voir #27).
Utiliser les bons outils
J’ai déjà mentionné les feuilles de calcul et les e-mails, mais il existe une horde toujours plus grande de solutions construites pour vous aider à mieux organiser votre travail. Des outils de reporting. Des outils de suivi du temps. Outils de gestion des tâches. Solutions de billetterie. Certaines de ces solutions sont plus efficaces que d’autres, tandis que d’autres vont au contraire nuire à vos efforts d’organisation. Alors comment faire le tri entre le mauvais et le bon ?
Voici une bonne règle générale : choisissez des solutions et des outils qui vous permettront de voir plus facilement sur quoi vous travaillez. Par exemple, un logiciel de collaboration qui permet aux membres de votre équipe de communiquer rapidement par messagerie instantanée peut sembler génial, mais parce qu’il enferme des éléments cruciaux d’information sur le travail dans des conversations isolées, cet outil pourrait en fait créer des angles morts dans votre visibilité globale.
En revanche, les solutions et les outils qui pensent de manière holistique à votre travail, qui rassemblent les informations de différents domaines en un seul endroit, vont améliorer l’organisation de votre travail – et vous faire gagner une tonne de temps.
En fin de compte, l’organisation ne consiste pas seulement à avoir tout au bon endroit, mais à voir où c’est et comment cela fonctionne avec tout le reste.