Une lettre d’affaires est une lettre formelle. Contrairement à un CV ou à une lettre de motivation, elle peut avoir plus d’une page et est susceptible de contenir six parties :
L’en-tête
L’en-tête contient l’adresse de retour avec la date sur la dernière ligne. Il est parfois nécessaire d’inclure une ligne avant la date avec un numéro de téléphone, un numéro de fax ou une adresse électronique. Souvent, il y a une ligne sautée entre l’adresse et la date. Il n’est pas nécessaire de taper une adresse de retour si vous utilisez du papier à lettres avec l’adresse de retour déjà imprimée, mais vous devriez toujours utiliser une date. Assurez-vous que l’en-tête se trouve dans la marge de gauche.
Exemple :
Mme Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
28 juin 2011
Adresse du destinataire
C’est l’adresse à laquelle vous envoyez votre lettre. Veillez à la rendre aussi complète que possible pour qu’elle arrive à destination. Incluez toujours les noms de titres (comme Dr.) si vous les connaissez. Elle se trouve, comme l’autre adresse, dans la marge de gauche. Si un papier standard de 8 ½ » x 11″ est plié en trois pour entrer dans une enveloppe commerciale standard de 9″, l’adresse intérieure doit apparaître à travers la fenêtre de l’enveloppe (s’il y en a une). Veillez à sauter une ligne après l’en-tête et avant l’adresse du destinataire, puis une autre ligne après l’adresse intérieure avant la salutation. Pour un exemple, voir la fin de cette fiche pour un modèle de lettre.
La salutation
La salutation (ou salut) dans une lettre commerciale est toujours formelle. Elle commence souvent par » Cher {nom de la personne} « . Encore une fois, assurez-vous d’inclure le titre de la personne si vous le connaissez (comme Mme, M. ou Dr). Si vous n’êtes pas sûr du titre ou du sexe de la personne, utilisez simplement son prénom. Par exemple, vous n’utiliserez que le prénom de la personne si la personne à qui vous écrivez s’appelle » Jordan » et que vous ne savez pas si elle s’identifie comme homme, femme ou non-binaire.
La salutation se termine toujours par deux points.
Le corps
Le corps est la viande de votre lettre. Pour les formats de lettre bloc et bloc modifié, espacez en simple et justifiez à gauche chaque paragraphe. Veillez toutefois à laisser une ligne vierge entre chaque paragraphe, quel que soit le format. Veillez également à sauter une ligne entre la salutation et le corps, ainsi qu’entre le corps et la clôture.
La clôture complimentaire
La clôture complimentaire est une remarque courte et polie qui termine votre lettre. La conclusion commence à la même justification que votre date et une ligne après le dernier paragraphe du corps. Mettez une majuscule au premier mot de votre conclusion (Merci) et laissez quatre lignes pour la signature entre la conclusion et le nom de l’expéditeur. Une virgule doit suivre la clôture.
La ligne de signature
Séparer au moins quatre lignes après la clôture pour votre signature, puis taper le nom à signer. Si vous imprimez cette lettre pour l’envoyer par courrier, vous signerez votre nom au stylo. Cette ligne comprendra votre prénom et votre nom, et inclut souvent une initiale centrale, bien que cela ne soit pas obligatoire. Vous pouvez mettre votre titre au préalable pour montrer comment vous souhaitez qu’on s’adresse à vous (Mme, M., Dr.).
La signature doit être à l’encre bleue ou noire.
Documents joints
Si vous avez des documents joints, comme un CV, vous pouvez l’indiquer en tapant « Pièces jointes » une ligne en dessous de la liste. Vous pouvez également inclure le nom de chaque document.
Format et police
De nombreuses organisations ont leur propre style pour rédiger une lettre d’affaires, mais voici quelques exemples courants.
Bloc
La mise en page la plus courante pour une lettre d’affaires est appelée format bloc. Dans ce format, toute la lettre est justifiée à gauche et à simple interligne, à l’exception d’un double interligne entre les paragraphes.
Bloc modifié
Le bloc modifié est un autre type populaire de lettre d’affaires. Le corps de la lettre et les adresses de l’expéditeur et du destinataire sont justifiés à gauche et à simple interligne. Cependant, dans ce format, la date et la fermeture sont tabulées au point central.
Semi-Block
Le style le moins utilisé est appelé semi-bloc. Dans celui-ci, chaque paragraphe est en retrait au lieu d’être justifié à gauche.
Police
La police standard pour les lettres d’affaires est Times New Roman, taille 12. Cependant, on peut utiliser des polices claires à lire comme Arial.
La lettre type
{NOTE : votre nom ne va qu’en bas}
Votre adresse de retour (pas d’abréviations de rue, d’avenue, etc.)
Votre ville, YC zip
Date (écrivez soit comme 4 juin 2004 ou 4 juin 2004)
Prénom et prénom de la personne à qui vous écrivez
Adresse
Ville, ST zip
Cher Monsieur./Mme. qui que ce soit:
Dans le premier paragraphe, présentez ce sur quoi vous écrivez et ce que vous attendez d’eux.
Dans les paragraphes suivants, expliquez la nature de votre problème et ce qu’ils peuvent faire pour vous. Soyez non combatif et allez droit au but.
Dans le dernier paragraphe, veillez à remercier le destinataire pour son temps et ses efforts en votre faveur. Faites-lui également savoir que vous le contacterez ou qu’il peut vous contacter pour toute question.
Sincèrement vôtre,
{quatre espaces pour que votre signature puisse apparaître ici}
Jane Doe
.