Si vous dirigez une entreprise, vous avez probablement émis une facture proforma à un client. Cependant, les factures proforma diffèrent grandement d’une facture standard. Dans cet article, je vais vous expliquer ce que sont les factures proforma, en quoi elles diffèrent des factures standard et si vous pouvez accepter un paiement sur une facture proforma.
La réponse simple est non, un paiement ne peut pas être effectué sur une facture proforma. Cependant, pour comprendre pourquoi, nous devrons nous plonger dans le sujet de la différence entre les factures proforma et les factures standard.
Quelle est la différence entre une facture proforma et une facture standard?
Une facture proforma est un document envoyé au client avant que les détails de la vente ne soient finalisés. Elle aura généralement le même format qu’une facture standard, cependant, elle comprendra une étiquette » facture proforma « .
Une facture, en revanche, est un document émis au client une fois que tous les détails ont été finalisés et qu’une date de paiement est fixée. C’est un document légal qui décrit les produits et services vendus et le montant dû.
Bien que les deux documents se ressemblent beaucoup, une facture proforma ne comprendra pas de numéro de facture, mais inclura le label » proforma « .
Une facture proforma est essentiellement une ‘ébauche de facture’, elle n’a donc pas la même importance juridique qu’une facture standard. Cela signifie donc que :
- Le client n’est pas légalement tenu de payer le montant figurant sur une facture proforma
- Les factures proforma ne peuvent pas être utilisées pour récupérer la TVA
- Les montants indiqués sur une facture proforma ne seront pas inclus dans les rapports comptables
Pourquoi les paiements ne peuvent pas être effectués sur les factures proforma
Pour commencer, une facture proforma n’est pas un document légal. Cela signifie que le client n’a aucune obligation légale de payer le montant figurant sur la facture proforma.
Une facture complète doit être émise afin d’accepter les paiements, de lier le paiement à la facture et de faire enregistrer le paiement dans vos rapports comptables tels que le bilan et le compte de résultat.
Une autre raison est qu’une facture proforma ne répond pas aux exigences d’une facture. Une facture doit inclure un numéro de facture, et une étiquette de facture, qui n’apparaissent pas sur une facture proforma.
Pourquoi émettrais-je une facture proforma si je ne peux pas accepter le paiement ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez émettre une facture proforma si le client n’est pas légalement tenu de la payer. La raison est que le client s’est engagé à la vente, mais n’a pas encore confirmé les détails finaux. En d’autres termes, une vente aura lieu, mais la facture peut changer.
Les factures pro forma sont émises à un stade différent du processus de vente. Les factures pro forma sont émises lorsque la vente est » en attente de finalisation « , tandis que les factures standard sont émises lorsque la vente est » confirmée « .
Pourquoi devrais-je émettre une facture proforma plutôt qu’un devis ?
Encore une fois, la réponse revient à savoir à quel stade se trouve la vente. Un devis est généralement émis lorsqu’un client se renseigne mais ne s’est pas engagé dans la vente, et peut ne pas effectuer d’achat du tout. Avec une facture proforma, le client s’est déjà engagé à la vente mais n’a pas encore confirmé les détails.
Utiliser un logiciel de facturation pour créer et modifier des factures proforma
Un logiciel de facturation peut vous aider à créer des factures proforma et standard, à les envoyer à vos clients et à vous aider à accepter les paiements.
Avec Debitoor, vous pouvez enregistrer des listes de clients et de produits afin de pouvoir remplir facilement les informations qui figurent sur vos documents. Vous pouvez également personnaliser vos documents pour ajouter des logos, des images et des informations bancaires afin de vous démarquer de vos concurrents.
Vous pouvez créer et envoyer une facture proforma avec Debitoor en moins d’une minute ! Il suffit de créer une nouvelle facture, de saisir les détails de la vente, de cliquer sur » Enregistrer » et d’envoyer le document proforma à l’email des clients.
Voici un exemple de facture proforma créée avec Debitoor:
Si la facture proforma doit être modifiée dans le cas où les détails ont changé, cela peut être fait rapidement en quelques clics.
Si le client confirme les détails de la facture proforma, vous pouvez alors la convertir en une facture complète et l’envoyer à son email.
Vous pouvez également vous connecter à certains fournisseurs de paiement pour ajouter un bouton » Payer maintenant » directement sur la facture afin de pouvoir accepter le paiement instantanément une fois que le client a saisi de manière sécurisée les détails de sa carte de crédit.
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