Un autre mois dans les livres… mais il est maintenant temps de réconcilier et de clôturer le mois précédent. Le temps que votre équipe comptable ait aplani et finalisé le mois précédent, on passe au suivant.
Un autre mois dans les livres… mais il est maintenant temps de réconcilier et de clôturer le mois précédent. Le temps que votre équipe comptable ait aplani et finalisé le mois précédent, il faut passer au suivant. Le cycle de clôture de fin de mois est un domaine dans lequel les entreprises peuvent avoir du mal à trouver l’équilibre entre consacrer trop de ressources et ne pas en faire assez. Nous allons identifier et expliquer les deux approches fondamentales de base pour clôturer les comptes d’une période : 1) la hard close, & 2) la soft close, ainsi qu’exposer quelques considérations clés à prendre en compte pour choisir l’approche à mettre en œuvre.
L’approche de la hard close :
Dans le cadre de la hard close, une entreprise vise à traiter ce mois presque comme une » fin d’année « . Votre personnel comptable rapproche les comptes du bilan (créances, dettes, autres charges à payer, produits différés/non acquis, etc.) et affine le découpage correspondant des produits/dépenses tel qu’il s’applique au compte de résultat. Quelle que soit la durée de votre processus de clôture mensuelle, les livres du mois précédent restent ouverts dans le système comptable afin que les écritures appropriées puissent être passées rétroactivement pour rectifier la fin du mois. L’avantage de procéder ainsi chaque mois est que l’entreprise produit en fin de compte des états financiers établis selon les principes comptables généralement reconnus (« PCGR ») et selon la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour chaque mois. La direction peut utiliser ces informations pour prendre des décisions commerciales importantes. L’inconvénient est la nature chronophage de ce processus et les ressources consacrées à son exécution.
L’approche de la clôture douce :
En revanche, une entreprise peut utiliser un processus de clôture douce, alors que l’équipe comptable élimine une partie importante du processus de rapprochement de la clôture mensuelle. Dans le cadre d’une clôture douce, la direction ne permet généralement pas aux livres du mois précédent de rester ouverts très longtemps, les verrouillant plutôt pour les éditer. Cinq jours après la fin du mois, une facture de fournisseur arrive pour les services du mois précédent et ce mois est verrouillé… que faites-vous ? Dans le cadre d’une clôture souple, il suffit de la comptabiliser dans la période en cours.
Principales considérations :
- Est-il important pour la direction et les propriétaires d’avoir des états financiers complets selon les PCGR et la comptabilité d’exercice lors de la période intermédiaire ? Pouvez-vous vivre en sachant que les revenus et les dépenses peuvent être comptabilisés au mois suivant en raison de problèmes de calendrier ?
- Qu’en est-il des tiers ? La banque exige-t-elle des états financiers mensuels ou trimestriels selon les PCGR ?
- Bien qu’un processus de clôture souple puisse fonctionner à l’étape intermédiaire, il est important de noter qu’après la fin de l’exercice, vous devrez quand même probablement effectuer une clôture définitive.
- Si votre entreprise opte pour une clôture souple les onze premiers mois de l’année, puis une clôture définitive pour la fin de l’exercice, y a-t-il des pièges qui rendraient plus difficile le rapprochement des chiffres de fin d’exercice en n’ayant pas fait ce travail à l’étape intermédiaire ? Si cela présente un problème, peut-être que l’exécution d’une option est une clôture dure à la fin de chaque trimestre et une clôture souple pour les huit mois restants.
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Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide pour déterminer quelles procédures de clôture de fin de mois conviennent le mieux à votre entreprise, contactez nos professionnels de The Innovative CPA Group au 203-489-0612. Ou contactez-nous en ligne.