Un préavis d’expédition ou préavis d’expédition (ASN) est une notification de livraisons en attente, similaire à une liste de colisage. Il est généralement envoyé dans un format électronique et constitue un document EDI courant. Dans le système EDI X12, il est connu sous le nom de document EDI 856 et son équivalent EDIFACT est le message DESADV (Dispatch Advice). L’ASN peut être utilisé pour énumérer le contenu d’une expédition de marchandises ainsi que des informations supplémentaires relatives à l’expédition, telles que les informations sur la commande, la description du produit, les caractéristiques physiques, le type d’emballage, les marquages, les informations sur le transporteur et la configuration des marchandises dans l’équipement de transport. L’ASN permet à l’expéditeur de décrire le contenu et la configuration d’une expédition à différents niveaux de détail et offre une souplesse ordonnée pour transmettre des informations.
L’ASN est remarquable en ce sens qu’il s’agit d’un nouveau concept en logistique, permis par l’avancée des méthodes de communication modernes. Bien qu’il fournisse des informations similaires à celles du connaissement, sa fonction est très différente. Alors que le connaissement est censé accompagner un chargement sur son chemin, l’ASN a pour but de fournir des informations aux opérations de réception de la destination bien avant la livraison. Cela tend à avoir un impact sur le flux logistique dans trois domaines : le coût, la précision et la flexibilité.
Coût. Les opérations de réception modernes ont rarement le temps de décomposer une unité d’expédition (carton ou palette) et d’identifier ses composants, dépendant plutôt des scans rapides des codes-barres sur les étiquettes d’expédition. Un ASN peut fournir une liste de tous les numéros d’identification à code-barres des unités d’expédition et du contenu de chacune d’elles. On pense que les coûts de réception sont réduits d’environ 40%.
La précision. Dès la réception de l’ASN, le destinataire est immédiatement informé de toute différence entre ce qui était attendu, et ce qui a été réellement expédié.
La « flexibilité ». Le fait de connaître les taux d’exécution réels des commandes donne au destinataire la possibilité de réaffecter les marchandises dans les expéditions suivantes.
L’ASN et les finances L’ASN peut être utilisé pour payer directement les fournisseurs pour les marchandises reçues. Pour ce faire, il suffit de recevoir l’ASN dans le système informatique de l’entreprise (ERP), d’imprimer des étiquettes de l’entreprise pour chaque conteneur reçu, d’apposer les étiquettes sur les conteneurs, puis de transmettre les écarts éventuels au fournisseur par EDI.
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