En réalité, votre projet d’avril vous a rapporté 4 000 $ ; ce n’est pas un mauvais bénéfice. Vos états financiers établis selon la méthode de la comptabilité d’exercice le montrent sous la forme d’un compte débiteur de 5 000 $. En revanche, si vous utilisiez la comptabilité de caisse, il semblerait que vous ayez perdu 1 000 $ sur les matériaux, puisque vous n’avez pas encore comptabilisé de revenu en espèces. Lorsque vous percevrez ce paiement en mai, la comptabilité de caisse affichera un gros bénéfice, même si vous n’avez pas réalisé le projet en mai.
Si la comptabilité de caisse est certes plus simple, la méthode de comptabilité d’exercice donne une « image » plus précise de ce qui se passe réellement dans votre entreprise. Il est beaucoup plus facile de faire correspondre les recettes aux dépenses correspondantes – même si elles ont été payées au cours de différents mois – afin de pouvoir suivre votre véritable rentabilité.
Que demande l’IRS ?
Vous vous demandez peut-être comment ces deux méthodes se comparent au moment de l’impôt. Pour la plupart des petites entreprises, la méthode comptable utilisée est facultative. En vertu de la récente loi sur les réductions d’impôts et les emplois, les petites entreprises peuvent déclarer leurs impôts sur le revenu selon la méthode de la comptabilité de caisse jusqu’à un revenu de 25 millions de dollars par an. Comme la plupart des petites entreprises se situent dans cette limite, cela semble être une autre victoire pour la comptabilité de caisse. Mais est-ce le cas ?
Malheureusement, la comptabilité de caisse commence à faire défaut bien avant d’atteindre la barre des 25 millions de dollars. Elle est en fait plus proche d’un million de dollars par an. Lorsque les entreprises dépassent ce seuil, elles doivent prendre de grandes décisions stratégiques. Elles ont besoin que leurs états financiers fournissent des aperçus de l’entreprise que les états de la comptabilité de caisse n’offrent tout simplement pas.
Nous allons creuser ce sujet dans une seconde, mais voici quelque chose à garder à l’esprit pour le moment : L’IRS vous permet d’utiliser une méthode de calcul des impôts différente de celle que vous utilisez pour votre propre suivi interne. En d’autres termes, votre comptable fiscal peut effectuer quelques conversions et déclarer vos impôts sur la base de la trésorerie, tandis que vous profitez des connaissances plus approfondies de la comptabilité d’exercice pour vous aider à gérer votre entreprise.
Voici pourquoi tout le monde a en fait besoin des deux
La vérité est que la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice ont toutes deux leurs avantages. Quelle que soit la méthode que vous utilisez, vous finirez probablement par utiliser secrètement un peu des deux. Laissez-moi vous expliquer ce que je veux dire.
L’un des plus grands avantages de la comptabilité de caisse est qu’elle vous donne une image précise de la quantité d’argent qui change réellement de mains. Si vous n’encaissez pas d’argent aussi rapidement que vous en distribuez, vous allez avoir des problèmes. Si vous devez payer les vendeurs et les fournisseurs immédiatement mais que vous attendez que vos propres clients paient dans 30 jours, vous serez éternellement en train de courir après les factures et d’espérer que les lumières restent allumées.
C’est pourquoi les entreprises basées sur la comptabilité d’exercice doivent utiliser un état des flux de trésorerie. C’est un moyen de suivre les liquidités tout en reconnaissant les produits et les charges à payer. En suivant les flux de trésorerie, vous prévoyez tout manque à gagner où vous pourriez manquer d’argent avant que vos prochains paiements n’arrivent.
Les entreprises qui utilisent la méthode de la trésorerie s’appuient parfois sur les principes de la comptabilité d’exercice, même si elles ne les enregistrent pas dans les livres. Vous vous souvenez des comptes clients et des comptes fournisseurs ? Si vous avez un client qui vous doit de l’argent, vous comptez les jours jusqu’à ce que vous puissiez recevoir ce chèque, même s’il n’y a pas de compte à recevoir dans vos livres. Il en va de même si vous avez un paiement de loyer imminent à venir.
Le plus grand défaut de la comptabilité de caisse est la difficulté à mesurer les performances de votre entreprise. Pour vraiment avoir un bon aperçu de vos résultats, vous devez établir et suivre les KPI (indicateurs clés de performance). Considérez ces indicateurs comme le cholestérol, la pression artérielle et le rythme cardiaque de votre entreprise. Ils varient d’une entreprise à l’autre, mais vous devez être en mesure de les suivre et de voir comment ils évoluent pour vraiment comprendre la santé de votre entreprise. Malheureusement, cela est pratiquement impossible sur une base de trésorerie.
Pour suivre votre rentabilité, vous devez savoir non seulement combien d’argent entre et sort, mais aussi comment ces montants sont liés. Vous devez savoir quel montant est lié à chaque période et aux transactions de cette période. C’est le principe de correspondance dont nous avons parlé précédemment. Vous devez faire correspondre vos dépenses aux revenus qu’elles ont contribué à créer. Les charges à payer rendent cela possible.
Quel est celui qui vous convient ?
Alors, quelle méthode comptable convient à votre entreprise ? Si vous dirigez une petite entreprise super simple – comme une entreprise individuelle axée sur les services – la comptabilité de caisse peut vous convenir parfaitement. Elle peut rationaliser votre processus comptable et vous faire gagner du temps.
En revanche, la méthode de comptabilité d’exercice est indispensable si :
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Vous avez des stocks. La plupart des entreprises ayant des stocks auront besoin de la comptabilité d’exercice, même pour les impôts. Vous en aurez également besoin pour voir la valeur de vos stocks au bilan et refléter le coût des marchandises vendues dans votre état des résultats. Sinon, vous aurez un mois très bas lorsque vous achetez votre inventaire et un mois irréalisablement élevé lorsque vous le vendez.
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Vous avez payé à l’avance pour un service ou pour votre loyer et vous devez répartir cette dépense sur les mois où vous l’utiliserez réellement (comme diviser un abonnement annuel en 12 entrées de dépenses mensuelles).
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Vos clients vous ont payé à l’avance pour un travail que vous n’avez pas encore effectué. Vous devez savoir comment cela vous affecte, car leur devoir des services est une forme de passif.
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Votre entreprise possède une immobilisation et veut reconnaître et suivre l’amortissement sur la durée de vie utile de l’actif.
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Vous cherchez à obtenir un financement bancaire à terme (la plupart des banques exigeront des états financiers basés sur la comptabilité d’exercice et conformes aux PCGR afin d’évaluer votre risque et votre potentiel en tant qu’emprunteur.)
Conclusion
Si ce rapide tour d’horizon vous fait penser que la méthode de la comptabilité d’exercice pourrait être meilleure pour votre entreprise, vous avez probablement raison. N’ayez pas peur de faire le changement et de commencer à récolter les bénéfices.
Vous pouvez contacter les pros de Basis 365 pour planifier votre consultation gratuite. Nous parlerons des détails de votre modèle d’entreprise et vous ferons savoir exactement ce que vous pourriez tirer de la méthode de la comptabilité d’exercice.