Les règlements administratifs d’une société sont les règles de gouvernance selon lesquelles la société fonctionne. Lorsqu’une société est constituée, le premier acte du conseil d’administration doit être de créer les règlements administratifs, qui sont un document unique englobant toutes les règles.
La plupart des entreprises travaillent avec un avocat pour rédiger les règlements administratifs. Malgré tout, il est utile de se renseigner sur les règlements administratifs et de savoir pourquoi ils sont importants pour la gestion d’une entreprise et le maintien de l’ordre dans une organisation.
Que sont les règlements administratifs ?
Pensez aux règlements administratifs de l’entreprise comme étant les principes directeurs généraux pour le fonctionnement de l’entreprise. Ces principes orientent le conseil d’administration dans son travail de supervision des opérations quotidiennes de la société.
- Définition alternative : Les règlements administratifs sont des règles mises en place par une société pour réglementer ses membres et maintenir la civilité.
Après que vous ou un autre administrateur de la société ou un comité de votre conseil d’administration ait préparé les règlements administratifs de la société, ils doivent être approuvés par le conseil. Les statuts font partie de vos dossiers d’entreprise et doivent se trouver à un endroit où ils peuvent être consultés par l’IRS ou votre État ou toute autre entité qui pourrait vouloir vérifier vos dossiers. Les sociétés sont réglementées par les États, et votre État peut avoir des procédures et des règlements spécifiques que vous devez suivre.
Comment fonctionnent les règlements administratifs
Les règlements administratifs de la société sont rédigés par les propriétaires de la société au moment de sa fondation. Les règlements administratifs traitent de questions telles que les dirigeants de la société, les responsabilités du conseil d’administration, leur mode d’élection, la durée de leur mandat, comment et quand les réunions du conseil d’administration et des actionnaires seront tenues, et comment le conseil d’administration fonctionne.
Au strict minimum, les règlements administratifs de votre société devraient inclure les informations d’identification de la société, telles que le nom, l’adresse, le principal lieu d’activité, la désignation de la société comme publique ou privée, et l’exercice financier de la société.
Les statuts doivent également inclure le nombre et le type d’actions et de catégories d’actions que la société est autorisée à émettre, des informations sur les assemblées d’actionnaires – y compris la notification d’une assemblée et le vote par procuration – les procédures d’assemblée annuelle et les exigences relatives à la notification des membres. Chaque société doit avoir au moins une assemblée annuelle, c’est donc une partie importante des règlements administratifs
Le conseil d’administration fait partie intégrante d’une société, il doit donc être inclus dans les règlements administratifs. Cela devrait consister en le nombre de membres du conseil, les pouvoirs et les devoirs généraux, les termes de service, et le nombre d’administrateurs considérés comme un quorum. Une fois que les dirigeants du conseil d’administration sont choisis, il faut inclure une description de leurs fonctions, de leur mode d’élection et de leur mandat.
Il est essentiel de préciser le processus de remplacement ou de révocation d’un membre du conseil d’administration ou d’un dirigeant de la société.
Règlements administratifs vs statuts constitutifs
Avant que la nouvelle société n’existe, elle doit s’enregistrer auprès de l’État où elle exerce ses activités. Le document qui est enregistré est les statuts constitutifs. Ce document d’incorporation contient quelques informations de base sur la société, nécessaires à son enregistrement auprès de l’État. Par exemple, les articles fixent le nom et l’adresse de la société, une date de début, si la société vendra des actions ou non, et éventuellement les noms des membres du conseil d’administration.
Après la constitution de la société, son conseil d’administration est établi. Le conseil décide des statuts qui l’aideront à diriger ses opérations pendant la durée de vie de la société. Les règlements de votre société concernent votre conseil d’administration et la façon dont il doit fonctionner pour diriger la société.
Lorsque vous créez votre société, vous devez déposer les articles de constitution auprès de votre État pour établir l’existence de la société dans cet État. Vous n’avez pas besoin de déposer les règlements administratifs (sauf si votre société demande le statut d’organisme à but non lucratif), mais ils doivent être conservés avec les autres dossiers de la société en cas d’audit.
Key Takeaways
- Les règlements administratifs d’une société sont les règles de gouvernance par lesquelles la société fonctionne.
- Les règlements administratifs sont créés par le conseil d’administration lors de la constitution de la société.
- Les sociétés sont réglementées par les États, les règles peuvent donc varier.
- Les articles de constitution sont différents des règlements administratifs ; ils sont déposés pour établir une société.
- Les sociétés mettent en place des règlements administratifs pour régir leurs citoyens.
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