Pendant le cycle de vie du projet, vous aurez de nombreuses réunions avec vos parties prenantes. La plupart des réunions impliquent que vous et les membres de votre équipe discutent de l’état du projet, des problèmes et des plans. D’autres réunions concernent la direction et le client.
Ces réunions ont leur importance, cependant, la réunion de lancement est unique.
Le PMI a introduit la réunion de lancement dans la 6e édition du guide PMBOK. Il s’agit d’un outil et d’une technique du processus » Développer le plan de gestion du projet « .
Qu’est-ce qu’une réunion de lancement ?
C’est la première réunion organisée entre les parties prenantes du projet lors du démarrage d’un nouveau projet ou d’une nouvelle phase.
Cette réunion peut inclure des parties prenantes de haut niveau telles que le sponsor du projet, la direction, le chef de projet et quelques membres de l’équipe. Cependant, au sein de l’équipe de projet, elle implique le chef de projet et les membres de l’équipe. Cette réunion donne au chef de projet l’occasion de définir les objectifs communs et d’établir un consensus.
La réunion de lancement est un outil précieux pour motiver les membres de l’équipe à atteindre les objectifs du projet.
Quand a lieu la réunion de lancement ?
Pour les petits projets, la réunion de lancement a lieu immédiatement après la phase d’initiation et inclut tous les membres de l’équipe. Pour de nombreux membres de l’équipe, ce sera la première rencontre avec d’autres membres et c’est donc l’occasion de faire connaissance avec les autres.
Les petits projets n’ont qu’une seule réunion de lancement.
Dans les projets plus importants, vous effectuerez la réunion de lancement lorsque la planification est terminée et que l’exécution est sur le point de commencer. Si le projet comporte plusieurs phases, vous pouvez organiser une réunion de lancement au début de chaque phase.
Si le projet est réparti sur une grande zone géographique, vous organiserez une réunion de lancement virtuelle afin que les membres de l’équipe puissent communiquer par Internet.
Le but d’une réunion de lancement
Une équipe de projet est composée de nouveaux membres, une séance de familiarisation est donc essentielle. Cette séance permet aux membres de l’équipe d’apprendre à se connaître, d’instaurer la confiance et de promouvoir la compréhension mutuelle.
Dans cette session, vous pouvez discuter des objectifs du projet, des hypothèses, des contraintes, du ou des livrables, des défis, des méthodologies, des procédures, des plans, de l’environnement de travail et des rôles de chaque partie prenante, etc.
Une réunion de lancement réussie peut donner le ton du projet. Elle permet de s’assurer que les parties prenantes sont sur la même page et ont une compréhension commune des objectifs du projet. Elle les aide à se mettre d’accord sur la manière de travailler en équipe.
Une réunion de lancement aide les clients à établir une relation avec l’équipe de projet et à comprendre comment le projet se déroulera.
Comment mener une réunion de lancement réussie ?
Les grands projets peuvent avoir des réunions de lancement internes et externes.
Les réunions de lancement internes sont organisées entre les membres de l’équipe et la direction pour comprendre le projet.
Elles aident les membres de l’équipe à se préparer à rencontrer le client et à éviter de poser des questions inutiles. Elles renforcent la confiance des membres de l’équipe.
Après avoir organisé la réunion de lancement interne, vous organiserez la réunion de lancement externe avec le client. C’est l’occasion pour vous de comprendre le client et ses attentes, de lever tous les doutes et d’expliquer le processus de réalisation du projet.
Pour mener à bien la réunion de lancement, suivez les étapes suivantes :
- Définir l’ordre du jour
- Conduire la réunion
- Clôturer la réunion
Définir l’ordre du jour
Vous devez décider des sujets à aborder lors de la réunion.
Vous inclurez une session d’introduction, vous présenterez le projet et ses objectifs, ses étapes, ses hypothèses, ses contraintes, et à la fin vous aurez une session de questions-réponses.
Utilisez les présentations pour expliquer votre raisonnement.
Envoyez cet ordre du jour avant de conduire la réunion afin que les participants puissent se préparer et contribuer activement.
Conduire la réunion
Se présenter et demander aux autres de faire de même. Ensuite, vous présenterez l’ordre du jour et expliquerez les sujets qui seront abordés lors de la réunion.
Par la suite, expliquez le projet, ses objectifs, un bref aperçu de la portée du projet, ainsi que les rôles et responsabilités des membres de l’équipe.
Discutez du système de communication et de reporting : par exemple, comment communiquer les informations avec les parties prenantes. Vous établirez l’ordre du jour à discuter avec le client. Enfin, vous organiserez une séance de Q&A.
Expliquez la charte du projet et son contenu. Dites-lui qu’il s’agit de l’étape initiale et que vous aurez besoin de son aide pour élaborer un plan de gestion de projet détaillé.
Définissez les attentes. Par exemple, expliquez les affectations de travail, la rotation, les procédures de congé, etc.
Discutez des parties prenantes essentielles, de leurs besoins et de leurs rôles. Expliquez le système de communication et de reporting. Par exemple, précisez les formats de rapport et la fréquence de communication.
Enfin, expliquez le projet, ses besoins commerciaux et pourquoi il est vital pour le client et l’entreprise. Dirigez cette partie avec le client. Vous devez informer le client à l’avance afin qu’il puisse se préparer à la réunion.
Vous pouvez discuter des risques ou contraintes importants auxquels le projet peut être confronté et de la manière dont vous les surmonterez.
Fermeture de la réunion
À la fin, organisez une séance de questions-réponses et encouragez les participants à lever leurs doutes éventuels.
Enfin, remerciez les participants et demandez-leur de vous contacter s’ils ont besoin de précisions.
Après la fin de la réunion, vous préparerez le compte rendu de la réunion et l’enverrez aux participants, ainsi qu’à ceux qui ne sont pas venus à la réunion.
Avantages d’une réunion de lancement
La réunion de lancement présente les avantages suivants :
- Elle aide les membres de l’équipe à se connaître.
- Elle montre l’autorité et les compétences de leadership du chef de projet.
- Elle aide les membres de l’équipe à comprendre les objectifs du projet.
- Elle permet aux parties prenantes de comprendre les jalons, les risques, les hypothèses et les contraintes du projet.
- Elle aide le chef de projet à obtenir le soutien des parties prenantes.
- Elle donne aux participants l’occasion de clarifier leurs doutes.
- Elle met les parties prenantes sur la même longueur d’onde.
Résumé
Une réunion de lancement est une partie importante de la réussite d’un projet. Elle vous aide à exécuter et à terminer le projet avec un minimum d’obstruction. C’est un moment où vous pouvez démontrer vos capacités et renforcer la confiance des parties prenantes dans votre projet. C’est là que vous définissez les attentes des parties prenantes pour le projet.