Bien que la première utilisation à grande échelle des satrapies, ou provinces, trouve son origine dans la création de l’Empire achéménide sous Cyrus le Grand, à partir d’environ 530 avant notre ère, l’organisation provinciale est en fait née pendant l’ère médiane à partir d’au moins 648 avant notre ère.
Jusqu’à l’époque de la conquête de la Médie par Cyrus le Grand, les empereurs dirigeaient les terres qu’ils conquéraient par l’intermédiaire de rois clients et de gouverneurs. La principale différence était que, dans la culture perse, le concept de royauté était indissociable de la divinité : l’autorité divine validait le droit divin des rois. Les vingt-six satrapes établis par Cyrus n’étaient jamais des rois, mais des vice-rois régnant au nom du roi, même si, dans la réalité politique, beaucoup profitaient de toute occasion pour se tailler une base de pouvoir indépendante. Darius le Grand donna aux satrapies une organisation définitive, porta leur nombre à trente-six et fixa leur tribut annuel (inscription de Behistun).
Le satrape était en charge des terres qu’il possédait en tant qu’administrateur, et se trouvait entouré d’une cour quasi royale ; il percevait les impôts, contrôlait les fonctionnaires locaux et les tribus et villes assujetties, et était le juge suprême de la province devant la « chaise » (Néhémie 3 :7) toute affaire civile ou criminelle pouvait être portée devant lui. Il était responsable de la sécurité des routes (cf. Xénophon), et devait réprimer les brigands et les rebelles.
Il était assisté d’un conseil de Perses, auquel étaient également admis les provinciaux et qui était contrôlé par un secrétaire royal et des émissaires du roi, notamment « l’œil du roi », qui faisait une inspection annuelle et exerçait un contrôle permanent.
Il existait d’autres contrôles du pouvoir de chaque satrape : outre son scribe secrétaire, son responsable financier (ganzabara en vieux persan) et le général en charge de l’armée régulière de sa province et des forteresses étaient indépendants de lui et rendaient périodiquement compte directement au shah, en personne. Le satrape était autorisé à disposer de troupes à son propre service.
Les grandes satrapies (provinces) étaient souvent divisées en districts plus petits, dont les gouverneurs étaient également appelés satrapes et (par les auteurs gréco-romains) également appelés hyparchs (en fait Hyparkhos en grec, « vice-régents »). La répartition des grandes satrapies fut modifiée à plusieurs reprises, et souvent deux d’entre elles furent confiées au même homme.
Comme les provinces étaient le résultat de conquêtes consécutives (la patrie avait un statut particulier, exemptée du tribut provincial), les satrapies primaires et secondaires étaient souvent définies par les anciens États et/ou l’identité ethno-religieuse. L’une des clés du succès des Achéménides (comme pour la plupart des grands empires durables) était leur attitude ouverte à l’égard de la culture et de la religion des peuples conquis, de sorte que la culture perse fut la plus touchée lorsque le Grand Roi s’efforça de fondre les éléments de tous ses sujets dans un nouveau style impérial, notamment dans sa capitale, Persépolis.
Lorsque l’autorité centrale de l’empire s’affaiblit, le satrape jouit souvent d’une indépendance pratique, d’autant qu’il devient habituel de le nommer également général en chef de la circonscription de l’armée, contrairement à la règle initiale. « Lorsque sa fonction devint héréditaire, la menace pour l’autorité centrale ne pouvait être ignorée » (Olmstead). Les rébellions de satrapes deviennent fréquentes à partir du milieu du Ve siècle avant notre ère. Darius Ier eut à lutter contre des rébellions généralisées dans les satrapies, et sous Artaxerxès II, à l’occasion, la plus grande partie de l’Asie mineure et de la Syrie était en rébellion ouverte (Révolte des satrapes).
Les dernières grandes rébellions furent réprimées par Artaxerxès III.
La rébellion des satrapes n’est pas un phénomène nouveau.