10 migliori sistemi di gestione dei documenti per un migliore flusso di lavoro

Sistema di gestione dei documenti più utilizzato:

Con il processo di digitalizzazione in corso, le persone desiderano ridurre il loro lavoro cartaceo e si aspettano di avere accesso ai loro documenti importanti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

I sistemi di gestione dei documenti sono la soluzione migliore per rendere questo compito molto più facile. I lettori PDF sono il miglior esempio di un sistema di gestione dei documenti attraverso il quale è possibile accedere al file PDF offline e memorizzarlo per visualizzarlo e persino stamparlo e pubblicarlo in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

I sistemi di gestione dei documenti sono anche conosciuti come Content Management System e sono ampiamente considerati come il componente dell’Enterprise Content Management (ECM). È collegato alla gestione dei record, ai flussi di lavoro, alla gestione delle risorse digitali, ecc.

In questo tutorial, daremo uno sguardo approfondito ai più popolari sistemi di gestione dei documenti che sono utilizzati da un certo numero di organizzazioni di successo per gestire i loro documenti cartacei in modo efficiente.

Che cos’è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti può essere definita come il modo utilizzato dalle organizzazioni per gestire e tenere traccia dei documenti elettronici.

Suggerimento => 10 Top Document Management Software

Guida per una migliore comprensione della gestione dei documenti:

• Modifica simultanea ma separata dei documenti per evitare il conflitto di sovrascrittura.
• Riavvolgere all’ultima versione accurata del documento in caso di errore.
• Controllo della versione per distinguere tra due versioni diverse.
• Ricostruzione dei documenti.

Oggi, la gestione dei documenti è disponibile da una piccola applicazione stand-alone a configurazioni su larga scala a livello aziendale che incorpora caratteristiche standard di riempimento dei documenti.

Queste caratteristiche includono:

• Localizzazione dello stoccaggio
• Sicurezza e controllo degli accessi
• Auditing e indicizzazione
• Classificazione, ricerca e recupero
• Integrazione con applicazioni desktop

Sistemi di gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti si riferiscono alla gestione e all’accesso ai documenti in formato elettronico.

I sistemi di gestione dei contenuti aziendali gestiscono e controllano i documenti digitali creati utilizzando Microsoft Office Suite e software di contabilità come CAD ecc.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti dovrebbe contenere i componenti indicati di seguito per essere efficiente:

• Importazione: Per aprire un nuovo documento nel sistema.
• Archiviazione: Per mantenere i file di sistema e utilizzare l’archiviazione.
• Identità: Per recuperare i documenti con precisione assegnando gli indici.
• Esportazione: Per rimuovere elementi dal sistema.
• Sicurezza: Protezione con password di alcuni file per gli utenti autorizzati.

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Sistemi di gestione dei documenti più popolari

Ripercorriamo alcuni dei più popolari sistemi di gestione dei documenti che sono ampiamente utilizzati per ridurre la documentazione cartacea e migliorare le prestazioni documentali di un’organizzazione.

1. pCloud
2. HubSpot
3. Alfresco
4. LogicalDOC
5. Feng Office
6. Nuxeo
7. KnowledgeTree
8. Seed DMS
9. Casebox
10. MasterControl Documents
11. M-Files
12. Worldox
13. Dokmee
14. Ademero

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#1) pCloud

Caratteristiche principali

• pCloud vi permetterà di impostare i permessi di gruppo o i livelli di accesso individuali.
• È possibile controllare l’accesso ai dati attraverso cartelle condivise.
• Vi permetterà di commentare i file & cartelle.
• Mantiene registri dettagliati per l’attività dell’account.
• È possibile accedere a qualsiasi versione precedente dei file.
• Ha funzionalità per la gestione dei file, la condivisione, la protezione, il versionamento dei file, il backup dei file e la gestione delle risorse digitali.

#2) HubSpot

Caratteristiche:

• HubSpot Sales Document Management and Sales Tracking Software sarà utile per costruire una libreria di contenuti di vendita per l’intero team.
• Sarà in grado di condividere i documenti dalla vostra casella di posta Gmail o Outlook.
• Vi avviserà quando i potenziali clienti saranno impegnati con i contenuti inviati da voi.
• Fornirà approfondimenti su come il contenuto di vendita è utile per portare avanti il processo di vendita, quanto spesso il contenuto viene utilizzato dal team.
• HubSpot ha un software di vendita all-in-one con un sacco di funzioni come il monitoraggio delle e-mail, la programmazione delle e-mail, l’automazione delle vendite, la chat dal vivo, il reporting, ecc.

#3) Alfresco

Caratteristiche principali:

• È un ECM open source che fornisce gestione dei documenti, collaborazione, conoscenza e gestione dei contenuti web, gestione delle immagini record &, repository di contenuti e flusso di lavoro
• Supporta il Common Interface File System (CIFS) che consente la compatibilità dei documenti con Windows e con i sistemi operativi di tipo Unix.
• Alfresco è dotato di supporto API e funziona come back-end per memorizzare e recuperare i contenuti.
• La facile personalizzazione e il controllo della versione sono le migliori caratteristiche di Alfresco, ma sono abbastanza complesse da usare

Link ufficiale: Alfresco

#4) LogicalDOC

Caratteristiche chiave:

• LogicalDOC è un sistema open-source basato su Java e può essere accessibile da qualsiasi browser web
• Questo sistema può essere accessibile sulla propria rete e permette di creare e gestire qualsiasi numero di documenti.
• Aiuta a migliorare la produttività e la collaborazione dei sistemi di gestione dei documenti.
• Ha un accesso rapido e un facile recupero dei contenuti.
• Utilizza Java Frameworks come Hibernate, Lucene, e Spring per fornire una soluzione di gestione dei documenti altamente flessibile.
• E’ dotato di una serie di API ben definite per integrarsi con applicazioni di terze parti.

Link ufficiale: LogicalDOC

#5) Feng Office

Caratteristiche chiave:

• Feng Office è un DMS open-source con una piattaforma di collaborazione basata sul web.
• Alcune buone caratteristiche di Feng Office includono il time tracking, Gantt Chart, task management e knowledge management.
• E’ facile da usare e ti permette di etichettare gli elementi.
• Puoi anche tracciare e spedire il contenuto a più utenti allo stesso tempo.
• L’unico svantaggio è che rende alcune delle sue caratteristiche a pagamento con ogni aggiornamento.

Link ufficiale: Feng Office

#6) Nuxeo

Caratteristiche principali:

• Nuxeo è un sistema open-source che gestisce il flusso di contenuti attraverso il ciclo di business.
• Il collaudato sistema riduce il consumo di tempo necessario per la ricerca e il recupero dei contenuti.
• Fornisce una serie di modi per catturare i contenuti, compresa la scansione delle immagini.
• La registrazione di audit è una delle buone caratteristiche che è possibile utilizzare per tenere traccia dei contenuti ed è anche un modo più semplice.
• Serve un ricco set di API, piattaforma robusta, facile personalizzazione e manutenzione dei progetti.
• Ma è abbastanza difficile per i principianti e la personalizzazione di alcune istanze può diventare complessa.

Link ufficiale: Nuxeo

#7) KnowledgeTree

Caratteristiche chiave:

• Un sistema di gestione dei documenti open-source che permette di tracciare, condividere e proteggere i contenuti.
• Caratteristiche di accesso come Metadata, Workflow, Version Controlled Document Repository, e supporto WebDAV.
• È possibile recuperare il contenuto giusto al momento giusto.
• La funzione Quick-play permette all’utente di creare e gestire le cadenze dei contenuti.

Link ufficiale: KnowledgeTree

#8) Seed DMS

Caratteristiche chiave:

• Seed DMS è un sistema di gestione dei documenti user-friendly e open-source.
• Questo DMS è particolarmente basato su PHP, MySQL e sqlite3.
• Si tratta di una piattaforma enterprise-ready completamente sviluppata per rintracciare, accedere, archiviare e condividere documenti.
• Può essere considerato come la prossima versione di LetoDMS ed è completamente compatibile con esso.
• Permette di modificare i documenti disponibili in formato HTML.
• È possibile preparare una presentazione online e permette la collaborazione in tempo reale.

Link ufficiale: Seed DMS

#9) Casebox

Caratteristiche chiave:

• Casebox è uno strumento estensibile per estendere la gestione di contenuti, progetti e risorse umane.
• È progettato per supportare la gestione dei compiti, il monitoraggio, la ricerca full-text, l’eredità dei dati, ecc.
• Inoltre, Casebox è dotato di un eccellente meccanismo di controllo della versione e serve la logica condizionale per supportare la gestione dei record.
• Casebox ti aiuta a memorizzare e bloccare più file in un unico luogo con il controllo dell’utente su di esso.
• Casebox fornisce anche un hosting sicuro con l’aiuto della crittografia SSL su un server criptato.
• La rete privata virtuale (VPN) può mantenere la comunicazione sicura.

Link ufficiale: Casebox

#10) MasterControl Documents

Caratteristiche chiave:

• MasterControl Inc. è un commerciale basato sul cloud che consente una consegna più veloce del prodotto riducendo il costo complessivo e il consumo di tempo richiesto per la gestione dei documenti e dei contenuti.
• Aumenta l’efficienza del prodotto e gestisce in modo sicuro le informazioni dell’azienda
• Questo sistema fornisce funzioni come il controllo dei documenti, la gestione degli audit, la gestione della qualità e altri processi normativi.
• Oltre a queste, ci sono alcune altre caratteristiche servite da questo strumento come la gestione della conformità, collaborazione, controllo degli accessi, gestione della stampa, controllo della versione, consegna dei documenti & indicizzazione, collaborazione e ricerca full-text: MasterControl
  

  #11) M-Files

  

  Caratteristiche chiave:

  • M-Files aiuta a gestire le informazioni in modo sicuro con la sua funzione Check-out.
  • Questa funzione tiene traccia dei vostri documenti con ogni piccolo e grande cambiamento.
  • È un sistema utile, facile da implementare e un robusto sistema di gestione dei documenti.
  • È disponibile per Windows e Mac, compatibile anche con dispositivi Android e iOS.
  • M-files può essere facilmente integrato con altre applicazioni ed evita la duplicazione.

  Link ufficiale: M-Files

  #12) Worldox

  

  Caratteristiche chiave:

  • Worldox è un sistema commerciale e completo che gestisce documenti ed e-mail.
  • Worldox è dotato di funzioni di indicizzazione chiamate Archiviazione e Conservazione che rende i dati disponibili istantaneamente ogni volta che è necessario.
  • Può essere integrato con SharePoint e distribuito con Windows, Android, Mac, iOS e Cloud.
  • Le caratteristiche di gestione dei documenti di Worldox includono la gestione della conformità, il controllo degli accessi, la conversione e l’indicizzazione dei documenti, la gestione delle e-mail, il controllo delle versioni e la ricerca full-text.

  Link ufficiale: Worldox

  #13) Dokmee

  

  Caratteristiche chiave:

  • Dokmee è un sistema commerciale di gestione dei documenti basato su cloud con l’efficienza e la sicurezza dei vostri documenti.
  • Dokmee fornisce più desktop così come la configurazione web, interfaccia user-friendly, cattura e strumenti di editing.
  • Dokmee supporta eccellenti caratteristiche di automazione con funzioni di indicizzazione e ricerca di base.
  • Abilita una serie di strumenti di imaging e tracciamento dei documenti per un migliore supporto.

  Link ufficiale: Dokmee

  #14) Ademero

  

  Caratteristiche chiave:

  • Supporta il meccanismo di controllo centralizzato per archiviare i tuoi documenti in un’unica posizione.
  • I tuoi documenti digitali possono essere organizzati rapidamente con competenza logica ed essere resi disponibili sia come versioni commerciali che open-source.
  • I documenti scansionati possono essere convertiti in PDF ricercabili utilizzando la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
  • L’agile sistema basato sul web salva il tuo file nella nuvola ma non fa automaticamente il backup dei tuoi dati e nessun dato può essere ripristinato.
  • Compatibile con tutti i sistemi operativi e quindi permette la ricerca full-text e il controllo delle versioni.

  Link ufficiale: Ademero

  Oltre a questi, i 12 migliori sistemi di gestione dei documenti, ne abbiamo ancora alcuni che possono essere aggiunti alla lista precedente. Ho dato una breve introduzione ad essi nella sezione sottostante.

  Strumenti aggiuntivi

  #15) eFileCabinet: Questo strumento commerciale può essere integrato con tutte le applicazioni di Microsoft Office. È disponibile con diverse versioni di documenti ospitati e lato server.

  La sua caratteristica unica di Workflow permette di programmare i compiti in modo efficiente.

  Link ufficiale: eFileCabinet

  #16) ContrattoZen: Aiuta a gestire i tuoi documenti importanti con tutti i dettagli come date e contenuti.

  Puoi preparare audit interni ed esterni usando i tuoi documenti in ContractZen.

  Link ufficiale: ContractZen

  #17) MaxxVault: MaxxVault fornisce sistemi di gestione dei documenti aziendali (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) e soluzioni di gestione dei documenti in cloud per gestire i vostri documenti.

  Aiuta a ridurre il costo della produttività con un supporto completo di automazione.

  Link ufficiale: MaxxVault

  #18) DocsVault: I sistemi di gestione dei documenti DocsVault sono dotati delle migliori caratteristiche per gestire e tracciare i vostri documenti.

  Comprende il controllo delle versioni, la sicurezza dei documenti, le tracce di audit & la storia, i flussi di lavoro dei documenti elettronici, la profilazione dei documenti e l’etichettatura, ecc.

  Link ufficiale: DocsVault

  #19) eVault: eVault è un sistema di gestione dei documenti basato sul web. Fornisce la gestione della conformità, la gestione della gerarchia a più livelli, ecc.

  Come qualsiasi altro sistema di gestione dei documenti eVault fornisce anche il controllo dell’accesso, l’indicizzazione dei documenti, il controllo della versione, ecc.

  Link ufficiale: eVault

  #20) Catalyst: Catalyst ha sviluppato più prodotti commerciali come Catalyst Insights basato su XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track, e OnRamp.

  È sviluppato con servizi di supporto in più lingue.

  Link ufficiale: Catalyst

  #21) Drupal: Drupal è un sistema di gestione dei contenuti open-source che è ben noto per le sue caratteristiche come Content Authoring, Performance e Security.

  La modularità è il principio fondamentale di Drupal. Questo sistema è flessibile, scalabile e facile da usare. Puoi creare il tuo framework digitale integrato con Drupal.

  Link ufficiale: Drupal

  #22) Ufficio virtuale: Virtual Office ha una funzione di ricerca per cercare qualsiasi testo, autore, attributi, ecc.

  Fornisce anche una buona gestione dei file con archiviazione sicura. Corrisponde al contesto aziendale e trova le informazioni rapidamente al momento giusto.

  Altra lettura =>> Top Folder Lock Software For Windows 10

  Link ufficiale: Virtual Office

  #23) bitfarm-Archiv: bitfarm-Archiv è un sistema open-source di gestione dei documenti e di gestione dei contenuti aziendali per l’archiviazione a prova di revisione.

  Alcune importanti caratteristiche di esso includono l’archiviazione automatica di più fonti di documenti, ricerca full-text, configurazione flessibile, ecc.

  Link ufficiale: bitfarm-Archiv

  Questo è tutto! Abbiamo finito con i più popolari sistemi di gestione dei documenti.

  Puoi sceglierne uno o più secondo le tue esigenze e vedere quale sarà più adatto alla tua organizzazione. Con l’uso di questo software la produttività complessiva aumenta e rende i compiti molto più facili e flessibili.

  Conclusione

  La gestione dei documenti riduce la proporzione degli sforzi e del tempo spesi nella gestione dei documenti e dei contenuti.

  Gestire i documenti cartacei e tracciare i record è un lavoro noioso per chi lo gestisce, ma i software menzionati sopra sono molto utili per renderlo flessibile in un tempo minore.

  I sistemi di gestione dei documenti catturano e organizzano i documenti in documenti elettronici per accedere, gestire e tracciare facilmente in qualsiasi momento secondo il vostro bisogno. La cattura e l’indicizzazione sono le grandi caratteristiche dei DMS che sono usati per combinare documenti multipli e più grandi in una volta sola.

  => Contattaci per suggerire un elenco qui.

  Spero che tu abbia scelto uno dalla lista di cui sopra!!!