Un advance ship notice o advance shipping notice (ASN) è una notifica di consegne in sospeso, simile a una packing list. Di solito viene inviato in formato elettronico ed è un comune documento EDI. Nel sistema EDI X12 è conosciuto come documento EDI 856 e l’equivalente EDIFACT è il messaggio DESADV (Dispatch Advice). L’ASN può essere utilizzato per elencare il contenuto di una spedizione di merci, nonché informazioni aggiuntive relative alla spedizione, come informazioni sull’ordine, descrizione del prodotto, caratteristiche fisiche, tipo di imballaggio, marcature, informazioni sul vettore e configurazione delle merci all’interno dell’attrezzatura di trasporto. L’ASN permette al mittente di descrivere il contenuto e la configurazione di una spedizione a vari livelli di dettaglio e fornisce una flessibilità ordinata per trasmettere informazioni.
L’ASN è degno di nota in quanto è un nuovo concetto nella logistica, reso possibile dal progresso dei moderni metodi di comunicazione. Anche se fornisce informazioni simili alla polizza di carico, la sua funzione è molto diversa. Mentre la polizza di carico è destinata ad accompagnare un carico sul suo percorso, l’obiettivo dell’ASN è quello di fornire informazioni alle operazioni di ricezione della destinazione ben prima della consegna. Questo tende ad avere un impatto sul flusso logistico in tre aree: costo, precisione e flessibilità.
Costo. Le moderne operazioni di ricezione hanno raramente il tempo di scomporre un’unità di spedizione (cartone o pallet) e di identificarne i componenti, dipendendo invece dalla rapida scansione dei codici a barre sulle etichette di spedizione. Un ASN può fornire una lista di tutti i numeri ID con codice a barre delle unità di spedizione e il contenuto di ciascuna. Si pensa che i costi di ricezione siano ridotti di circa il 40%.
Precisione. Al ricevimento dell’ASN, il ricevitore è immediatamente informato di qualsiasi differenza tra ciò che era previsto e ciò che è stato effettivamente spedito.
Flessibilità’. Conoscere i tassi di riempimento effettivi degli ordini dà al ricevitore la possibilità di riassegnare la merce nelle spedizioni successive.
ASN e finanziamento L’ASN può essere usato per pagare i fornitori direttamente per la merce ricevuta. Questo può essere fatto ricevendo l’ASN nel sistema informatico aziendale (ERP), stampando etichette aziendali per ogni contenitore ricevuto, apponendo le etichette sui contenitori, e poi trasmettendo eventuali discrepanze al fornitore via EDI.