Qual è lo scopo delle riunioni One-on-One?
- Trovare il livello attuale del morale del dipendente, lo stress, ecc.
- Tracciare lo stato degli obiettivi di performance e di sviluppo
- Apprendere se ci sono ostacoli al raggiungimento degli obiettivi che devono essere rimossi
- Discutere questioni specifiche – sia del dipendente, del supervisore o di entrambi
- Fornire un feedback a valore aggiunto
- Fornire un coaching
- Condividere informazioni formali e informali sull’unità e sull’organizzazione
Perchè gli incontri One-on-One sono importanti?
La relazione supervisore-dipendente è l’unità organizzativa fondamentale all’interno della struttura della contea. Tutti i team, le divisioni e i dipartimenti sono costruiti su queste relazioni. Le riunioni one-to-one sono un forum per la comunicazione da supervisore a dipendente, così come da dipendente a supervisore. Quando i dipendenti sono informati, la sensazione di coinvolgimento aumenta, insieme al senso di proprietà che si traduce in soddisfazione sul lavoro e produttività. Il ruolo del dipendente è quello di assumersi la responsabilità di ciò di cui ha bisogno da voi come supervisore. La vostra responsabilità è quella di fornire supporto e aggiungere valore che aiuti il dipendente a lavorare bene.
Quanto spesso si devono tenere gli incontri One-on-One?
Si consiglia di programmare gli incontri One-on-One ogni due settimane. Questo permette una comunicazione frequente e personalizzata. Se un incontro deve essere cancellato a causa di un impegno prioritario del supervisore o del dipendente, non dovrebbe passare più di un mese tra un incontro e l’altro.
Qual è la durata migliore per gli incontri One-on-One?
La maggior parte degli incontri dovrebbe durare circa 30 minuti. Incontri più lunghi o più frequenti possono essere programmati secondo necessità. Una buona regola empirica è di 10 minuti per i loro messaggi, 10 minuti per i vostri messaggi e 10 minuti per la condivisione delle informazioni.
Come dovrebbe prepararsi il dipendente per gli incontri One-on-One?
Si dovrebbero inviare al dipendente domande o uno schema in anticipo per le aree che vorreste coprire durante l’incontro. Meglio ancora, prendete in considerazione l’idea di far usare al dipendente il “Modello di riunione One-on-One” per preparare il contenuto/agenda specifico per ogni riunione. Fategliene portare due copie alla riunione, una per ciascuno di voi da rivedere e seguire. Questo è un modo efficace per sviluppare i vostri dipendenti facendo loro guidare le riunioni individuali portando i problemi specifici, le sfide, le opportunità e le idee che vogliono discutere. Potete sempre aggiungere i vostri argomenti per ogni riunione, se necessario. Sia voi che il vostro dipendente dovreste conservare le copie di questi ordini del giorno delle riunioni per fare riferimento quando necessario o utile.
Quali argomenti dovrebbero essere trattati?
Collegamento
Dovreste iniziare ogni riunione con la stessa domanda di apertura per permettere al dipendente di condividere ciò che ha in mente, ecc. Una domanda del tipo “Come va?” posta ad ogni incontro, ti darà un’indicazione di qualsiasi modello positivo o negativo che potrebbe svilupparsi e a cui dovresti prestare attenzione.
Stato/aggiornamento degli obiettivi di performance e sviluppo
Questi dovrebbero essere brevi aggiornamenti di alto livello per ogni obiettivo che riguardano:
- L’obiettivo è sulla buona strada? Se no, perché no?
- Quali sono le sfide per il raggiungimento dell’obiettivo?
- Cosa è cambiato e perché?
- Qualsiasi nuova priorità che può influenzare la rilevanza continua o il raggiungimento dell’obiettivo?
- Quali sono i successi relativi all’obiettivo?
Impara ciò di cui hai bisogno per rimanere informato e offrire aiuto dove necessario.
Significativi punti d’azione o progetti
Se necessario, prenditi del tempo per approfondire i dettagli. Questo include qualsiasi informazione importante che dovreste conoscere per essere considerati informati, inclusi problemi o cambiamenti che avranno o potrebbero avere un impatto sul completamento. Dovreste rinforzare la regola “niente sorprese”. Questa è un’altra opportunità per offrire aiuto e supporto, risorse, ecc. Se è necessario più tempo, programmate un’altra riunione.
Value-Added Feedback
Fornite un feedback positivo e/o negativo come necessario per rafforzare le aspettative. Usate questo tempo per aiutare i dipendenti ad essere consapevoli di ciò in cui sono bravi e di come i loro punti di forza possono essere sfruttati a beneficio del team e dell’organizzazione. Se hanno bisogno di fare aggiustamenti o cambiamenti al loro comportamento, devono sapere quali sono e perché devono cambiare in modo che possano fare i passi necessari per avere più successo.
Supporto al coaching
La riunione dovrebbe essere usata anche per facilitare l’apprendimento del dipendente. Dovreste allenare il dipendente per aiutarlo a sviluppare qualsiasi abilità che lui, o voi, avete identificato che potrebbe contribuire al suo successo e/o alla sua soddisfazione sul lavoro. Questa è anche una buona opportunità per discutere o aiutarli a risolvere altri problemi legati al lavoro, o identificare qualsiasi problema personale che può attualmente, o potenzialmente, avere un impatto sulle loro prestazioni lavorative. Quando le questioni personali diventano parte della conversazione, questa è una buona occasione per ricordare al dipendente di considerare i benefici del Programma di assistenza per i dipendenti (EAP). L’obiettivo generale è quello di rafforzare come si può aiutarli, con le parole e con le azioni. Per alcune esigenze di coaching si potrebbe voler programmare un incontro separato.
Altri affari
Tu e il dipendente dovreste entrambi condividere informazioni o aggiornamenti di unità, dipartimento o organizzazione. Queste informazioni potrebbero includere ciò che è stato sentito informalmente attraverso la “vite” e ciò che è stato comunicato attraverso canali formali come le riunioni della direzione. Esempi sono le voci sui cambiamenti imminenti e le notizie concrete sulle nuove politiche, ecc. I supervisori efficaci tengono aperte tutte le linee di comunicazione, sia quelle informali che quelle formali.
Accordi/Passi successivi
Questo è il punto della riunione in cui il dipendente dovrebbe riassumere ciò che è stato discusso e concordato. Questa è una buona pratica di sviluppo per il dipendente che vi farà anche sapere quanto è efficace la comunicazione tra di voi. Deve essere chiaro chi è responsabile di fare cosa. Il dipendente deve sapere cosa ci si aspetta che faccia e quando. Dovresti anche far sapere al dipendente su cosa farai il follow-up e impegnarti a farlo entro un periodo di tempo specifico.
Quali domande potresti fare durante l’incontro?
Le seguenti sono alcune domande che potrebbero essere utili:
- Parlami della tua settimana – com’è stata?
- Dimmi su cosa hai lavorato.
- Dove pensi che io possa essere più utile?
- Sei sulla buona strada per rispettare la scadenza?
- Quali aree sono in anticipo sulla tabella di marcia?
- Quali domande hai su questa area di responsabilità, o progetto?
- Come pensi di affrontare la questione?
- Cosa hai imparato su questa area di responsabilità o progetto?
- Cosa non è andato come speravi? Perché?
- Cosa puoi/possiamo fare diversamente la prossima volta?
- Che suggerimenti hai?
Come puoi documentare la riunione?
Il tuo dipendente potrebbe portare ad ogni riunione due copie di un aggiornamento utilizzando lo schema/template dell’agenda che gli hai fornito – uno per te, uno per loro. Questo potrebbe costituire la base per la vostra documentazione della riunione. Potreste usare la vostra copia per registrare note, osservazioni, passi successivi, ecc. Alla conclusione della riunione, la vostra copia potrebbe essere salvata, scannerizzata e caricata su “La mia squadra”, o a cui fare riferimento per le note selezionate che verrebbero aggiunte a “La mia squadra”.