Come creare modelli in Microsoft Word per i documenti legali

In quasi ogni ruolo in un ufficio legale, vi troverete a creare più documenti per i clienti, casi e scopi finanziari. Ogni tipo di documento richiederà spesso lo stesso formato con intestazioni, loghi, tipi di carattere, spaziatura e altro ancora.

Creare modelli e salvarli per l’uso aziendale per mantenere design e stili specifici sul posto e pronti a partire. Questo passo può ridurre di diversi minuti il tempo necessario per produrre ogni documento, permettendoti di lavorare più velocemente con meno possibilità di errori gravi.

Sei pronto per altri modi per migliorare la tua scrittura legale? Scarica subito la nostra guida gratuita>>

Perché i template sono fondamentali per uno studio legale?

Tradizionalmente, non è insolito “trovare, rinominare e modificare” vecchi documenti per inserire nuove informazioni. Tuttavia questo lascia un sacco di spazio per gli errori, e c’è un alto rischio di trasportare i metadati dal file precedente. Per non parlare del fatto che si tratta di un processo lento e poco maneggevole.

Ecco una guida passo dopo passo alla creazione di modelli che vi aiuterà a lavorare in modo più efficiente.

Iniziare da capo

Può essere una tentazione usare un documento esistente e costruire il vostro modello da lì. Resisti alla tentazione. I cambiamenti di formato e le incongruenze in quel documento vi seguiranno nel successivo e aumenteranno la possibilità di errori.

Invece, iniziate il vostro modello in questo modo:

1. Fate clic su File > Salva con nome
2. Doppia-cliccare su Computer o Questo PC nei programmi Office 2016
3. Nominare il vostro modello
4. Scegliere il tipo di documento
5. Salva e il gioco è fatto

Ora avete un fresco, nuovo modello da iniziare a perfezionare per scopi presenti e futuri.

Nota: Questo processo funziona per i seguenti programmi: Excel, Word, PowerPoint, Access 2016 e 2013 insieme a Visio Standard 2016 e Visio 2013.

È anche possibile utilizzare i modelli di versioni precedenti di Office 2013 e 2016 salvando i file nella cartella Custom Office Templates. Se stai lavorando in una versione precedente di Office, usa questa guida per i modelli in Word 2003.

Formattare il modello di documento predefinito

Quando apri Word, una serie di impostazioni sono in atto, compreso il carattere (Calibri), la dimensione (11) e i margini di base (1″ tutto intorno) sul documento predefinito. Se sai che i tuoi documenti di lavoro richiedono impostazioni diverse, puoi cambiarle facilmente.

Per il carattere predefinito:

Clicca con il tasto destro del mouse in qualsiasi punto della pagina del tuo nuovo modello

1. Clicca su Font
2. Imposta lo stile e la dimensione del tuo font preferito nella finestra di dialogo Font
3. Clicca “Salva come predefinito” nell’angolo in basso a sinistra
4. Scegli se vuoi impostarlo come predefinito solo per questo modello, o per tutti i documenti

Per i margini predefiniti:

1. Fate clic sulla scheda Layout
2. Fate clic sulla piccola freccia sotto Margini
3. Imposta i tuoi margini preferiti
4. Seleziona “Imposta come predefinito” in basso a sinistra della finestra di dialogo

Puoi aprire e impostare gli intervalli di paragrafo e la spaziatura predefiniti nello stesso modo

Per Word 2010, usa questa guida alla spaziatura.

Quasi ogni opzione di spaziatura, carattere o stile può essere impostata come predefinita, basta cercare l’opzione “Salva come predefinito” nella finestra di dialogo quando imposti le tue preferenze.

Impostare gli stili

Una volta che hai le impostazioni predefinite, puoi impostare i tuoi stili. La funzione Stili ti permette di creare opzioni di formato personalizzate o di modificare i formati esistenti che includono il carattere, il colore e le opzioni di indentazione applicate alle intestazioni, ai titoli, alle liste, ecc.

Per impostare gli stili in Word 2016:

1. Formattate il testo come volete, selezionando font, dimensioni, colore, e altro
2. Selezionate il vostro testo formattato
3. Fate clic destro sul testo (si aprirà la finestra di dialogo Font)
4. Fate clic sulla freccia accanto alla galleria degli stili
5. Scegliete l’opzione Crea uno stile
6. Scegliete un nome per il vostro stile e cliccate Ok

E’ possibile creare tanti stili quanti ne avete bisogno. Poi, quando è il momento di usare un tipo di titolo o testo nel tuo documento, lo stile pre-progettato è già lì.

Altri suggerimenti veloci

• Nominare ogni modello e modifica di stile che fai con un titolo altamente descrittivo. Per esempio, se sei un paralegale virtuale che si destreggia tra diversi clienti, vorrai salvare le intestazioni e i modelli in base al nome di ogni cliente e al tipo di documento.
• Se, in qualsiasi momento, hai bisogno di tornare al modello originale predefinito di Word, basta cercare il modello Normale.
• Utilizza la scheda Inserisci per aggiungere pagine bianche e copertine o per modificare le preferenze Intestazione, Piè di pagina e Pagina #.

***