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Come scrivere una politica di viaggio aziendale per il dipendente moderno

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Valuta le attuali pratiche di viaggio della tua azienda.

Quante volte mandate i dipendenti all’estero, quanto spendete per ogni viaggio, e cosa ottengono questi viaggi?

Più importante – quali problemi e lamentele hanno spesso i vostri dipendenti quando viaggiano per lavoro? Eccone uno: potreste avere difficoltà a tenere traccia degli spostamenti del viaggiatore durante il viaggio. O forse si può migliorare il coordinamento tra l’ufficio e il viaggiatore quando i voli sono in ritardo. Forse le vostre spese di trasporto continuano a superare il budget perché prenotate sempre biglietti rimborsabili, anche se solo una piccola percentuale dei vostri viaggi viene riprogrammata o cancellata.

Per scoprirlo, dovrete raccogliere i dati sui viaggi di lavoro della vostra azienda e identificare le tendenze. Valutare le pratiche che funzionano e quelle che non funzionano.

Identificare gli obiettivi di business travel della vostra azienda.

Cosa cercate di ottenere con ogni viaggio? I risultati giustificano il tempo e il costo del viaggio?

Quando scrivete o rivedete la vostra travel policy aziendale, assicuratevi che vi aiuti a raggiungere gli obiettivi della vostra azienda. È una buona idea parlare con i dipendenti – specialmente quelli più giovani e nuovi – per scoprire se capiscono il quadro generale di come i loro viaggi di lavoro contribuiscono all’azienda.

Identificare anche ciò che si vuole ottenere con la creazione della politica. Per esempio, la vostra priorità principale è risparmiare denaro? È quella di offrire ai dipendenti più flessibilità quando viaggiano? Lasciate che le priorità – quelle dell’azienda e dei viaggiatori – guidino la vostra politica.

Determinate quanto flessibile volete essere.

Quanto margine di manovra darete ai dipendenti? Per esempio, potresti dare loro la libertà di scegliere i voli e l’alloggio, a patto che rientrino nel tuo budget. Potreste specificare le compagnie aeree e gli hotel partner e lasciare che i dipendenti scelgano tra questi.

Tenete a mente che i viaggiatori d’affari asiatici sono due volte più propensi delle loro controparti europee a includere i fine settimana quando prenotano le date del viaggio, secondo McKinsey. Questa tendenza è chiamata viaggio ‘bleisure’, o estensione dei viaggi di lavoro per il tempo libero. Se lo permettete – cosa che probabilmente dovreste fare se state scrivendo una travel policy aziendale per i viaggiatori moderni – potete usare la policy per tracciare una linea chiara tra l’area di responsabilità dell’azienda e quella del dipendente.

Valutate le alternative.

Se le vostre pratiche di viaggio attualmente limitano i dipendenti agli hotel, considerate alternative come Airbnb. Detto questo, è necessario valutare i pro e i contro dell’utilizzo di servizi condivisi. Questi includono il costo, la convenienza e la sicurezza.

Se avete dipendenti che preferiscono usare servizi condivisi quando viaggiano per lavoro, chiedete loro delle loro esperienze, sia gli aspetti positivi che quelli negativi.

Decidete come farete rispettare la politica.

I viaggi di lavoro saranno gestiti da un’agenzia esterna o dal vostro team amministrativo? Nel primo caso, verificate se avete abbastanza budget, dato che i pacchetti di gestione dei viaggi esterni sono in genere più vantaggiosi per le grandi aziende che per le PMI. Se la seconda, scoprite quanta larghezza di banda ha il vostro team amministrativo o delle risorse umane per gestire gli accordi di viaggio.

D’altra parte, sempre più aziende oggi stanno usando strumenti digitali per applicare automaticamente le loro politiche – quindi potete controllare se questo funziona anche per voi. Questo viene fatto di solito caricando le politiche su un’app o un sistema di gestione, che gestisce anche le prenotazioni e altri accordi di viaggio e implementa il controllo per la conformità alle politiche. Gli strumenti digitali funzionano bene anche per le piccole aziende, che in genere si affidano ai loro dipendenti per prenotare i propri voli e alloggi.

Testate anche la facilità o la complessità dell’applicazione della policy. Non renderla troppo complicata se vuoi che i dipendenti la rispettino.

Pensa al tuo pubblico quando scrivi e formatti la policy.

Non deve essere un documento di solo testo scritto in un linguaggio molto formale. Il vostro scopo, dopo tutto, è che i dipendenti leggano e capiscano la politica. Chi vuole leggere un documento senza spazi bianchi e che non sembra scritto per gli esseri umani?

Rendi la tua travel policy aziendale facile da ricordare mantenendola breve e semplice. Per i migliori risultati, usa un linguaggio chiaro, diretto e specifico. Usate foto, diagrammi e grafici se necessario. Assicuratevi che i sottotitoli siano chiaramente formattati in modo che sia facile per i dipendenti fare riferimento ad essi quando necessario.

Una volta che avete seguito le linee guida di cui sopra, è il momento di scrivere (o rivedere) la vostra politica.

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