I costi anticipati non sono inizialmente registrati nel conto economico. Invece, i risconti sono inizialmente registrati nello stato patrimoniale, e poi, quando il beneficio della spesa prepagata è realizzato, o quando la spesa è sostenuta, è registrata nel conto economico.
Quando un’azienda prepaga una spesa, questa è riconosciuta come un’attività prepagata nello stato patrimoniale, con una registrazione simultanea che riduce la cassa dell’azienda (o il conto di pagamento) dello stesso importo. La maggior parte delle spese prepagate appaiono nello stato patrimoniale come un’attività corrente, a meno che la spesa non debba essere sostenuta solo dopo 12 mesi, il che è una rarità.
Quindi, quando la spesa viene sostenuta, il conto delle spese prepagate viene ridotto dell’importo della spesa e la spesa viene riconosciuta nel conto economico della società nel periodo in cui è stata sostenuta.
L’assicurazione è considerata una spesa prepagata?
Una delle forme più comuni di spese prepagate è l’assicurazione, che di solito viene pagata in anticipo. Per esempio, la società ABC paga un premio di 12.000 dollari per l’assicurazione di responsabilità civile di amministratori e funzionari per il prossimo anno. L’azienda paga la polizza in anticipo e poi ogni mese effettua una voce di rettifica per contabilizzare la spesa assicurativa sostenuta. La voce iniziale, dove addebitiamo il conto delle spese prepagate e accreditiamo il conto usato per pagare la spesa, sarebbe come questa:
Poi, dopo un mese, la società fa una scrittura di rettifica per l’assicurazione utilizzata. L’azienda fa un addebito al conto spese appropriato e accredita il conto spese prepagate per ridurre il valore delle attività. L’aggiustamento mensile per la società ABC sarebbe di 12.000 dollari diviso per 12 mesi, o 1.000 dollari al mese. La voce di rettifica alla fine di ogni mese apparirebbe come segue:
L’affitto come spesa prepagata?
Le aziende possono anticipare l’affitto per mesi in anticipo per ottenere uno sconto, o forse il padrone di casa richiede un pagamento anticipato dato il credito dell’affittuario. In entrambi i casi, diciamo che la società XYZ sta pagando in anticipo uno spazio per uffici per sei mesi, per un totale di 24.000 dollari. La voce iniziale è la seguente:
Poi, alla fine di ogni mese il conto dell’affitto prepagato, che si trova in bilancio, viene ridotto dell’importo dell’affitto mensile, che è di 24.000 dollari diviso per sei mesi, ovvero 4.000 dollari al mese. Allo stesso tempo, la società riconosce una spesa di affitto di 4.000 dollari sul conto economico. Così, la voce di rettifica mensile apparirebbe come segue:
Altre spese prepagate
Le spese aggiuntive che un’azienda potrebbe pagare in anticipo includono interessi e tasse. Gli interessi pagati in anticipo possono sorgere quando un’azienda fa un pagamento in anticipo rispetto alla data di scadenza. Nel frattempo, alcune aziende pagano le tasse prima che siano dovute, come un pagamento stimato delle tasse basato su ciò che potrebbe essere dovuto in futuro. Altre spese prepagate meno comuni potrebbero includere il noleggio di attrezzature o le utenze.
Come esempio, consideriamo la Company Build Inc. che ha affittato un pezzo di attrezzatura per un lavoro di costruzione. L’azienda ha pagato 1.000 dollari il 1° aprile 2019, per noleggiare un pezzo di attrezzatura per un lavoro che sarà fatto in un mese. L’azienda riconoscerebbe la transazione iniziale come segue:
Poi, quando l’attrezzatura viene utilizzata e la spesa effettiva viene sostenuta, l’azienda farebbe la seguente registrazione per ridurre il conto delle attività prepagate e far apparire la spesa di noleggio nel conto economico:
Non importa se si tratta di assicurazione, l’affitto, le utenze, o qualsiasi altra spesa che viene pagata in anticipo, dovrebbe essere registrata nell’appropriato conto delle attività prepagate. Poi, alla fine di ogni periodo, o quando la spesa è effettivamente sostenuta, dovrebbe essere fatta una voce di rettifica per ridurre il conto delle attività prepagate e riconoscere (accreditare) la spesa appropriata, che apparirà poi nel conto economico.
Perché le spese prepagate non sono inizialmente nel conto economico?
Le spese prepagate non sono incluse nel conto economico secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP). In particolare, il principio di corrispondenza GAAP, che richiede la contabilità per competenza. La contabilità per competenza richiede che le entrate e le spese siano riportate nello stesso periodo in cui sono state sostenute, non importa quando i contanti o il denaro vengono scambiati. Cioè, le spese dovrebbero essere registrate quando vengono sostenute. Così, le spese prepagate non sono riconosciute nel conto economico quando vengono pagate, perché devono ancora essere sostenute.