Che tu abbia bisogno di definire gli obiettivi di comunicazione, o di identificare le parti interessate e i canali, puoi usare questo modello di piano di comunicazione per programmare le comunicazioni del progetto e stabilire un ciclo di feedback che tenga tutti aggiornati. Formulando il tuo piano di comunicazione in anticipo sul progetto, ti assicuri che le informazioni vengano diffuse chiaramente e correttamente a chiunque ne abbia bisogno.
Scarica il modello gratuito di piano di comunicazione:
Perché hai bisogno di un modello di piano di comunicazione
La comunicazione è la spina dorsale di qualsiasi progetto. Beh, una buona comunicazione, ecco. Con questo modello gratuito di piano di comunicazione puoi assicurarti che la documentazione, i messaggi, i dati e i rapporti del tuo progetto siano il più chiari ed efficaci possibile.
Questo modello descrive il modo in cui condividerai le informazioni con i tuoi team di progetto e gli stakeholder in modo che siano ascoltati correttamente e indirizzati alla parte giusta. Stabilisce anche l’intervallo di tempo in cui lo farete. Non solo, ma questo modello di piano di comunicazione vi permetterà di annotare gli obiettivi, le parti interessate, le strategie e le attività in relazione alle vostre comunicazioni…
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Pensate a questo modello di piano di comunicazione come:
- un deposito per i vostri obiettivi di comunicazione;
- Come pensate di realizzare questi obiettivi;
- In quale lasso di tempo e lo sforzo necessario per soddisfare questi obiettivi; e infine,
- Le metriche per misurare se avete successo.
Alcuni momenti sono migliori di altri per quanto riguarda l’uso del modello di piano di comunicazione. Per esempio, se stai lavorando ad un grande progetto, con molte risorse, venditori, manager, ecc, allora vorrai una consegna più strutturata per le comunicazioni. In questo modo ti assicurerai che le esigenze di tutti siano soddisfatte.
La necessità di comunicazioni informali è anche cruciale per il successo di un progetto. È intelligente considerare che, per quanto questo modello di piano di comunicazione possa essere uno strumento utile, ci deve essere una riga in cui ci si ricorda di parlare informalmente con i membri del team, gli stakeholder e anche i fornitori.
Questo modello gratuito, tuttavia, è solo un documento statico. Se vuoi portare la tua pianificazione, il monitoraggio e il reporting al livello successivo, allora vuoi impegnarti con un software di project management online e collaborativo.
ProjectManager.com è basato sul cloud e accessibile ovunque e in qualsiasi momento. I nostri premiati strumenti sono stati ripetutamente classificati al primo posto da GetApp di Gartner nella loro categoria di gestione dei progetti. Incorporato nel software ci sono molti modi per comunicare individualmente e in chat di gruppo, su misura per raggiungere solo le persone con cui vuoi parlare.
Come usare questo piano di comunicazione
Ora che hai scaricato il tuo piano di comunicazione in excel, è il momento di metterlo in pratica nel tuo progetto. Anche se questo documento è ideale per i progetti più grandi, (poiché le comunicazioni su quelli più piccoli sono meno complesse) anche se stai lavorando su progetti più piccoli, è bene avere un’idea di come organizzare e gestire le comunicazioni per quando alla fine gestirai un progetto più grande.
Per iniziare, compila le seguenti sezioni del modello:
Background
Questa sezione ti chiede di descrivere il tuo piano di comunicazione nel contesto per ottenere il consenso degli stakeholder e dei membri del team. Tra le cose da affrontare qui ci sono:
- Visione e obiettivi: Essere chiari sul perché c’è un piano di comunicazione. Ci potrebbero essere diverse ragioni – quali sono? Assicuratevi di annotare gli scopi e gli obiettivi di queste comunicazioni, in modo che sia tutto chiaro fin dall’inizio.
- Obiettivi e tempi: Mentre dettagli gli obiettivi, vorrai anche inserirli in un certo lasso di tempo. Niente viene fatto senza una scadenza.
- Personale e strumenti di comunicazione: Affinché le comunicazioni funzionino, ci deve essere una persona o un gruppo che ha la proprietà del processo. Chi sono, e quali strumenti stanno usando per distribuire queste missive, e-mail, testo, ecc: Non c’è modo di sapere se le vostre comunicazioni stanno effettivamente passando se non misurate i risultati. Disponete di metriche per vedere come sta funzionando il vostro piano di comunicazione, e conservate questi dati per un precedente storico.
- Fate un piano: Va da sé che dovete pianificare tutto questo, ma forse va detto, in modo chiaro e definitivo. Non inizieresti un progetto senza prima pianificarlo, quindi segui il tuo consiglio e metti in atto un piano prima di impostare un processo di comunicazione.
- Registra i risultati: Come parte del tuo processo di misurazione, dopo la chiusura del progetto, prenditi il tempo per vedere quanto è stato efficace il piano di comunicazione nel complesso. Imparerai molto: cosa ripetere la prossima volta e cosa cambiare.
Analisi della situazione
Qui si affrontano i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce inerenti al piano di comunicazione. I punti di forza possono includere dove la vostra squadra eccelle nella comunicazione, mentre le debolezze notano le aree in cui la comunicazione non è ben servita. Per quanto riguarda le opportunità, sono aree che si trovano che possono essere migliorate. Una minaccia è un problema che può far crollare l’intero processo di comunicazione. Assicuratevi di avere ben chiare queste quattro aree e annotatele in dettaglio qui.
Lezioni apprese
Ora è il momento di tracciare una storia delle comunicazioni nella vostra organizzazione per avere un quadro delle tendenze e come sostenere il positivo e allontanarsi dal negativo. Iniziate elencando le comunicazioni di base che hanno già avuto luogo. Come sono state fatte queste comunicazioni e in che misura hanno avuto successo? Infine, documenta ciò che hai imparato da questa indagine.
Obiettivi
Hai delineato il contesto, ora vuoi spostarti nel futuro ed esprimere ciò che vuoi ottenere con questo piano di comunicazione.
Inizia con una semplice lista dei tuoi tre obiettivi principali. Assicuratevi che questi siano molto specifici, misurabili, perseguibili, rilevanti e tempestivi. Potete ricordare questi criteri con l’acronimo S.M.A.R.T.
Linee guida
Ora che avete degli obiettivi, come li raggiungerete? Le linee guida per aiutarvi a far uscire le vostre comunicazioni vi aiuteranno. Fate una lista di come volete che le comunicazioni vengano diffuse. Questo può includere feedback o riunioni regolari, approvazione prima dell’invio, comunicare solo le informazioni pertinenti, ecc.
Stakeholders
Fate una lista del personale chiave del progetto per nome, seguito dal loro ruolo e poi le informazioni che devono sapere. Dopo di che, puoi indicare la frequenza con cui devono essere comunicati. Fai approvare questa lista dalle persone che ne fanno parte per essere sicuro di aver scritto correttamente quello che vogliono e quando lo vogliono.
Messaggi
Quali sono i tuoi messaggi chiave? Alcune comunicazioni regolari per i progetti includono: stato del progetto, problemi del progetto, rischio del progetto, deliverable del progetto e risorse del progetto. Questi sono marcatori che saranno inclusi nella maggior parte dei tuoi messaggi di comunicazione.
Canali di consegna
Con quale meccanismo diffonderai le tue comunicazioni? Qual è il canale di preferenza del tuo pubblico di riferimento? Potrebbe essere l’email o il testo o anche la carta stampata, ma scoprite qual è e usate quel punto di accesso che raggiungerà effettivamente il vostro lettore.
Raccolta delle informazioni
Una volta che avete deciso il canale, vorrete creare un documento che raccolga le informazioni che diffonderete attraverso questo canale. Scrivi il nome del canale, le informazioni richieste, chi è il fornitore di informazioni e la tempistica.
Schema di comunicazione
Ora sei pronto per il piano di comunicazione, che inizia con un programma. Puoi creare un programma su un diagramma di Gantt per visualizzare la frequenza delle comunicazioni, inclusi incontri, newsletter, eventi sociali, conferenze, seminari, avvisi, ecc.
Eventi di comunicazione
Finalmente, vuoi descrivere gli eventi nel tuo programma di comunicazione in dettaglio per aiutare i membri del team a completare questi eventi in tempo. Quindi, numerate gli eventi, nominateli, descriveteli, scrivete qual è il loro scopo, la frequenza e poi la data.
Template per completare il vostro piano di comunicazione
I piani di comunicazione toccano quasi ogni aspetto del vostro progetto. Meglio comunichi, più è probabile che tu porti a termine un deliverable di successo. Per completare il tuo piano di comunicazione, dai un’occhiata alla nostra pagina di modelli gratuiti di gestione del progetto sul nostro sito web. Lì troverai strumenti per aiutarti in ogni fase del progetto. Eccone alcuni per assisterti nel tuo piano di comunicazione.
Modello di piano di progetto
Il modello di piano di progetto gratuito ti aiuta a mettere insieme tutte le parti del tuo piano di progetto, compresi i compiti, le risorse e un processo di comunicazione. La comunicazione è il modo in cui consegni il piano al tuo team, in modo che sappia come eseguirlo, ma è anche cruciale per i tuoi stakeholder. Hanno un interesse acquisito nel piano e hanno bisogno di essere tenuti al corrente.
RACI Chart
La comunicazione è mirata. Puoi essere chiaro nella tua formulazione, ma se viene consegnata alla parte sbagliata l’informazione è inutile o addirittura distruttiva. Per sapere chi riceve cosa, è necessario utilizzare il modello gratuito del grafico RACI. Ti aiuta a determinare chi ha bisogno di sentire cosa definendo le persone nel progetto per RACI o responsabile, responsabile, consultato, informato. Il modello elenca tutto il personale del progetto e i loro dipartimenti, poi codifica a colori il loro bisogno usando il grafico RACI per rendere le tue comunicazioni più accurate.
Status Report
Un rapporto di stato cattura il progetto in un momento particolare. E’ un ottimo modo per tracciare la tua performance e assicurarsi che il tuo progresso effettivo corrisponda a quello che hai pianificato in questo momento. In altre parole, un rapporto di stato è uno strumento di comunicazione per i project manager per monitorare il lavoro e anche per comunicarlo alle parti interessate. Questo modello gratuito di status report è uno strumento di comunicazione che ti permette di assicurarti di raccogliere tutte le informazioni pertinenti e di presentarle chiaramente, in modo che siano facilmente comprensibili.
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(Questo post è stato aggiornato a ottobre 2020)