Prima impressione: non si ha mai una seconda possibilità di farla, e noi di Ruby® Receptionists, siamo tutti impegnati a renderla grandiosa.
Per le nostre receptionist virtuali, rispondere al telefono è un’occasione per mostrare la nostra super-amichevolezza. Il saluto di un’azienda gioca un ruolo chiave nel fare un’impressione impeccabile su un chiamante, e noi amiamo aiutare i nuovi clienti a creare saluti che stupiscano!
Senza ulteriori indugi, ecco tre elementi approvati da Ruby da usare quando si risponde al telefono:
Un saluto.
Lo so, siete scioccati.
Ma, prima di tutto: non basta dire il nome della vostra azienda. Iniziate il saluto della vostra azienda con “Salve”, o “Grazie per aver chiamato”, o, se la maggior parte dei vostri interlocutori si trova nello stesso fuso orario, provate con “Buongiorno/pomeriggio”. Meglio ancora, combinate due o tre di queste opzioni nel vostro saluto!
Accogliete i vostri chiamanti con qualche parola calda prima di dire qualsiasi altra cosa. Un po’ di cortesia fa molta strada!
Non vuoi rispondere al tuo telefono?
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Il nome della tua azienda.
Ora, “Ciao” è un ottimo modo per iniziare un saluto, ma non fa un saluto. Se la vostra azienda risponde al telefono solo con “Salve”, convocate subito una riunione aziendale e mettete da parte questa sciocchezza. Infatti, un semplice “Salve” può confondere i chiamanti, ed è probabile che li faccia dubitare di aver composto il numero corretto. Dichiara sempre il nome della tua azienda quando rispondi alle chiamate. Ti dispiacerebbe che un potenziale cliente riattaccasse perché pensa di aver sbagliato numero, vero?
Un’offerta di assistenza.
“Come posso aiutarla? Ah, che belle parole. Fai sapere a chi ti chiama che sei pronto a fargli passare la giornata completando il tuo saluto con una domanda. “Come posso aiutarla oggi?” e “Come posso aiutarla?” sono due opzioni solide. Quando rispondi al telefono, stai instradando le chiamate piuttosto che rispondere alle domande? Forse provate “Come posso indirizzare la sua chiamata?”. C’è una domanda che dovete fare ad ogni chiamante? Fatela! (“Posso avere il suo numero di conto, per favore?”)
Perché ogni cliente vuole sentirsi considerato, terminare il tuo saluto con una domanda utile rende l’esperienza del cliente fantastica in ogni momento.
Il tuo saluto splendente:
Dopo tutto ciò che è stato detto e fatto, ecco come dovrebbe essere il prodotto finito, o meglio… il suono: “Buongiorno! Grazie per aver chiamato l’azienda ABC. Come posso aiutarla oggi?”
Mi sento bene solo a leggerlo. Di sicuro è meglio di “Salve”!
Naturalmente, il tuo saluto è solo una parte dell’equazione incredibile-memorabile-imbattibile della gestione delle chiamate. Scopri la spiegazione completa nella nostra guida completa alla gestione delle chiamate!