Durante il ciclo di vita del progetto, avrai molti incontri con i tuoi stakeholder. La maggior parte degli incontri coinvolge te e i membri del tuo team per discutere lo stato del progetto, i problemi e i piani. Altri incontri includono la gestione e il cliente.
Questi incontri hanno il loro significato, tuttavia, il kickoff meeting è unico.
Il PMI ha introdotto il kickoff meeting nella sesta edizione del PMBOK Guide. È uno strumento e una tecnica del processo “Develop Project Management Plan”.
Che cos’è un Kickoff Meeting?
È il primo incontro tra gli stakeholders del progetto quando si inizia un nuovo progetto o una nuova fase.
Questo incontro può includere stakeholder di alto livello come lo sponsor del progetto, il management, il project manager e alcuni membri del team. Tuttavia, all’interno del team di progetto, coinvolge il project manager e i membri del team. Questo incontro dà al project manager l’opportunità di definire gli obiettivi comuni e costruire un consenso.
Una riunione di kickoff è uno strumento prezioso per motivare i membri del team a raggiungere gli obiettivi del progetto.
Quando ha luogo la riunione di kickoff?
Per i piccoli progetti, la riunione di kickoff ha luogo immediatamente dopo la fase di avvio e comprende tutti i membri del team. Per molti membri del team, questo sarà il primo incontro con altri membri e quindi è un’opportunità per conoscere gli altri.
I progetti più piccoli hanno solo una riunione di kickoff.
Nei progetti più grandi, condurrai la riunione di kickoff quando la pianificazione è completata e l’esecuzione sta per iniziare. Se il progetto è multifase, puoi avere una riunione di kickoff all’inizio di ogni fase.
Se il progetto è distribuito in una vasta area geografica, avrai un kickoff meeting virtuale in modo che i membri del team possano comunicare attraverso internet.
Lo scopo di un kickoff meeting
Un team di progetto è composto da nuovi membri del team quindi una sessione di familiarizzazione è essenziale. Questa sessione fornisce un’opportunità ai membri del team di conoscersi, costruire la fiducia e promuovere la comprensione reciproca.
Nella sessione si possono discutere obiettivi del progetto, ipotesi, vincoli, deliverable, sfide, metodologie, procedure, piani, ambiente di lavoro, ruoli di ogni stakeholder, ecc.
Un kickoff meeting di successo può dare il tono al progetto. Assicura che gli stakeholder siano sulla stessa pagina e abbiano una comprensione comune degli obiettivi del progetto. Li aiuta a raggiungere un accordo su come lavorare come una squadra.
Un kickoff meeting aiuta i clienti a costruire un rapporto con il team del progetto e a capire come procederà il progetto.
Come condurre un kickoff meeting di successo?
I grandi progetti possono avere kickoff meeting interni ed esterni.
Il kickoff meeting interno si tiene tra i membri del team e la direzione per capire il progetto.
Aiutano i membri del team a prepararsi all’incontro con il cliente ed evitano di fare domande inutili. Aumenta la fiducia dei membri del team.
Dopo aver condotto il kickoff meeting interno, condurrai il kickoff meeting esterno con il cliente. Questa è un’opportunità per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire qualsiasi dubbio e spiegare il processo di realizzazione del progetto.
Per condurre un kickoff meeting di successo, segui questi passi:
- Fissa l’agenda
- Conduci la riunione
- Chiudi la riunione
Fissa l’agenda
Devi decidere gli argomenti da discutere nella riunione.
Includerete una sessione introduttiva, presenterete il progetto e i suoi obiettivi, le pietre miliari, i presupposti, i vincoli, e alla fine avrete una sessione di domande e risposte.
Utilizza le presentazioni per spiegare il tuo ragionamento.
Invia questa agenda prima di condurre la riunione in modo che i partecipanti possano prepararsi e contribuire attivamente.
Condurre la riunione
Presentati e chiedi agli altri di fare lo stesso. In seguito, presenterete l’ordine del giorno e spiegherete gli argomenti da discutere nella riunione.
Poi spiegate il progetto, i suoi obiettivi, un breve riassunto dello scopo del progetto e i ruoli e le responsabilità dei membri del team.
Discutete il sistema di comunicazione e di reporting: per esempio, come comunicare le informazioni agli stakeholder. Fisserete l’agenda da discutere con il cliente. Infine, avrete una sessione di Q&A.
Spiegate la carta del progetto e il suo contenuto. Dite loro che questa è la fase iniziale e che avrete bisogno del loro aiuto per sviluppare un piano dettagliato di gestione del progetto.
Fissate le aspettative. Per esempio, spiega gli incarichi di lavoro, la rotazione, le procedure di congedo, ecc.
Discutere le parti interessate critiche, i loro bisogni e ruoli. Spiegare il sistema di comunicazione e reporting. Per esempio, specificare i formati dei report e la frequenza delle comunicazioni.
Infine, spiegare il progetto, le sue esigenze di business e perché è vitale per il cliente e l’azienda. Conduci questa parte con il cliente. Dovreste informare il cliente in anticipo in modo che possa prepararsi all’incontro.
Potete discutere di eventuali rischi o vincoli significativi che il progetto potrebbe affrontare e di come li supererete.
Chiude la riunione
Alla fine, tenete una sessione di domande e risposte e incoraggiate i partecipanti a chiarire qualsiasi dubbio.
Infine, ringrazia i partecipanti e chiedi loro di contattarti se hanno bisogno di chiarimenti.
Dopo la fine della riunione, preparate il verbale della riunione e inviatelo ai partecipanti, così come a quelli che non sono venuti alla riunione.
Benefici di una riunione di kickoff
La riunione di kickoff ha i seguenti benefici:
- Aiuta i membri del team a conoscersi.
- Mostra l’autorità e le capacità di leadership del project manager.
- Aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto.
- Permette agli stakeholder di capire le pietre miliari, i rischi, le assunzioni e i vincoli del progetto.
- Aiuta il project manager ad ottenere il supporto degli stakeholder.
- Fornisce ai partecipanti l’opportunità di chiarire i dubbi.
- Prende gli stakeholder sulla stessa pagina.
Summary
Un kickoff meeting è una parte significativa del completamento del progetto. Ti aiuta a eseguire e completare il progetto con il minimo ostacolo. È un momento in cui potete dimostrare le vostre capacità e costruire la fiducia degli stakeholder nel vostro progetto. Questo è il momento in cui stabilite le aspettative degli stakeholder per il progetto.