Non mancano le notizie sulle conseguenze che possono venire dalle molestie. Anche se avviene al di fuori del posto di lavoro, le molestie possono influenzare la reputazione di un datore di lavoro e la linea di fondo. Quando un dipendente presenta un reclamo per molestie che comporta accuse specifiche, è necessaria un’indagine. (Un’indagine può non essere richiesta se un dipendente fa semplicemente un vago reclamo sulla maleducazione, per esempio). I tribunali hanno stabilito che la mancata indagine equivale alla discriminazione. La legge offre dei porti sicuri, tuttavia – politiche e procedure che, se adeguatamente seguite, possono essere prese come prova che il denunciante e l’oggetto della denuncia sono stati trattati equamente.
Un porto sicuro è fornito da ciò che è chiamato la difesa Faragher/Ellerth. Faragher contro la città di Boca Raton e Burlington Industries, Inc. contro Ellerth sono due casi del 1998. In questi casi, la corte ha stabilito che i datori di lavoro non possono essere ritenuti responsabili di molestie ostili sul posto di lavoro a tre condizioni. Una è che il dipendente che si lamenta non ha subito un’azione avversa nel suo impiego, per esempio una retrocessione o il licenziamento. Un’altra è che qualsiasi comportamento molesto sia stato prontamente rimediato. La terza condizione è quella per cui la difesa Faragher/Ellerth è più conosciuta: il dipendente che si lamenta non ha approfittato delle procedure di segnalazione stabilite che avrebbero dato al datore di lavoro l’opportunità di rimediare. In breve: visto che non ce l’avete detto, come avremmo potuto saperlo?
Questa terza condizione è una buona ragione per avere una procedura di denuncia delle molestie per iscritto in un manuale per i dipendenti. Di solito, la procedura richiede ai dipendenti di presentare una denuncia di molestie a un supervisore o al dipartimento delle risorse umane o, se il dipendente lo ritiene necessario, a qualcuno di grado superiore al suo immediato supervisore. Un datore di lavoro può proteggersi ulteriormente facendo firmare ai dipendenti una conferma che dimostra che hanno ricevuto una copia della procedura di denuncia.
Oltre a una politica di denuncia formulata correttamente e un mezzo per assicurarsi che i dipendenti sappiano di cosa si tratta, un datore di lavoro dovrebbe anche avere politiche e procedure stabilite per ciò che viene dopo: un’indagine. La legge offre un porto sicuro anche in questa fase. Cotran v. Rollins Hudig Hall International, Inc. un altro caso del 1998 dalla California, serve spesso come esempio.
In quel caso, un dipendente fu accusato di molestie sessuali. Dopo aver condotto un’indagine, il suo datore di lavoro lo licenziò e lui gli fece causa. Una questione davanti alla corte era se l’indagine fosse stata condotta correttamente. Alla fine, il tribunale ha stabilito che l’indagine (che ha trovato le prove dell’illecito del dipendente) è stata condotta correttamente, e che quindi il datore di lavoro non aveva trattato il dipendente licenziato ingiustamente. Quindi, un secondo porto sicuro per i datori di lavoro è quello di condurre un’indagine adeguata. Un altro modo di pensare al Cotran è che non richiede al datore di lavoro di provare le molestie con la stessa accuratezza che potrebbe avere in un tribunale. Un’indagine sul posto di lavoro non deve rispettare le stesse regole severe di un’indagine di polizia, per esempio. Ma questo standard più rilassato lascia ancora molto spazio per gli errori.
Investigation Don’ts
Fortunatamente per i datori di lavoro, c’è una guida su cosa fare quando viene fatta una denuncia. Ecco una breve lista:
- Non ritardare o non completare un’indagine. Una volta fatto un reclamo, il tempo inizia a scorrere. Se non succede nulla dopo la denuncia, è probabile che un tribunale tragga conclusioni che non perdonano. Un’indagine dovrebbe anche concludersi prontamente, o un tribunale potrebbe dedurre che l’indagine è stata deliberatamente lasciata irrisolta.
- Non far fare i salti mortali al denunciante. La procedura di denuncia dovrebbe essere semplice. Non è necessario che richieda una dichiarazione scritta e nemmeno la continua cooperazione del denunciante. Una volta che viene fatto un reclamo specifico, dovrebbe iniziare un’indagine.
- Non mancare di condurre un’indagine onesta. Anche se il reclamo sembra discutibile, è meglio che il datore di lavoro conduca un’indagine. Chiedi documenti e comunicazioni elettroniche. Intervista i testimoni. Controllare le presenze, la sorveglianza, i calendari, i registri del computer e così via. Ottenere tutte le prove pertinenti ed esaminarle.
- Non fare fughe di notizie. È importante mantenere la riservatezza. Il denunciante, i testimoni e la persona accusata di cattiva condotta dovrebbero essere in grado di presentare le loro prove senza la preoccupazione che voi lo diciate ad altri. Tenete a mente che i dipendenti potrebbero non essere obbligati a tacere, quindi anche se la voce potrebbe circolare, non dovrebbe provenire da voi.
- Non fare ritorsioni. La ritorsione è una violazione separata della legge.
- Non fallire nel raggiungere una conclusione. Dopo aver fatto un’indagine, il datore di lavoro è obbligato a fare qualcosa, anche se le prove non vanno oltre il “lui ha detto, lei ha detto”. Determinate ciò che è successo in base alle prove che avete, compresa la credibilità delle parti, e agite in base a tale determinazione.
Come chiarisce questa lista, la maggior parte dei don’t equivale a una mancata azione in risposta a un reclamo. Quindi quali azioni dovrebbero essere intraprese?
Investigation Do’s
Il modo migliore per condurre un’indagine è secondo le procedure stabilite in un manuale preparato. Se una denuncia finisce in tribunale, un datore di lavoro può dimostrare di aver agito in buona fede seguendo una procedura corretta. Ecco alcune cose da fare:
- Tenete un registro. Registra la data in cui hai ricevuto il reclamo, i dettagli del reclamo e le date in cui sono state intraprese azioni investigative fino a quando il reclamo è stato risolto. Le leggi variano su quanto tempo i registri dovrebbero essere conservati; controllate le vostre leggi locali. Tre anni è una regola empirica.
- Seguite la procedura come indicato nel manuale preparato.
Quali sono alcune procedure raccomandate per condurre un’indagine? Una cosa da tenere a mente è che le procedure per le indagini sul posto di lavoro non sono così rigidamente stabilite come lo sono per le indagini di polizia. Un datore di lavoro può condurre un’indagine internamente o può assumere un investigatore esterno. Se un dipendente è membro di un sindacato, o se si applicano altre circostanze speciali, ci sono procedure aggiuntive che devono essere seguite. In generale, comunque, la discrezione è consentita, purché l’indagine sia condotta in buona fede. Con questo in mente, ecco un breve riassunto di come un’indagine può essere condotta.
Mantenere l’indagine riservata
Utilizzare una stanza privata dove la privacy e la riservatezza possono essere mantenute. La persona che conduce l’indagine dovrebbe essere brava a prendere appunti accurati. Questo perché spesso le persone sono più disponibili se non vengono registrate. Se viene usato un dispositivo di registrazione, comunque, ogni registrazione dovrebbe iniziare e finire con una recita dell’ora, della data, delle persone presenti, dell’argomento in discussione e con una dichiarazione di consenso alla registrazione.
Stare imparziali
Le note possono apparire come prova in tribunale in seguito, quindi devono essere prive di commenti non professionali, e non devono essere modificate o “riordinate” dopo il fatto. L’investigatore può iniziare una linea temporale degli eventi, preparare una lista di persone da intervistare e stabilire una data di completamento desiderata per l’indagine. L’investigatore deve essere imparziale. Può essere un manager, un membro del dipartimento delle risorse umane o un investigatore esterno.
Essere onesto
L’intervistatore deve essere sincero con gli intervistati. L’intervistatore non deve fare promesse, dire che sono state raggiunte conclusioni o fare minacce. L’intervistatore deve anche essere onesto su chi rappresenta, nella maggior parte dei casi il datore di lavoro. L’intervistatore deve far sapere alle persone interrogate che possono terminare l’intervista in qualsiasi momento.
Condurre interviste approfondite
Le interviste spesso iniziano con il denunciante. L’investigatore può fare domande aperte, come ad esempio: “A parole tue, cosa è successo?” e usare domande di follow-up per cercare di accertare date, orari e altri dettagli. Ad ogni intervistato può essere chiesto di fornire prove come e-mail, testi e altri documenti. L’investigatore può tenere le cose sotto controllo chiedendo agli intervistati di attenersi ai dettagli. Alcune altre domande da porre includono: “Cosa hai detto/fatto in quel momento? “Ne hai parlato con qualcuno?” (compresi medici e terapisti), e “Quali azioni vuoi che l’azienda prenda?”
L’intervista successiva può essere la persona accusata o molestata. A questa persona dovrebbe essere detto perché viene intervistata e le si dovrebbe porre lo stesso tipo di domande del denunciante. “Cosa è successo?” seguito da domande specifiche su tempi e luoghi.
Alcune domande aggiuntive da fare dovrebbero riguardare se qualcun altro può parlare della presunta condotta. “C’era qualcun altro lì?” “Conosci qualcun altro che potrebbe essere stato coinvolto? “Conosce qualcun altro che potrebbe avere informazioni rilevanti?”
Da queste interviste può essere preparata una lista di testimoni, se ce ne sono, e i testimoni possono essere intervistati nella stessa maniera imparziale. Mentre questo avviene, la linea temporale può essere completata e può essere preparato un riassunto dei fatti concordati. Mentre questo processo continua, può sorgere la necessità di una seconda intervista per confrontare i diversi resoconti.
Raccogliere le prove
Raccogliere tutti i documenti e le registrazioni che possono essere rilevanti per l’indagine, compresi, ma non solo, e-mail, testi e calendari. Questi documenti possono aiutare a colmare le lacune nella linea temporale, riempire i buchi nelle dichiarazioni dei testimoni e stabilire la credibilità dei testimoni.
Prendere una decisione ragionevole e in buona fede
Infine, dopo aver esaminato le prove raccolte nel colloquio, il datore di lavoro deve prendere una decisione su quale azione intraprendere, metterla per iscritto e includerla nel suo rapporto di indagine. La legge disapprova il non fare nulla.
Inoltre, la decisione deve essere ragionevole. Mentre può essere possibile risolvere la questione con un po’ di formazione e memorandum, un’indagine in buona fede può finire con la credibilità di una parte in condizioni migliori di quella dell’altra, con le relative conseguenze. Tuttavia, i datori di lavoro non possono evitare di prendere una decisione ragionevole e in buona fede solo perché la reputazione di un dipendente può soffrire senza eventualmente perdere la protezione “safe harbor”.
Conclusione
Come l’attenzione a livello nazionale sulle molestie continua, i datori di lavoro devono essere preparati a rispondere e proteggersi da reclami sul loro posto di lavoro. Questa preparazione include l’avere una politica scritta di denuncia e procedure di indagine ben stabilite. Essendo preparati, i datori di lavoro possono approfittare delle regole di approdo sicuro che limitano la loro responsabilità dai reclami per molestie.