Le aziende prosperano su una comunicazione solida.
Dare aggiornamenti sui progetti, programmare riunioni, e inviare un messaggio istantaneo che c’è una torta di compleanno in cucina sono tutte attività che danno alle persone all’interno di un’organizzazione la conoscenza di cui hanno bisogno per andare avanti (o godersi un dolce).
Ma che dire delle persone all’esterno? Anche i clienti, i fornitori e gli investitori hanno bisogno di informazioni per decidere se fare affari con un’organizzazione o meno. Sono ugualmente coinvolti nel successo dell’azienda e devono essere comunicati per mantenere una relazione e una reputazione positive.
Tutta la comunicazione aziendale avviene tra due entità con l’intento di inviare e ricevere informazioni. Tuttavia, le parti coinvolte determinano se la comunicazione avviene internamente o esternamente.
Non importa il tipo di comunicazione o il canale specifico utilizzato, la comunicazione aziendale avviene internamente o esternamente.
Qual è la differenza tra comunicazione interna ed esterna?
La comunicazione interna avviene quando i membri di un’organizzazione scambiano informazioni tra loro. La comunicazione esterna ha luogo quando questi membri interagiscono e comunicano con una parte esterna.
Una comunicazione interna ed esterna efficace sono entrambe cruciali per il successo di un business. Immergiamoci in ognuna di esse, quando vengono usate e alcuni esempi di ciascuna.
Comunicazione interna
La comunicazione interna ha luogo quando le persone che fanno parte di un’organizzazione si inviano e ricevono informazioni l’un l’altra. È esclusiva dei colleghi, dei collaboratori o di chiunque altro sia membro dell’azienda. Nulla viene condiviso con il pubblico.
Ci sono molte situazioni che richiedono una comunicazione interna. Alcune sono più serie di altre, ma il trasferimento di informazioni non dovrebbe mai essere sottovalutato. Una comunicazione adeguata può fare una grande differenza in qualsiasi situazione.
La comunicazione interna può essere inviata tra una varietà di persone su una vasta gamma di canali di comunicazione. È possibile utilizzare un software di comunicazione interna per inviare un messaggio istantaneo a un collega sulla riunione dello staff, mentre allo stesso tempo si riceve un’e-mail dal proprio capo sulle nuove assunzioni che inizieranno la prossima settimana. 
Le aziende usano le comunicazioni interne principalmente per mantenere un ambiente di lavoro funzionante. Qui, la parola “funzionamento” copre le semplici attività quotidiane di un posto di lavoro così come le funzioni di grande visione.
Di seguito è riportato un esempio di comunicazione interna sotto forma di e-mail. Qualcuno si rivolge al team e fornisce loro informazioni semplici ma utili su come iscriversi per un colpo di testa. Si tratta di una funzione completamente interna e nessuna informazione è stata rilasciata a nessuno al di fuori dell’organizzazione.
La comunicazione interna è anche un ottimo strumento per ribadire gli obiettivi, la missione, la visione e i valori di un business. Mentre tutti hanno obiettivi personali e un’idea generale di ciò che l’azienda rappresenta, le dichiarazioni effettive possono spesso essere dimenticate.
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Di seguito un esempio di aggiornamento degli obiettivi per il mese. I progetti di grande portata sono importanti per i dipendenti da tenere a mente mentre svolgono il loro lavoro. Fornire un promemoria in una presentazione, un memo o un allegato email è una buona pratica di comunicazione interna.
Una solida strategia di comunicazione interna può fare la differenza tra un business che funziona come una macchina ben oliata o che si affonda come una nave.
Comunicazione esterna
La comunicazione esterna è il trasferimento di informazioni tra un’azienda e un’altra entità esterna all’organizzazione. Le persone all’interno dell’organizzazione potrebbero ancora avere accesso al messaggio, ma è destinato ad un pubblico esterno.
La comunicazione esterna è una funzione di un piano di marketing. I messaggi mandati sono creati per un pubblico specifico con l’obiettivo di guadagnare nuovi clienti e aumentare le entrate. Lo sviluppo del giusto messaggio può essere fatto all’interno dell’organizzazione o da fornitori di servizi di marketing che personalizzeranno i materiali per voi.
La comunicazione esterna include molti tipi diversi di messaggi. Pubblicità, comunicati stampa, post sui social media e persino il sito web della vostra azienda rientrano tutti nella categoria della comunicazione esterna.
Di seguito un esempio di un tweet di G2 destinato a un pubblico pubblico. Le informazioni raccolte all’interno dell’organizzazione sono state compilate e poi rilasciate al pubblico esterno. Mantenere questi soggetti esterni informati si spera li porti a familiarizzare con l’azienda e a interessarsi a ciò che forniscono.
I metodi di comunicazione di massa sono utili quando i membri di un vasto pubblico potrebbero beneficiare delle stesse informazioni, ma le aziende hanno anche metodi per comunicare direttamente con gli individui. Qui sotto c’è un esempio di una finestra di chat, dove chiunque può inviare una domanda ed eventualmente ricevere le informazioni di cui ha bisogno.
La comunicazione esterna è ciò che mantiene i consumatori aggiornati. Sia che siano stati originariamente alla ricerca di informazioni o meno, assicurarsi che le informazioni utili raggiungano il pubblico esterno può portarli a capire la vostra azienda e a diventare clienti fedeli.
Parlare
Le aziende hanno bisogno di capacità di comunicazione attiva interna ed esterna per sopravvivere. Una persona disinformata non può aggiungere valore a un business. I dipendenti non possono fare il loro lavoro se non conoscono gli obiettivi dell’azienda, e la gente non può comprare il tuo nuovo prodotto se prima non gli dici che esiste. Trovate i giusti strumenti di comunicazione per il pubblico interno ed esterno e mantenete il flusso di informazioni.