Ti senti a volte come se passassi tutto il tuo tempo a gestire le crisi? Che la tua vita sia fondamentalmente spesa a spegnere un proverbiale incendio dopo l’altro?
Alla fine della giornata ti senti completamente svuotato e svuotato di energia, e tuttavia non puoi indicare nulla di veramente significativo che hai realizzato?
Sì?
Allora tu, amico mio, stai probabilmente confondendo l’urgente con l’importante.
Abbiamo già parlato delle molte lezioni di leadership che si possono trarre dalla vita di Dwight D. Eisenhower. Oggi parleremo di un altro – un principio che lo ha guidato per tutta la sua carriera di enorme successo come generale e presidente:
“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.”
Di seguito esaminiamo la distinzione che il vecchio Ike fece tra queste due cose molto diverse, ed esploriamo come la comprensione del “Principio di decisione Eisenhower” può aiutarvi a diventare l’uomo che volete essere.
La differenza tra urgente e importante
Urgente significa che un compito richiede attenzione immediata. Queste sono le cose da fare che gridano “Adesso! I compiti urgenti ci mettono in una modalità reattiva, caratterizzata da una mentalità difensiva, negativa, frettolosa e focalizzata in modo ristretto.
I compiti importanti sono cose che contribuiscono alla nostra missione, valori e obiettivi a lungo termine. A volte i compiti importanti sono anche urgenti, ma in genere non lo sono. Quando ci concentriamo sulle attività importanti operiamo in una modalità reattiva, che ci aiuta a rimanere calmi, razionali e aperti a nuove opportunità.
È una distinzione abbastanza intuitiva, ma la maggior parte di noi cade spesso nella trappola di credere che tutte le attività urgenti siano anche importanti. Questa propensione ha probabilmente radici nella nostra storia evolutiva; i nostri antenati si concentravano più sulle preoccupazioni a breve termine che sulla strategia a lungo termine, poiché tendere agli stimoli immediati (come un gatto dai denti a sciabola in carica) poteva significare la differenza tra la vita e la morte.
Le tecnologie moderne (notizie 24 ore su 24, Twitter, Facebook, messaggi di testo) che ci bombardano costantemente di informazioni hanno solo aumentato questa mentalità profondamente inculcata. La nostra tecnologia che produce stimoli tratta tutte le informazioni come ugualmente urgenti e pressanti. Il Twerk-gate di Miley Cyrus ha lo stesso peso di importanti discussioni politiche a Washington.
Siamo, come sostiene l’autore Douglas Rushkoff, in uno “shock del presente” – una condizione in cui “viviamo in un continuo, sempre attivo ‘adesso'” e perdiamo il nostro senso di narrazione e direzione a lungo termine. In un tale stato, è facile perdere di vista la distinzione tra ciò che è veramente importante e ciò che è semplicemente urgente.
Le conseguenze di questa cecità da priorità sono sia personali che sociali. Nella nostra vita, soffriamo di burnout e stagnazione, e a un livello più ampio la nostra cultura non è in grado di risolvere i problemi veramente importanti del nostro tempo.
La matrice decisionale di Eisenhower
Il pensatore aziendale Stephen Covey ha reso popolare il principio decisionale di Eisenhower nel suo libro, The 7 Habits of Highly Effective People. In quel libro, Covey ha creato una matrice di decisione per aiutare gli individui a fare la distinzione tra ciò che è importante e non importante e ciò che è urgente e non urgente. La matrice consiste in un quadrato diviso in quattro caselle, o quadranti, etichettati così: 1) Urgente/Importante, 2) Non Urgente/Importante, 3) Urgente/Non Importante, e 4) Non Urgente/Non Importante:
Di seguito entriamo nel dettaglio di ogni quadrante e spieghiamo in quale dovremmo passare la maggior parte del nostro tempo se vogliamo essere al meglio e trarre il massimo dalla nostra vita.
Quadrante 1: Compiti urgenti e importanti
I compiti del Quadrante 1 sono sia urgenti che importanti. Sono compiti che richiedono la nostra attenzione immediata e che lavorano anche per realizzare i nostri obiettivi a lungo termine e le nostre missioni nella vita.
I compiti del Quadrante 1 consistono tipicamente in crisi, problemi o scadenze.
Questi sono alcuni esempi specifici di compiti Urgenti e Importanti:
- Qualsiasi email (potrebbe essere un’offerta di lavoro, un’email per una nuova opportunità commerciale che richiede un’azione immediata, ecc.)
- Scadenza della tesina
- Scadenza delle tasse
- Moglie al pronto soccorso
- Il motore dell’auto si spegne
- Compiti domestici
- Hai un attacco di cuore e finisci in ospedale
- Ti chiama il preside di tuo figlio dicendoti che devi venire per una riunione sul suo comportamento
Con un po’ di pianificazione e organizzazione, molti compiti del Q1 possono essere resi più efficienti o addirittura eliminati del tutto. Per esempio, invece di aspettare fino all’ultimo minuto per lavorare su una tesina (trasformandola così in un compito urgente), potresti programmare il tuo tempo in modo da finire la tua tesina una settimana prima. Oppure, invece di aspettare che qualcosa in casa cada a pezzi e debba essere riparato, si può seguire un programma di manutenzione regolare.
Anche se non saremo mai in grado di eliminare completamente i compiti urgenti e importanti, possiamo ridurli significativamente con un po’ di proattività e passando più tempo nel Quadrante 2.
Che naturalmente ci porta a…
Quadrante 2: Compiti non urgenti ma importanti
I compiti del Quadrante 2 sono le attività che non hanno una scadenza impellente, ma che comunque ti aiutano a raggiungere i tuoi importanti obiettivi personali, scolastici e lavorativi e a realizzare la tua missione generale come uomo.
Qui ci sono alcuni esempi specifici di compiti non urgenti ma importanti:
- Pianificazione settimanale
- Pianificazione a lungo termine
- Esercitare
- Tempo per la famiglia
- Leggere libri che arricchiscono la vitavita
- Diario
- Fare un corso per migliorare un’abilità
- Spendere tempo con un hobby gratificante
- Studiare
- Meditare
- Servizio
- Manutenzione dell’auto e della casa
- Date night con la moglie
- Creare un budget e un piano di risparmio
Secondo Covey, dovremmo cercare di dedicare la maggior parte del nostro tempo alle attività del Q2, perché sono quelle che ci danno una felicità duratura, appagamento e successo. Sfortunatamente, ci sono un paio di sfide chiave che ci impediscono di investire abbastanza tempo ed energia nelle attività Q2:
- Non sai cosa è veramente importante per te. Se non avete idea di quali siano i valori e gli obiettivi più importanti per voi, ovviamente non saprete a quali cose dovreste dedicare il vostro tempo per raggiungere quegli obiettivi! Invece, vi attaccherete a qualsiasi stimolo e a qualsiasi cosa sia più urgente. Se ti sembra che ti manchi una missione di vita o non sei sicuro di quali siano i tuoi valori fondamentali, ti consiglio vivamente di leggere i nostri articoli sullo sviluppo di un piano di vita e sulla definizione dei tuoi valori fondamentali.
- Pregiudizio presente. Come appena discusso, tutti noi abbiamo la tendenza a concentrarci su ciò che è più urgente al momento. Farlo è la nostra modalità predefinita. È difficile essere motivati a fare qualcosa quando non c’è una scadenza che incombe sulla nostra testa. Abbandonare questa posizione di ripiego richiede forza di volontà e autodisciplina – qualità che non vengono naturali e devono essere attivamente coltivate ed espresse.
Perché le attività del Q2 non sono urgenti per la nostra attenzione, di solito le teniamo sempre in secondo piano nella nostra vita e ci diciamo: “Arriverò a queste cose ‘un giorno’ dopo che mi sarò occupato di queste cose urgenti”. Abbiamo anche rimandato l’individuazione di ciò che è più importante nella vita, il che naturalmente perpetua un ciclo in cui tutto ciò di cui ci prendiamo cura sono le cose più urgenti della nostra lista.
Ma “un giorno” non arriverà mai; se state aspettando di fare le cose importanti fino a quando il vostro programma non si sarà ripulito un po’, credetemi quando vi dico che non sarà così. Ti sentirai sempre occupato come lo sei ora, e se non altro, la vita diventa più impegnativa man mano che si invecchia (almeno fino alla pensione).
Per superare il nostro intrinseco presente-bias che ci impedisce di concentrarci sulle attività del Quadrante 2, dobbiamo vivere la nostra vita intenzionalmente e in modo proattivo. Non puoi gestire la tua vita in modalità predefinita. Dovete decidere consapevolmente: “Troverò il tempo per queste cose, con le buone o con le cattive”
Quadrante 3: Compiti urgenti e non importanti
I compiti del Quadrante 3 sono attività che richiedono la nostra attenzione ora (urgenti), ma non ci aiutano a raggiungere i nostri obiettivi o a compiere la nostra missione (non importanti). La maggior parte dei compiti del 3° quadrante sono interruzioni da parte di altre persone e spesso comportano l’aiutarle a raggiungere i loro obiettivi e ad adempiere alle loro priorità.
Ecco alcuni esempi specifici di attività del Quadrante 3:
- Telefonate
- Messaggi di testo
- La maggior parte delle email (alcune email potrebbero essere urgenti e importanti)
- Co-lavoratore che viene alla tua scrivania durante il tuo orario di lavoro principale per chiederti un favore
- Richiesta di un ex dipendente di scrivere una lettera di raccomandazione a suo nome (probabilmente è importante per lui, ma ammettiamolo, probabilmente non è così importante per te)
- Mamma arriva senza preavviso e vuole il tuo aiuto per un lavoro di casa
Secondo Covey, molte persone passano la maggior parte del loro tempo su compiti Q3, mentre pensano di lavorare nel Q1. Poiché i compiti Q3 aiutano gli altri, si sentono sicuramente importanti. Inoltre sono di solito compiti tangibili, il cui completamento ti dà quel senso di soddisfazione che viene dal controllare qualcosa dalla tua lista.
Ma mentre i compiti Q3 possono essere importanti per gli altri, non sono importanti per te. Non sono necessariamente un male, ma devono essere bilanciati con le tue attività del Q2. Altrimenti, finirai per sentirti come se stessi ottenendo molto dal giorno per giorno, mentre alla fine ti renderai conto che in realtà non stai facendo alcun progresso nei tuoi obiettivi a lungo termine. Questa è una ricetta per la frustrazione personale e il risentimento verso le altre persone.
Gli uomini che passano la maggior parte del loro tempo a lavorare su compiti urgenti ma non importanti spesso soffrono della “sindrome del bravo ragazzo”, e vogliono costantemente compiacere gli altri a spese della propria felicità.
Se questo sei tu, la soluzione è semplice: Diventa più assertivo e comincia a dire fermamente (ma educatamente) no alla maggior parte delle richieste.
Quadrante 4: Compiti non urgenti e non importanti
Le attività del quarto quadrante non sono urgenti e non sono importanti. Sono quelle che mi piace chiamare attività di “cazzeggio”. Le attività del quarto quadrante non sono urgenti e non ti aiutano a raggiungere obiettivi a lungo termine o a compiere la tua missione di uomo. Sono soprattutto distrazioni.
Esempi specifici di attività non urgenti e non importanti includono:
- Guardare la TV
- Sfogliare senza sosta sul web
- Giocare ai videogiochi
- Scorrere Facebook, Twitter, Instagram
- Giocare d’azzardo
- Fare shopping sfrenato
Credo che se la maggior parte di noi facesse una verifica del tempo su se stessa, scoprirebbe che spende una quantità spropositata di tempo in attività Q4. Sono sicuro che la maggior parte di noi ha quei momenti “sto sprecando la mia vita” dopo aver passato ore a navigare sul web e realizzare che avremmo potuto usare quel tempo per perseguire i nostri obiettivi di vita più nobili. No? Sono solo io? Dang.
Come pragmatico, non penso che tu abbia bisogno di eliminare del tutto le attività del Q4 dalla tua vita. Dopo una giornata particolarmente frenetica e impegnativa, navigare a caso su internet o guardare un programma televisivo preferito per mezz’ora è esattamente ciò di cui il mio cervello ha bisogno per decomprimere.
Invece di puntare a liberarti completamente delle attività non urgenti e non importanti, cerca di dedicarvi solo una quantità molto limitata di tempo. Il 5% o meno delle tue ore di veglia è un buon obiettivo.
Siiii come Ike; dedica più tempo ai compiti importanti
Nel nostro attuale mondo di shock, la capacità di filtrare il segnale dal rumore, o di distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è veramente importante, è un’abilità essenziale da avere.
La mia sfida per te questa settimana è di applicare la matrice decisionale Eisenhower a quanti più aspetti della tua vita puoi. Quando ti trovi di fronte a una decisione, fermati e chiediti: “Lo sto facendo perché è importante o lo sto facendo perché è semplicemente urgente?”
Ti prometto che quando passerai la maggior parte del tuo tempo a lavorare su compiti non urgenti ma importanti, sentirai un rinnovato senso di calma, controllo e compostezza nella tua vita. Sentirai che stai facendo dei veri progressi. Investendo il vostro tempo nelle attività di pianificazione/organizzazione del Q2, potrete prevenire ed eliminare molte delle crisi e dei problemi del Q1, bilanciare le richieste del Q3 con le vostre esigenze, e godervi veramente le uscite del Q4, sapendo che vi siete guadagnati il resto. Facendo dei compiti del Q2 la tua massima priorità, non importa l’emergenza, la seccatura o la scadenza che ti colpisce, avrai i mezzi mentali, emotivi e fisici per rispondere positivamente, piuttosto che reagire sulla difensiva.
Strumenti per aiutarti
Per aiutarti ad applicare la matrice decisionale Eisenhower, ti consigliamo di controllare i seguenti strumenti.
Eisenhower App. Questa è un’applicazione per iPhone che ti permette di organizzare facilmente i tuoi compiti secondo la matrice decisionale Eisenhower. Ho avuto la possibilità di giocarci un po’ e mi è piaciuto quello che ho visto. Non sono riuscito a trovare nulla di simile per Android.
Scaricate il foglio di lavoro della matrice decisionale Eisenhower. Ho creato un piccolo PDF della matrice decisionale Eisenhower disponibile per il download gratuito. Stampane uno stasera e metti da parte 30 minuti per la riflessione personale. Fai una lista dei compiti in cui spendi la maggior parte del tuo tempo e assegnali a un quadrante appropriato nella matrice. Questo ti darà un’idea approssimativa del fatto che stai spendendo il tuo tempo in attività che sono effettivamente importanti.
Dopo averlo fatto, pensa a come puoi ridurre la quantità di tempo che dedichi ai compiti Q1, Q3 e Q4 e aumentare la quantità di tempo che dedichi alle attività Q2.