Linee guida per condurre riunioni efficaci

Adattato da Field Guide to Leadership and Supervision in Business e Field Guide to Leadership and Supervision for Nonprofit Staff.

Le sezioni di questo argomento includono

Selezione dei partecipanti
Sviluppo di ordini del giorno
Apertura della riunione
Fissazione di regole di base
Gestione del tempo nelle riunioni
Valutazione del processo della riunione
Valutazione della riunione complessiva
Conclusione della riunione

Vari tipi di gruppi
Persone aggiuntive sulla conduzione di riunioni di successo

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Pianificare riunioni efficaci

La gestione delle riunioni tende ad essere una serie di competenze spesso trascurate da leader e manager. Le seguenti informazioni sono una versione piuttosto “Cadillac” dei suggerimenti per la gestione delle riunioni. Il lettore può scegliere quali suggerimenti si adattano meglio alla particolare cultura della propria organizzazione. Tenete a mente che le riunioni sono attività molto costose quando si considera il costo del lavoro per la riunione e quanto può o non può essere fatto in esse. Quindi prendete la gestione delle riunioni molto seriamente.

Il processo utilizzato in una riunione dipende dal tipo di riunione che avete in programma, ad esempio, riunione del personale, riunione di pianificazione, riunione di problem solving, ecc. Tuttavia, ci sono alcune basi che sono comuni a vari tipi di riunioni. Queste basi sono descritte di seguito.

(Si noti che ci possono sembrare molti suggerimenti elencati di seguito per qualcosa di apparentemente semplice come fare una riunione. Tuttavia, qualsiasi attività importante includerebbe una lunga lista di suggerimenti. L’elenco sembra diventare molto più piccolo una volta che si padroneggia come condurre l’attività).

Guide complete

Guida di base alla conduzione di riunioni efficaci
Pianificazione di una grande riunione
Gestione di riunioni (Una guida)
Come condurre una riunione

Selezione dei partecipanti

– La decisione su chi deve partecipare dipende da cosa si vuole realizzare nella riunione. Questo può sembrare troppo ovvio da dire, ma è sorprendente come molte riunioni avvengano senza la presenza delle persone giuste.
– Non dipendere dal tuo giudizio su chi dovrebbe venire.Chiedi anche a diverse altre persone la loro opinione.
– Se possibile, chiama ogni persona per dirle del meeting a tema, del suo scopo generale e del perché la loro partecipazione è importante.
– Segui la tua telefonata con un avviso di riunione, che includa lo scopo della riunione, dove si terrà e quando, l’elenco dei partecipanti e chi contattare in caso di domande.

– Invia una copia dell’ordine del giorno proposto insieme all’avviso di riunione.
– Fai in modo che qualcuno sia designato per registrare le azioni importanti, gli incarichi e le date di scadenza durante la riunione. Questa persona dovrebbe assicurarsi che queste informazioni siano distribuite a tutti i partecipanti poco dopo la riunione.

Sviluppare l’ordine del giorno

– Sviluppare l’ordine del giorno insieme ai partecipanti chiave alla riunione. Pensate a quale risultato generale volete dalla riunione e quali attività devono essere svolte per raggiungere tale risultato. L’ordine del giorno dovrebbe essere organizzato in modo che queste attività siano condotte durante la riunione.
Nell’ordine del giorno, dichiarate il risultato complessivo che volete dalla riunione
– Progettate l’ordine del giorno in modo che i partecipanti vengano coinvolti presto, avendo qualcosa da fare subito e in modo che arrivino in orario.
– Accanto ad ogni argomento principale, includi il tipo di azione necessaria, il tipo di risultato atteso (decisione, voto, azione assegnata a qualcuno), e il tempo stimato per affrontare ogni argomento
– Chiedi ai partecipanti se si impegneranno a rispettare l’agenda.
– Tieni l’ordine del giorno sempre affisso.
– Non progettare eccessivamente le riunioni; sii disposto ad adattare l’ordine del giorno se i membri stanno facendo progressi nel processo di pianificazione.
– Pensate a come etichettare un evento, in modo che le persone arrivino con quella mentalità; può essere utile avere un breve dialogo intorno all’etichetta per sviluppare una mentalità comune tra i partecipanti, in particolare se includono rappresentanti di varie culture.

Incontri di apertura

– Iniziate sempre in orario; questo rispetta coloro che si sono presentati in tempo e ricorda ai ritardatari che la programmazione è seria.
– Dare il benvenuto ai partecipanti e ringraziarli per il loro tempo.
– Rivedere l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione, dando ai partecipanti la possibilità di capire tutti gli argomenti principali proposti, cambiarli e accettarli.
– Notare che un registratore di riunioni, se usato, prenderà i verbali e li fornirà ad ogni partecipante poco dopo la riunione.
– Modella il tipo di energia e di partecipazione di cui hanno bisogno i partecipanti alla riunione.
– Chiarisci il tuo ruolo nella riunione.

Stabilire regole di base per le riunioni

Non è necessario sviluppare nuove regole di base ogni volta che si tiene una riunione, sicuramente. Tuttavia, è utile avere alcune regole di base che possono essere usate per la maggior parte delle riunioni. Queste regole di base coltivano gli ingredienti di base necessari per una riunione di successo.
– Quattro potenti regole di base sono: partecipare, concentrarsi, mantenere lo slancio e raggiungere la chiusura. (Potreste volere una regola di base sulla riservatezza.)
– Elencate le vostre regole di base principali nell’ordine del giorno.
– Se avete nuovi partecipanti che non sono abituati alle vostre riunioni, potreste rivedere ogni regola di base.
– Tenete le regole di base sempre affisse.

Come intervenire in una riunione

Gestione del tempo

– Uno dei compiti di facilitazione più difficili è la gestione del tempo – il tempo sembra finire prima che i compiti siano completati.Pertanto, la sfida più grande è mantenere lo slancio per mantenere il processo in movimento.
– Potresti chiedere ai partecipanti di aiutarti a tenere traccia del tempo.
– Se il tempo pianificato all’ordine del giorno sta sfuggendo di mano, presentalo al gruppo e chiedi il loro input per una risoluzione (vedi anche Gestione del tempo.)

Valutazione del processo della riunione

– E’ incredibile quanto spesso le persone si lamentano che una riunione è una completa perdita di tempo – ma lo dicono solo dopo la riunione. Ottieni il loro feedback durante la riunione quando puoi migliorare il processo della riunione immediatamente. Valutare una riunione solo alla fine della riunione è di solito troppo tardi per fare qualcosa sul feedback dei partecipanti.
– Ogni due ore, condurre 5-10 minuti di “controllo della soddisfazione”.
– In un approccio di tavola rotonda, chiedere rapidamente ad ogni partecipante di indicare come pensa stia andando la riunione.

Stimare il costo di una riunione
Valutare il processo della riunione
Valutare la riunione nel suo complesso
La riunione è finita. Ora è il momento di valutare e migliorare!

Valutazione della riunione complessiva

– Lasciate 5-10 minuti alla fine della riunione per valutare la riunione; non saltate questa parte della riunione.
– Fate classificare la riunione da 1 a 5, con 5 come massimo, e fate spiegare ad ogni membro la sua classifica
– Fate classificare la riunione per ultimo dall’amministratore delegato.

Riunioni conclusive

– Terminare sempre le riunioni in tempo e cercare di terminare con una nota positiva.
– Alla fine di una riunione, rivedere le azioni e gli incarichi, e fissare l’ora della prossima riunione e chiedere ad ogni persona se può venire o meno (per ottenere il suo impegno)
– Chiarire che i verbali della riunione e/o le azioni saranno riportate ai membri al massimo entro una settimana (questo aiuta a mantenere lo slancio).

Vari tipi di gruppi

Action Learning
Comitati
Comunità di pratica
Gestione dei conflitti
Dialogare
Facilitazione
Focus Groups
Group Coaching
Gestione dei conflitti di gruppo
Dinamiche di gruppo (sulla natura dei gruppi, fasi di sviluppo del gruppo, ecc)
Apprendimento del gruppo
Risoluzione dei problemi e processo decisionale basati sul gruppo
Interventi su larga scala
Tecnologia dello spazio aperto
Squadre di lavoro auto-dirette e auto-gestite
Tecnologia dellaTeams
Team Building
Formazione e Sviluppo
Teams Virtuali

Ulteriori prospettive sulla conduzione di riunioni di successo

Gestire le riunioni
Dieci motivi per cui le riunioni falliscono
Perché le riunioni faccia a faccia fanno la differenza
Tenere conversazioni, Non le riunioni
Salva una riunione condannata
Riunioni del personale: “Tutti per uno e uno per tutti!”
Riunioni efficaci: The Top Three Challenges

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