Ti senti come se la tua organizzazione del lavoro fosse un casino di informazioni perse e aspettative indefinite, che vanno lentamente ma inesorabilmente fuori controllo?
Se è così, non sei solo. La maggior parte degli impiegati ha la sensazione che la loro organizzazione del lavoro non sia dove dovrebbe essere. Purtroppo, questa mancanza di organizzazione ha conseguenze reali sia per loro che per i loro datori di lavoro. Fortunatamente, la ricerca chiarisce che piccoli cambiamenti nel modo in cui ci avviciniamo alla nostra organizzazione del lavoro possono andare molto lontano per ristabilire l’ordine, sia che si tratti di affinare la mente e rimuovere il disordine mentale o di stabilire processi che trasformino il tuo team in un multi-attrezzo di precisione.
Ecco 30 consigli per passare dal disordine organizzativo al maestro dell’organizzazione del lavoro:
Organizza il tuo cervello
Respira
L’indagine 2013 dell’Everest College sullo stress da lavoro ha rilevato che l’83% degli impiegati si sente stressato sul lavoro. Un sondaggio di Workfront ha scoperto che il 51% dei marketer attribuisce il proprio stress lavorativo al tentativo di destreggiarsi tra le varie forme di lavoro.
Prima di poter organizzare i compiti, però, gli esperti dicono che bisogna prima organizzare i pensieri. Non stiamo dicendo che dovresti iniziare ogni mattina con la meditazione trascendentale, ma puoi provare questo semplice esercizio di respirazione per schiarirti le idee e partire fresco.
Mangia cibi per il cervello
La tua capacità di organizzare è buona solo quanto il carburante che metti nel tuo cervello. Non puoi pensare chiaramente alle sfide della giornata senza la giusta dieta e questo inizia con il primo pasto della giornata. Per colazione, prova a mangiare cereali integrali, mirtilli, pomodori e noci per darti una spinta cerebrale scientificamente provata prima di affrontare il tuo lavoro.
Inizia con un solo obiettivo
Hai letto bene. Uno solo. L’importanza di fissare degli obiettivi ci è stata inculcata fin dall’inizio della nostra carriera. Ma la maggior parte delle persone non riesce a fissare gli obiettivi, ma a raggiungerli. Perché? Perché cerchiamo di farli tutti insieme.
Gary Keller e Jay Papasan, autori di The One Thing, suggeriscono di scegliere una cosa da fare quell’anno – lanciare un nuovo sito web, per esempio – e poi suddividerla in una cosa per raggiungere quell’obiettivo per quel mese, quella settimana, quel giorno e quell’ora. Se scegliamo la cosa più critica da fare e la facciamo in quell’ora, gli obiettivi più grandi saranno raggiunti nel tempo. È un successo a compartimenti stagni!
Naturalmente, più la vostra organizzazione diventa complessa, più diventa difficile scegliere un solo obiettivo. La risposta a questo problema è costringere i leader a nominare i loro principali obiettivi strategici. Questo permetterà a voi e al vostro team di restringere i vostri obiettivi dai 25 o più che tendono a fluttuare nelle organizzazioni più grandi e concentrarsi su tre o quattro.
Focus a raffica
Una volta che avete il cervello sgombro e gli obiettivi giornalieri fissati, è il momento di lavorare. Ma che dire di tutte le distrazioni? “Il tuo giorno è la tua settimana è il tuo mese è il tuo anno”, dice Chris Brogan, speaker e CEO di Owner Media Group. Il suo consiglio è che scegliere un argomento e rimanerci sopra per soli 20 minuti ti aiuterà a stabilire un modello di concentrazione e ti porterà a fare di più nel tempo.
Blocca le distrazioni
Per quelle rapide esplosioni di 20-30 minuti di produttività, spegni le notifiche sul tuo telefono e computer per rimanere nella zona. Considera di usare una luce “occupato” e di comunicare al tuo team che, quando le tue cuffie Beats sono sulle tue orecchie, significa niente interruzioni.
Organizza l’orologio
Stima e poi traccia il tuo tempo
Ora, non intendiamo tracciare ogni secondo di ogni giorno o timbrare un orologio. Uno studio recente ha mostrato che il 51% dei marketer teme il proprio lavoro perché sente di dover fare tutto nelle 40 ore della settimana lavorativa. Tracciare e sapere quanto tempo passi effettivamente a svolgere le tue attività ti aiuterà a stabilire una linea di base per gli impegni e la produttività futuri, che, a sua volta, ti permetterà di organizzare meglio il tuo lavoro in futuro.
Organizza il tuo calendario
Sicuramente, stai usando un calendario per riunioni o appuntamenti per il pranzo. Fai un passo avanti e inserisci una voce nel calendario all’inizio e/o alla fine di ogni giorno per rivedere il tuo programma. Trovare il tempo per rivederlo può aiutarti a essere più consapevole del tempo che hai per fare le cose.
Attiva le notifiche
Quando non sei in zona, considera l’uso strategico delle notifiche. La maggior parte delle soluzioni software di calendario consentono di impostare i promemoria per un tempo prima che l’evento si verifichi. L’oratore e stratega digitale Jason Falls raccomanda:
Imparare a gestire e programmare le notifiche – anche quelle delle app sul telefono – per ricordarti che l’appuntamento dal dottore è tra un’ora o che il rapporto TPS deve essere consegnato venerdì aiuta la mente disorganizzata a ricordare che quei compiti stanno arrivando e dovrebbero fare qualcosa.
Niente multitasking
Ormai sapete che il multitasking al lavoro è probabilmente la cosa più disorganizzata e improduttiva che possiate fare. Quindi non fatelo. Ricorda il tuo unico obiettivo per quell’ora, attieniti ad esso, finiscilo e vai avanti. Nel caso in cui vi foste dimenticati delle statistiche schiaccianti, eccone una, per gentile concessione di Peter Bregman della Harvard Business Review, per farvi tornare la paura:
La nostra produttività scende fino al 40%. In realtà non facciamo multitasking. Passiamo da un compito all’altro, passando rapidamente da una cosa all’altra, interrompendoci improduttivamente e perdendo tempo nel processo.
Priorità al lavoro e no alle altre cose
Tutti noi sentiamo di avere un milione di cose da fare. Inizia mettendo il tuo obiettivo (vedi #3) in cima alla lista. Da lì, vai a stabilire le priorità. Come ha detto Stephen Covey, “Devi decidere quali sono le tue priorità più alte e avere il coraggio – con piacere, sorridendo, senza scusarsi – di dire ‘no’ alle altre cose.”
Utilizza una scheda di valutazione per decidere qual è la prossima priorità
Ricordi quella statistica sul destreggiarsi tra lavoro e stress? Il 36% di quegli stessi lavoratori ha detto che spegnere gli incendi era ciò che li faceva temere di più il loro lavoro.
Piuttosto che cercare di spegnere il fuoco che brucia di più, usa una tabella delle priorità per lavorare in modo più strategico sui tuoi progetti.
Evitare una lista standard di cose da fare
Se sei come la maggior parte dei lavoratori, la lista delle cose da fare è probabilmente il tuo punto di partenza quando le cose si fanno difficili: fare una lista è una reazione istintiva comune al sovraccarico. Ma la lista delle cose da fare può avere alcune pesanti conseguenze negative. La maggior parte delle liste di cose da fare sono legate a “cose che devono essere fatte oggi”, piuttosto che a “cose che faranno avanzare i miei obiettivi dichiarati”. La maggior parte delle liste sono di solito solo cose da fare piuttosto che obiettivi prioritari che aiuteranno il vostro team e la vostra azienda.
Fissa delle scadenze e sii responsabile
La guru del content marketing Ann Handley dice che la responsabilità ti aiuta a non cadere nella fossa della procrastinazione. Raccomanda di trovare “qualcun altro” che ti aiuti a rispettare le tue scadenze:
Digli il tuo piano. Dagli la tua linea temporale. Lascia che sia il tuo faro sulla testa di ponte, che ti guidi verso casa. (E sii questo per loro, se puoi, perché non sei egoista.)
Stabilire il tempo per le e-mail e rispettarlo
Controllare e rispondere a una e-mail ogni volta che senti una notifica non è efficace e ti rende più simile al cane di Pavlov che al brillante collega che sei. Invece di ansimare ogni volta che senti quel ding, metti da parte dei blocchi di tempo per la sola posta elettronica durante la tua giornata. Il nostro più recente State of Enterprise Work Report ha scoperto che, dopo le e-mail, le riunioni e le interruzioni, gli impiegati hanno solo il 46% del loro tempo per il lavoro per cui sono stati assunti. Questo rende fondamentale organizzare un tempo per rispondere alle email e poi attenersi ad esso.
Fai delle pause
Fai delle pause e falle contare. Fai una passeggiata, prendi un caffè o gioca a biliardino. Sarà d’aiuto. La ricerca del professore di psicologia dell’Università dell’Illinois Alejandro Lleras ha suggerito che:
quando ci si trova di fronte a compiti lunghi … è meglio imporsi brevi pause. Brevi pause mentali ti aiuteranno effettivamente a rimanere concentrato sul tuo compito!
Crea e mantieni dei confini
I confini potrebbero essere tra te e il tuo bisogno autoinflitto di lavorare costantemente. O potrebbe essere un confine tra un progetto a priorità più alta e un altro meno prioritario (ma più divertente). O potrebbe essere un confine temporaneo tra te e il progetto o il richiedente del lavoro.
Per far durare qualsiasi confine, devi comunicarlo e mantenerlo. Fai sapere ai tuoi stakeholder dove si trova il loro progetto nella timeline e nella tua lista di priorità. In questo modo possono avere una chiara aspettativa di quando la loro richiesta sarà terminata.
Siiate sociali ma comunicate i vostri limiti
Similmente ai limiti del lavoro, è importante comunicare con i vostri colleghi su come vi piace (o non vi piace) essere sociali al lavoro. Assicurati che sappiano che ti va bene chiacchierare per qualche minuto alla tua scrivania ogni tanto. O forse vuoi scherzare solo nella sala pausa. Qualunque cosa sia, il tuo team non saprà cosa è bello e cosa no, a meno che tu non stabilisca delle aspettative.
Organizza il tuo spazio di lavoro
Disponi la tua scrivania
Le persone ti giudicano. Vedono quella banana troppo matura. Non solo è importante essere organizzati mentalmente, ma anche nello spazio fisico. Un rapporto del 2011 di OfficeMax ha scoperto che il disordine in ufficio mina la produttività e la motivazione. “La tua performance coincide con il tuo spazio di lavoro”, dice Jennie Dede, vice presidente del reclutamento per la società di staffing Adecco. “Quando è organizzato e preciso, hai la mentalità e la motivazione per lavorare.”
Usa un quaderno
Porta i tuoi pensieri offline. Porta con te un diario e una penna. Per alcuni di noi, l’atto di prendere appunti è terapeutico e aiuta i nostri pensieri ad attaccarsi. Una nuova idea brillante? Scrivila. Un collega è andato in bagno 12 volte? Scrivilo. Scherziamo. Ma seriamente, registrare le vostre idee, note e altri pensieri vi aiuterà a sapere esattamente dove trovarli quando ne avrete bisogno.
Naturalmente, ci sono versioni più hi-tech del quaderno che possono servire come un deposito accessibile per i vostri pensieri, idee, discussioni, ecc.
Smetti le note adesive
Da quando stai scrivendo i tuoi pensieri in un diario, non hai più bisogno delle note adesive. Sono uno dei modi peggiori per richiedere lavoro, e sono davvero utili solo per coprire il cubicolo del tuo collega il giorno del pesce d’aprile. Ok, ci sono dei benefici nell’usare le note adesive, ma solo se stai usando un processo molto specifico, come le schede Kanban per esempio.
Pulisci la tua casella di posta
Abbiamo tutti voluto cliccare su select all e cancellare ogni email nella nostra casella di posta, giusto? Bene, visto che non è un’opzione, provate a dare una buona pulizia un paio di volte all’anno. Questo potrebbe comportare la cancellazione di newsletter che hanno esaurito il loro benvenuto, l’impostazione di una casella di posta prioritaria per filtrare la posta in arrivo urgente, imparare a utilizzare la funzione mute, o installare Boomerang (in Gmail). Una volta che hai la casella di posta pulita, ti sentirai libero e pronto a spaccare.
Usa uno spazio condiviso per le richieste di lavoro
Centralizza il tuo processo di richiesta. Crea un alias di posta elettronica dedicato alle richieste o prendi una soluzione di gestione del lavoro che abbia una funzione di assunzione delle richieste. Assicurati che le richieste delle persone al tuo team passino attraverso il tuo processo di accettazione. Se arrivano in qualsiasi altro modo, dite al richiedente che non prenderete in considerazione la sua richiesta finché non sarà passata attraverso il vostro percorso di richiesta deciso. Questo ridurrà il numero di email che arrivano nel vostro account principale. Ridurrà anche i progetti ad hoc e le esercitazioni antincendio.
Assumendo che abbiate impostato un modulo di richiesta di progetto o qualche modo di standardizzare come state ricevendo le richieste di progetto, potreste avere una cartella condivisa dove tutte le richieste sono presentate prima di essere esaminate. Invece di avere una serie di modi diversi di ricevere le richieste, assicuratevi che tutto vada in quella cartella condivisa.
Condivisione dei file
“Dropbox è un altro strumento eccellente che vi permette di mantenere i file al sicuro tra voi e un cliente”, dice Tara Mulhern di Webtek. “Questi file sono accessibili ovunque invece che solo sulla rete del tuo ufficio, saranno sempre sincronizzati e potrai condividere facilmente documenti, foto e video”.
Organizza i tuoi processi
Standardizza i tuoi processi
Il Project Management Institute (PMI) riporta che le organizzazioni con misure di performance del lavoro di successo (in tempo, in budget e obiettivi raggiunti) hanno quasi tre volte più probabilità delle organizzazioni con scarse performance del lavoro di usare pratiche standardizzate in tutta l’organizzazione, e di conseguenza hanno risultati migliori.
Scegli una metodologia PM e comunicala
Agile. Cascata. Qualunque sia la metodologia che decidete sia giusta per il vostro team, spargete la voce su quale sia il processo – o quali siano i cambiamenti di processo che intendete fare. Potete adottare qualsiasi processo che volete, ma l’unico modo per farlo funzionare è se voi e tutti gli altri nel vostro team sono sulla stessa pagina. Dovete assicurarvi di educare i vostri richiedenti sul vostro processo, sul perché lo state cambiando e su come funziona.
Mantenetevi fedeli al vostro processo
Una cosa è decidere una metodologia di lavoro, ma un’altra è convincere la vostra organizzazione ad accettarla. Come per la maggior parte dei cambiamenti, ci saranno persone a cui piacciono le cose com’erano. Sapevano cosa stava succedendo. Avevano attraversato la curva di apprendimento. Ora la vostra nuova metodologia sta costringendoli a tornare al punto di partenza.
Questa costante pressione negativa può diventare stancante e persino farvi chiedere se avete fatto un terribile errore. Ma questo è il momento in cui bisogna tenere duro. Quando i richiedenti arrabbiati, per esempio, vogliono che gli permettiate di bypassare il vostro sistema solo una volta, rispondete. Dite loro: “Mi dispiace, ma non posso lavorare su questo, a meno che non seguiate il processo nel modo che abbiamo concordato”.
No, non è divertente. Ma l’alternativa è che ti arrendi, cancelli i progressi che hai fatto, e precipiti il tuo team in uno stato di confusione in cui più sistemi sono in gioco allo stesso tempo.
Usa i modelli
I modelli sono un modo perfetto per standardizzare come tu e il tuo team fate il lavoro. Questo riduce gli errori, i passi falsi e il tempo sprecato a cercare di capire come fare le cose. Ti evitano di dover reinventare la ruota ad ogni progetto. I modelli sono così utili per migliorare l’organizzazione del lavoro che le aziende che non li usano vedono tipicamente tassi di fallimento da 10 a 30 errori su cento opportunità.
Se sei nel marketing, per esempio, questo significa che dovresti usare i briefing creativi. Costringono i richiedenti a:
- spiegare perché dovresti lavorare al loro progetto
- esprimere esattamente come vogliono che sia
- definire la priorità del progetto rispetto ad altri progetti e
- accordarsi sulle date di consegna
Come risultato del passaggio attraverso un modello come un brief creativo, è dimostrato che il lavoro viene completato più velocemente, mentre le revisioni e le approvazioni diventano più brevi.
Stranamente, gli studi sui team creativi interni hanno scoperto che solo il 16% usa effettivamente i brief creativi. E anche tra quelli che lo fanno, il 60% tira fuori brief creativi solo per i loro progetti più importanti. Sui progetti che non usano i brief creativi, la rielaborazione risultante può finire per equivalere al 40-60% della spesa totale del progetto.
Attenzione ai fogli di calcolo
Quello che rende grandi i fogli di calcolo è che tutti li hanno e sono uno strumento flessibile per memorizzare e organizzare i dati e fare calcoli. Il problema è che troppe persone li usano per organizzare il loro lavoro e i fogli di calcolo non riescono a tenere il passo.
L’unica eccezione è nei team molto piccoli (1-3 persone). Una volta che si inizia a cercare di organizzare il lavoro in fogli di calcolo per team più grandi di questo, si potrebbe passare più tempo a cercare di mantenere il foglio di calcolo aggiornato di quanto non si faccia con il lavoro effettivo. Alcuni team hanno riferito che i loro fogli di calcolo per l’aggiornamento dello stato del dipartimento – dopo aver creato dozzine di fogli e infinite righe – semplicemente iniziano a bloccarsi ogni volta che vengono aperti.
Costruisci flussi di lavoro
Una volta che si va oltre l’organizzazione del proprio lavoro personale, ci si sposta nell’organizzazione di come il lavoro si sposta da una persona all’altra, cercando punti di attrito non necessari, e semplificandoli. Questo potrebbe iniziare come un semplice diagramma di flusso sulla lavagna, ma molto presto, informerà il modo in cui crei i tuoi modelli (vedi #27).
Usa gli strumenti giusti
Ho già menzionato i fogli di calcolo e le e-mail, ma c’è un’orda sempre crescente di soluzioni là fuori che sono costruite per aiutarti ad organizzare meglio il tuo lavoro. Strumenti di reporting. Strumenti di monitoraggio del tempo. Strumenti di gestione dei compiti. Soluzioni di ticketing. Alcuni di questi funzionano meglio di altri, mentre altri in realtà danneggiano i tuoi sforzi organizzativi generali. Quindi, come si fa a distinguere il male dal bene?
Ecco una buona regola generale: scegliere soluzioni e strumenti che renderanno più facile vedere su cosa si sta lavorando. Per esempio, un software di collaborazione che permette ai membri del tuo team di comunicare rapidamente tramite la messaggistica istantanea potrebbe sembrare ottimo, ma poiché rinchiude pezzi cruciali di informazioni di lavoro in conversazioni isolate, questo strumento potrebbe effettivamente creare punti ciechi nella tua visibilità generale.
D’altra parte, le soluzioni e gli strumenti che pensano olisticamente al vostro lavoro, che raccolgono informazioni da diverse aree in un unico posto, miglioreranno l’organizzazione del vostro lavoro – e vi faranno risparmiare un sacco di tempo.
Alla fine, l’organizzazione non è solo avere tutto al posto giusto, ma vedere dove si trova e come funziona con tutto il resto.