Una lettera commerciale è una lettera formale. A differenza di un curriculum o di una lettera di presentazione, può essere più di una pagina ed è probabile che contenga sei parti:
L’intestazione
L’intestazione contiene l’indirizzo di ritorno con la data sull’ultima riga. A volte è necessario includere una riga prima della data con un numero di telefono, un numero di fax o un indirizzo e-mail. Spesso c’è una riga saltata tra l’indirizzo e la data. Non è necessario digitare un indirizzo di ritorno se stai usando carta da lettere con l’indirizzo di ritorno già impresso, ma dovresti sempre usare una data. Assicurati che l’intestazione sia sul margine sinistro.
Esempio:
Ms. Jane Doe
543 Washington St
Marquette, MI 49855
Tel:
Fax:
Email:
June 28, 2011
Indirizzo del destinatario
Questo è l’indirizzo a cui stai inviando la lettera. Assicurati di renderlo il più completo possibile in modo che arrivi a destinazione. Includi sempre i nomi dei titoli (come Dr.) se li conosci. Questo è, come l’altro indirizzo, sul margine sinistro. Se un foglio standard 8 ½” x 11″ viene piegato in tre parti per entrare in una busta business standard da 9″, l’indirizzo interno dovrebbe apparire attraverso la finestra della busta (se c’è). Assicurati di saltare una riga dopo l’intestazione e prima dell’indirizzo del destinatario, poi salta un’altra riga dopo l’indirizzo interno prima del saluto. Per un esempio, vedi la fine di questa scheda per un esempio di lettera.
Il saluto
Il saluto (o saluto) in una lettera commerciale è sempre formale. Spesso inizia con “Caro {nome della persona}”. Ancora una volta, assicurati di includere il titolo della persona se lo conosci (come Ms., Mrs., Mr., o Dr). Se non sei sicuro del titolo o del sesso della persona, usa solo il suo nome. Per esempio, useresti solo il nome della persona se la persona a cui stai scrivendo è “Jordan” e non sai se si identifica come maschio, femmina o non-binario.
Il saluto finisce sempre con i due punti.
Il corpo
Il corpo è la carne della tua lettera. Per i formati di lettere in blocco e modificate in blocco, spaziatura singola e giustificazione a sinistra di ogni paragrafo. Assicurati di lasciare una riga vuota tra ogni paragrafo, comunque, non importa il formato. Assicurati anche di saltare una riga tra il saluto e il corpo, così come il corpo e la chiusura.
La chiusura gratuita
La chiusura gratuita è una breve ed educata osservazione che conclude la tua lettera. La chiusura inizia con la stessa giustificazione della tua data e una riga dopo l’ultimo paragrafo del corpo. Metti in maiuscolo la prima parola della tua chiusura (Grazie) e lascia quattro righe per una firma tra la chiusura e il nome del mittente. Una virgola dovrebbe seguire la chiusura.
La linea della firma
Sfoglia almeno quattro righe dopo la chiusura per la tua firma, e poi scrivi il nome da firmare. Se stai stampando questa lettera e la invii per posta, firmerai il tuo nome a penna. Questa linea includerà il tuo nome e cognome, e spesso include un’iniziale di mezzo, anche se non è richiesta. Puoi mettere il tuo titolo in anticipo per mostrare come vuoi essere indirizzato (signora, signora, dottor).
La firma deve essere in inchiostro blu o nero.
Encluse
Se hai dei documenti allegati, come un curriculum, puoi indicarlo scrivendo “Enclosures” una riga sotto la lista. Puoi anche includere il nome di ogni documento.
Formato e carattere
Molte organizzazioni hanno il proprio stile per scrivere una lettera commerciale, ma qui ci sono alcuni esempi comuni.
Block
Il layout più comune per una lettera commerciale è chiamato formato a blocchi. In questo formato, l’intera lettera è giustificata a sinistra e a spaziatura singola tranne che per uno spazio doppio tra i paragrafi.
Blocco modificato
Il blocco modificato è un altro tipo popolare di lettera commerciale. Il corpo della lettera e gli indirizzi del mittente e del destinatario sono giustificati a sinistra e a spazio singolo. Comunque, in questo formato, la data e la chiusura sono tabulati al punto centrale.
Semi-Blocco
Lo stile meno usato è chiamato semi-blocco. In esso ogni paragrafo è indentato invece che giustificato a sinistra.
Font
Il font standard per le lettere commerciali è Times New Roman, dimensione 12. Comunque, possono essere usati caratteri chiari da leggere come l’Arial.
Campione di lettera
{NOTA: il tuo nome va solo in fondo}
Il tuo indirizzo di ritorno (niente abbreviazioni per Via, Viale, ecc.)
La tua città, YC zip
Data (scrivere come 4 giugno 2004 o 4 giugno 2004)
Nome e cognome della persona a cui stai scrivendo
Indirizzo
Città, ST zip
Caro Sig./Ms. Whomever:
Nel primo paragrafo, introduci cosa stai scrivendo e cosa vuoi da loro.
Nei paragrafi successivi, spiega la natura del tuo problema e cosa possono fare per te. Sii non combattivo e vai dritto al punto.
Nell’ultimo paragrafo, assicurati di ringraziare il destinatario per il suo tempo e i suoi sforzi a tuo favore. Inoltre, fagli sapere che li contatterai o che possono contattarti per qualsiasi domanda.
Sinceramente tuo,
{quattro spazi in modo che la tua firma possa apparire qui}
Jane Doe