Un altro mese nei libri contabili… ma ora è il momento di riconciliare e chiudere il mese precedente. Quando il tuo team di contabili ha appianato e finalizzato il mese precedente, si passa a quello successivo.
Un altro mese nei libri contabili… ma ora è il momento di riconciliare e chiudere il mese precedente. Nel momento in cui il vostro team di contabilità ha appianato e finalizzato il mese precedente, si passa a quello successivo. Il ciclo di chiusura di fine mese è un’area in cui le aziende possono lottare per trovare l’equilibrio tra dedicare troppe risorse e non fare abbastanza. Identificheremo e spiegheremo i due approcci fondamentali per chiudere i conti di un periodo: 1) l’hard close, & 2) il soft close, oltre a delineare alcune considerazioni chiave da fare quando si sceglie quale approccio implementare.
L’approccio hard close:
Con l’hard close, un’azienda mira a trattare quel mese quasi come un “fine anno”. Il vostro staff contabile sta riconciliando i conti del bilancio (crediti, debiti, altri ratei, entrate differite/non acquisite, ecc.) e affinando il taglio delle entrate/spese corrispondenti come si applica al conto economico. Qualunque sia la durata del vostro processo di chiusura di fine mese, i libri del mese precedente rimangono aperti nel sistema contabile in modo che le voci appropriate possano essere fatte retroattivamente per riequilibrare la fine di quel mese. Il vantaggio di fare questo ogni mese è che l’azienda alla fine produce dei rendiconti finanziari in base ai principi contabili generalmente accettati (“GAAP”) per ogni singolo mese. La direzione può usare queste informazioni per prendere importanti decisioni aziendali. Lo svantaggio è la natura dispendiosa in termini di tempo di questo processo e le risorse dedicate alla sua esecuzione.
L’approccio soft close:
Al contrario, un’azienda può utilizzare un processo di chiusura soft, mentre il team contabile elimina una parte significativa del processo di riconciliazione di fine mese. Con la chiusura soft, la direzione generalmente non permette che i libri del mese precedente rimangano aperti per molto tempo, ma li blocca per la modifica. Cinque giorni dopo la fine del mese arriva una fattura di un fornitore per i servizi del mese precedente e quel mese è bloccato… cosa fate? Con la chiusura soft, basta registrarla nel periodo corrente.
Considerazioni chiave:
- Quanto è importante per la gestione e i proprietari avere dichiarazioni complete in base ai GAAP ad interim? Si può vivere sapendo che le entrate e le spese possono essere registrate al mese successivo a causa di problemi di tempo? La banca richiede bilanci GAAP mensili o trimestrali?
- Mentre un processo di chiusura soft può funzionare ad interim, è importante notare che dopo la fine dell’anno, sarà ancora necessario eseguire una chiusura hard.
- Se la vostra azienda opta per una chiusura soft i primi undici mesi dell’anno e poi una chiusura hard per la fine dell’anno, ci sono delle insidie che renderebbero più difficile riconciliare i numeri di fine anno non avendo fatto quel lavoro nell’interim? Se questo rappresenta un problema, forse eseguire un’opzione è una chiusura rigida alla fine di ogni trimestre e una chiusura soft per i restanti otto mesi.
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