Qual è la differenza tra contabilità per cassa e contabilità per competenza?

In realtà, avete guadagnato 4.000 dollari dal vostro progetto di aprile; non male come profitto. I vostri rendiconti per competenza lo mostrano sotto forma di un credito di 5.000 dollari. Se si stesse usando la base di cassa, d’altra parte, sembrerebbe che abbiate perso $1.000 sui materiali, dato che non avete ancora registrato alcun reddito in contanti. Quando incasserete quel pagamento a maggio, la cash-basis mostrerà un grande profitto, anche se non avete fatto il progetto a maggio.

Anche se la contabilità per cassa è certamente più semplice, il metodo per competenza dà un “quadro” più accurato di ciò che sta realmente accadendo nella vostra azienda. Rende molto più facile far corrispondere le entrate alle relative spese – anche se sono state pagate in mesi diversi – in modo da poter tracciare la vostra vera redditività.

Che cosa richiede l’IRS?

Vi starete chiedendo come questi due metodi siano in equilibrio quando si tratta di tempo di tasse. Per la maggior parte delle piccole imprese, il metodo contabile utilizzato è facoltativo. Sotto il recente Tax Cuts and Jobs Act, le piccole imprese possono presentare le imposte sul reddito su una base di cassa fino ad un reddito di 25 milioni di dollari all’anno. Dal momento che la maggior parte delle piccole imprese rientrano in questo limite, sembra un’altra vittoria per la cash-basis. Ma lo è?

Purtroppo, la contabilità per cassa inizia a cadere prima di raggiungere i 25 milioni di dollari. In realtà è più vicino a 1 milione di dollari all’anno. Quando le aziende crescono oltre questo punto, hanno bisogno di prendere alcune grandi decisioni strategiche. Hanno bisogno che i loro rendiconti finanziari forniscano approfondimenti sul business che i rendiconti basati sul contante non offrono.

Ci occuperemo di questo tra un secondo, ma ecco qualcosa da tenere a mente per ora: L’IRS ti permette di usare un metodo diverso per calcolare le tasse rispetto a quello che usi per il tuo monitoraggio interno. In altre parole, il vostro commercialista può fare alcune conversioni e compilare le vostre tasse sulla base del contante, mentre voi godete delle intuizioni più profonde della contabilità per competenza per aiutarvi a gestire il vostro business.

Ecco perché tutti hanno bisogno di entrambi

La verità è che la contabilità di cassa e quella per competenza hanno entrambe i loro vantaggi. Qualunque metodo usiate, probabilmente finirete per usare segretamente un po’ di entrambi. Lasciatemi spiegare cosa intendo.

Uno dei maggiori vantaggi della contabilità per cassa è che vi dà un quadro accurato di quanto denaro sta effettivamente passando di mano. Se non entrate in contanti alla stessa velocità con cui li distribuite, sarete nei guai. Se dovete pagare subito venditori e fornitori ma aspettate che i vostri clienti paghino entro 30 giorni, sarete sempre a caccia di fatture e a sperare che le luci restino accese.

Ecco perché le aziende basate sulla competenza devono utilizzare un rendiconto dei flussi di cassa. È un modo per tenere traccia del denaro mentre si riconoscono le entrate e le spese maturate. Tracciando il flusso di cassa, si prevede qualsiasi mancanza in cui si potrebbe rimanere senza soldi prima che arrivino i prossimi pagamenti.

Le aziende che usano il metodo di cassa a volte si basano sui principi di competenza, anche se non li registrano nei libri. Ricordate i conti attivi e i conti passivi? Se avete un cliente che vi deve dei soldi, state contando i giorni fino a quando potete aspettarvi quell’assegno, anche se non c’è nessun conto di credito da registrare nei vostri libri. Lo stesso vale se c’è un pagamento dell’affitto che incombe.

Il più grande difetto della contabilità per cassa è la difficoltà di misurare le prestazioni della vostra azienda. Per avere un’idea precisa di come si sta andando, è necessario stabilire e tracciare i KPI (key performance indicators). Pensate a questi come al colesterolo, alla pressione sanguigna e alla frequenza cardiaca della vostra azienda. Questi varieranno da azienda a azienda, ma è necessario avere la capacità di tracciarli e vedere come quando cambiano per capire davvero la salute della tua azienda. Sfortunatamente, questo è tutto tranne che impossibile su una base di cassa.

Per tracciare la vostra redditività, avete bisogno di sapere non solo quanto denaro entra ed esce, ma come questi importi sono collegati. Dovete sapere quanto è legato ad ogni periodo e alle transazioni di quel periodo. Questo è il principio di corrispondenza di cui abbiamo parlato prima. Avete bisogno di far corrispondere le vostre spese alle entrate che hanno contribuito a creare. I ratei e risconti rendono questo possibile.

Quale è giusto per te?

Quindi, quale metodo di contabilità è giusto per il tuo business? Se gestisci una piccola impresa super semplice – come una ditta individuale basata sui servizi – la contabilità in contanti può essere perfetta per te. Può snellire il vostro processo di contabilità e farvi risparmiare tempo.

D’altra parte, il metodo della competenza è un must se:

• hai un inventario. La maggior parte delle imprese con inventario avrà bisogno della contabilità per competenza anche per le tasse. Ne avrete bisogno anche per vedere il valore del vostro inventario sullo stato patrimoniale e riflettere il costo delle merci vendute sul vostro conto economico. Altrimenti, si avrà un mese molto basso quando si acquista l’inventario e un mese irrealisticamente alto quando lo si vende.

• Hai pagato in anticipo per un servizio o per l’affitto e hai bisogno di distribuire quella spesa nei mesi in cui la userai effettivamente (come dividere un abbonamento annuale in 12 voci di spesa mensili).

• I tuoi clienti ti hanno pagato in anticipo per un lavoro che non hai ancora fatto. Avete bisogno di sapere come questo abbia un impatto su di voi, dato che il fatto di dovere loro dei servizi è una forma di passività.

• La vostra azienda possiede un bene fisso e vuole riconoscere e tracciare l’ammortamento durante la vita utile del bene.

• Si sta cercando un finanziamento bancario in futuro (la maggior parte delle banche richiede una contabilità per competenza che segua i GAAP al fine di valutare il rischio e il potenziale come debitore.)

Conclusione

Se questo rapido riepilogo vi ha fatto pensare che il metodo della competenza potrebbe essere migliore per il vostro business, probabilmente avete ragione. Non abbiate paura di fare il cambiamento e iniziare a raccogliere i benefici.

Potete contattare i professionisti di Basis 365 per programmare la vostra consultazione gratuita. Parleremo dei dettagli del tuo modello di business e ti faremo sapere esattamente cosa potresti ottenere dal metodo della competenza.