Se gestisci un’azienda, hai probabilmente emesso una fattura proforma a un cliente. Tuttavia, le fatture proforma differiscono molto da una fattura standard. In questo articolo, ti spiegherò cosa sono le fatture proforma, come differiscono dalle fatture standard e se puoi accettare il pagamento su una fattura proforma.
La risposta semplice è no, non può essere effettuato un pagamento su una fattura proforma. Tuttavia, per capire il perché dovremo approfondire il tema delle differenze tra le fatture proforma e le fatture standard.
Che differenza c’è tra una fattura proforma e una fattura standard?
Una fattura proforma è un documento inviato al cliente prima che i dettagli della vendita siano stati definiti. Di solito ha lo stesso formato di una fattura standard, ma include un’etichetta “fattura proforma”.
Una fattura, invece, è un documento emesso al cliente dopo che tutti i dettagli sono stati finalizzati e una data di pagamento è stata fissata. È un documento legale che descrive i prodotti e i servizi venduti e l’importo dovuto.
Anche se entrambi i documenti sono molto simili, una fattura proforma non includerà un numero di fattura, ma includerà l’etichetta ‘proforma’.
Una fattura proforma è essenzialmente una ‘bozza di fattura’, quindi non ha la stessa importanza legale di una fattura standard. Pertanto, questo significa che:
- Il cliente non è legalmente obbligato a pagare l’importo su una fattura proforma
- Le fatture proforma non possono essere utilizzate per richiedere il rimborso dell’IVA
- Gli importi indicati su una fattura proforma non saranno inclusi nei rapporti contabili
Perché non si possono effettuare pagamenti su fatture proforma
Per cominciare, una fattura proforma non è un documento legale. Ciò significa che il cliente non ha alcun obbligo legale di pagare l’importo della fattura proforma.
Una fattura completa deve essere emessa per accettare i pagamenti, collegare il pagamento alla fattura e far registrare il pagamento nei tuoi rapporti contabili come lo stato patrimoniale e il conto economico.
Un’altra ragione è che una fattura proforma non soddisfa i requisiti di una fattura. Una fattura deve includere un numero di fattura e un’etichetta di fattura, che non appaiono su una fattura proforma.
Perché dovrei emettere una fattura proforma se non posso accettare il pagamento?
Ti starai chiedendo perché dovresti avere bisogno di emettere una fattura proforma se il cliente non è legalmente tenuto a pagarla. La ragione è che il cliente si è impegnato alla vendita, ma non ha ancora confermato i dettagli finali. In altre parole, la vendita avverrà, ma la fattura potrebbe cambiare.
Le fatture proforma sono emesse in una fase diversa del processo di vendita. Le fatture proforma sono emesse quando la vendita è “in attesa di essere finalizzata”, mentre le fatture standard sono emesse quando la vendita è “confermata”.
Perché dovrei emettere una fattura proforma invece di un preventivo?
Anche in questo caso, la risposta dipende dalla fase in cui si trova la vendita. Un’offerta è di solito emessa quando un cliente sta facendo una richiesta, ma non si è impegnato nella vendita, e potrebbe non fare alcun acquisto. Con una fattura proforma, il cliente si è già impegnato nella vendita ma non ha ancora confermato i dettagli.
Utilizzare un software di fatturazione per creare e modificare le fatture proforma
Un software di fatturazione può aiutarti a creare fatture proforma e standard, inviarle ai tuoi clienti e aiutarti ad accettare i pagamenti.
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Ecco un esempio di fattura proforma creata con Debitoor:
Se la fattura proforma deve essere modificata nel caso in cui i dettagli siano cambiati, è possibile farlo rapidamente in pochi clic.
Se il cliente conferma i dettagli della fattura proforma, è possibile convertirla in una fattura completa e inviarla alla sua e-mail.
È anche possibile collegare alcuni fornitori di pagamento per aggiungere un pulsante “Paga ora” direttamente alla fattura, in modo da poter accettare il pagamento istantaneamente una volta che il cliente inserisce in modo sicuro i dati della sua carta di credito.
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